Как путешествовать по делам: практические советы

Марко Нюрнбергер, CC BY 2.0, через flickr

Поездки по работе - одно из главных преимуществ моей работы. Однако, когда я собирался отправиться в свою первую командировку, я знал, что даже малейшие проблемы нужно хорошо решать, чтобы не отвлекаться от цели деловой поездки.

К сожалению, я обнаружил, что большинство советов, которые я получал тогда от друзей, семьи или в Интернете, на самом деле не были очень полезными или актуальными.

Это произошло потому, что мне нужен был практический совет о том, как провести свое первое деловое путешествие перед старшими коллегами, с которыми я буду путешествовать. Мне не требовалось знакомство с новейшими инструментами учета расходов или разбивка различных программ лояльности, предлагаемых отелями.

Кроме того, как и многие другие, я и раньше ездил в отпуск и поэтому надеялся узнать, какие нюансы связаны с деловыми поездками. Хотя напоминания о том, чтобы взять с собой адаптер для путешествий или забронировать прямые рейсы для экономии времени, имеют абсолютный смысл, это было то, что я уже знал, поэтому он не дал мне новой информации о том, как путешествовать с умом для бизнеса.

Оглядываясь назад на командировки, которые я совершал с тех пор на протяжении многих лет, я усвоил несколько основных практик, о которых мне хотелось бы, чтобы кто-то рассказал мне с самого начала.

Путешествовать налегке

Путешествие только с ручной кладью позволяет избежать бесконечного ожидания багажа

jaimekop, CC BY-ND 4.0, через flickr

В дальнем путешествии даже соломинка весит тяжело. Путешествие только с ручной кладью позволяет минимизировать время между высадкой и доставкой такси до следующего пункта назначения. Сэкономленное время может иметь решающее значение, если вы работаете в плотном графике. Это особенно верно, если учесть, что исследование 2014 года в Великобритании показало, что среднее время ожидания получения багажа составляет от 15 до 30 минут.

Помимо экономии времени, путешествия налегке также могут помочь вам избежать неловких ситуаций. Если вы путешествуете со старшими коллегами, то необходимость объяснять всем, что вы все еще ждете прибытия регистрируемого багажа, может быть немного неловко. Если вы направляетесь прямо на встречу из аэропорта, прибытие в пункт назначения с огромным багажом на буксире также может вызвать удивление.

Это применимо, даже если вы путешествуете на длительный период времени. Когда мне нужно путешествовать на пару месяцев, я бы предпочел взять с собой предметы первой необходимости на пять дней и при необходимости посетить прачечную самообслуживания, а не таскать с собой свежую одежду на несколько недель по всему миру. Кроме того, путешествия в стиле минимализма помогают мне сосредоточиться на том, что является абсолютной необходимостью, а не на том, что нужно иметь, что, на мой взгляд, является важным образцом мышления во время деловых поездок.

Работать в оффлайне

Анна и Михал, CC BY-SA 4.0, через flickr

Время в пути, будь то самолет, поезд или такси, может быть весьма значительным. По моим оценкам, поездка на неделю для меня обычно занимает 12–15 часов транзитного времени. Самое приятное в поездке - это то, что обычно очень мало отвлекающих факторов. Вы застряли на своем месте практически все время, а если вы находитесь в самолете, вам также не мешают электронные письма и телефонные звонки. Хотя использование этого времени для столь необходимого сна вполне разумно, с тех пор я научился использовать это время для выполнения некоторой работы.

Перед поездкой сохраните любую незавершенную работу, которая не требует каких-либо онлайн-исследований, на локальном диске вашего ноутбука, чтобы вы могли закончить их позже, во время полета. Вы также можете распечатать отчеты или презентации, которые будут медленно анализироваться во время путешествия. Еще одна вещь, которую я люблю делать в пути, - это готовить полностью написанные электронные письма и сохранять их в папке с черновиками. Затем, как только я снова смогу подключиться к Интернету, мне потребуется несколько секунд, чтобы отправить его.

Откровенно говоря, это прекрасное чувство, когда вы знаете, что ваше время в самолете было потрачено осмысленно, и что вам будет легче провести остаток дня.

Возьмите наличные вместе с кредитной картой

Филип Брюэр, CC BY 4.0, через flickr

Наблюдая стремительный рост безналичных расчетов в последнее время, я изначально испытывал соблазн отправиться в командировки, вооружившись только кредитной картой. Однако вскоре я обнаружил, что безналичная оплата применяется в разной степени в разных частях мира. Со временем я научился хранить небольшую сумку с иностранной валютой на несколько сотен долларов. С тех пор эта сумка несколько раз приходила мне на помощь во время моих путешествий, например, когда продавец принимал только наличные или моя кредитная карта по какой-то причине не работала.

Для более крупных расходов, таких как бронирование гостиниц, более разумным будет оплата кредитной картой. В связи с этим я также счел более удобным запрашивать оплату в моей собственной национальной валюте, когда это возможно, так как это упрощает регистрацию расходов в моей компании. Например, кому-то, кто проживает в США, вероятно, будет лучше подавать документы о расходах в австралийском отеле с квитанцией, выраженной в долларах США, а не в австралийских долларах, поскольку последнее может означать, что ему придется бороться с проблемами коэффициента конверсии.

Последнее слово

Эти несколько советов сэкономили бы мне много времени и горя, если бы я знал их с самого начала. Однако это ни в коем случае не исчерпывающий список, поэтому, если у вас есть свои собственные анекдоты о том, что сработало для вас, когда вы путешествуете по работе, поделитесь ими в комментариях ниже!

© 2019 Стэн Черли