Как лучше писать бизнес-отчеты и презентации

Думайте об отчетах и ​​презентациях как о путешествии для вас и вашей аудитории.

Pixabay (изменено Кэтрин Джордано)

В бизнесе нас часто призывают написать отчет или служебную записку или провести презентацию. Вот несколько советов, которые помогут вам стать более эффективным коммуникатором.

Давайте подумаем об этой задаче как о путешествии. Есть вещи, которые нужно сделать в начале путешествия, что сделать, чтобы сделать путешествие проще и приятнее, и что сделать в конце путешествия.

Советы для презентаций от начала до конца

1. Начните с наброска
2. Ставьте главное на первое место
3. Переходите от общей картины к деталям
4. Следуйте выводам с поддержкой
5. Начать с середины - нормально
6. Используйте простой английский
7. Будьте кратки и прямолинейны
8. Не злоупотребляйте Power Point
9. Убедитесь, что ваше форматирование работает хорошо
10. Сделайте белое пространство своим другом
11. Напишите для своей аудитории
12. Свяжите все вместе резюме
13. Достичь своей цели

Начните с планирования и организации.

Pixabay (изменено Кэтрин Джордано)

Начало путешествия

Перед тем, как отправиться в путешествие, вы можете собрать информацию, например, изучить варианты транспорта и жилья и получить брошюры о месте назначения. Точно так же первый этап подготовки бизнес-отчета или презентации - это сбор и систематизация информации о фактах и ​​данных, которые вы хотите включить.

Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу.

1. Начните с наброска

Перечислите все моменты, которые вы хотите высказать в своем отчете, памятке или презентации. Сгруппируйте их по тематическим областям. Решите, какие пункты являются вашими выводами, а какие - подтверждающими доказательствами.

Это ваша дорожная карта. Составьте свой маршрут - как вы доберетесь от начала до конца. По мере продвижения вы можете найти лучший маршрут, поэтому не стесняйтесь вносить изменения по мере продвижения.

2. Ставьте главное на первое место

Если вы планируете поездку, есть определенные вещи, которые вам нужно знать, прежде чем продолжить. Например, вы не решите, какую одежду взять с собой, прежде чем определитесь с местом назначения.

Точно так же в отчете ваши баллы должны быть представлены в надлежащем порядке. Не начинайте обсуждение вопроса, пока вы не представите всю информацию, которая понадобится вашей аудитории, чтобы понять этот момент.

Если вы будете использовать технический термин, с которым ваша аудитория может быть не знакома, вам следует определить этот термин, прежде чем вводить его в отчет или презентацию.

3. Переходите от общей картины к деталям

Если бы вы были в автомобильной поездке, вы бы начали с межштатной автомагистрали, затем перешли на государственные дороги и, наконец, прибыли на городские улицы или грунтовые дороги.

При написании отчета вы хотите начать с общей картины - основных вопросов, наиболее важных моментов. Оттуда вы перейдете к деталям и менее важным моментам.

4. Следуйте выводам с поддержкой

Здесь вам пригодится ваш набросок.

Каждый абзац должен начинаться с заключения. Затем вы предоставите доказательства, подтверждающие этот вывод. Каждое заключение должно содержать два или три подтверждающих утверждения.

Если у вас есть длинный список подтверждающих утверждений, вам необходимо переосмыслить план. Возможно, вы пытаетесь втиснуть два или три разных вывода в один вывод. Постарайтесь разделить свои соображения на два или даже три заголовка вместо того, чтобы объединять их все под одним заголовком.

5. Начать с середины - нормально.

Когда вы путешествуете, вы не можете начать с середины поездки. К счастью, когда вы пишете, вполне нормально начать с середины.

Иногда бывает писательский блок. Мы просто не можем найти правильный способ начать. Когда это произойдет, посмотрите на свой план. Найдите ту часть, которая вам удобнее всего. Напишите эту часть. Как только вы это сделаете, остальное будет легко течь.

Вы можете переставить части отчета или презентации позже, чтобы получить правильный ход.

Иди первым классом. Всегда пишите стильно.

Pixabay (изменено Кэтрин Джордано)

Путешествие стильно

В поездке всегда приятно путешествовать стильно, если вы можете себе это позволить.

К счастью, стильное письмо не требует дополнительных затрат. Вы всегда должны писать стильно, потому что то, как вы пишете или говорите, может быть так же важно, как и то, что вы говорите.

Вот несколько советов, как писать и представлять со стилем.

6. Используйте простой английский

Забудьте модные слова и жаргон. Возможно, вы пытаетесь казаться инсайдером или пытаетесь произвести впечатление на аудиторию, но в конечном итоге вы можете показаться просто напыщенным.

Используйте обычный язык, понятный каждому. По возможности придерживайтесь разговорного тона. Этот совет предназначен не только для презентаций, но и для письменных отчетов и служебных записок.

7. Будьте лаконичны и прямолинейны.

Будь проще. Сделайте заключение и подтверждающие утверждения, а затем двигайтесь дальше. Не повторяйте. Не дополняйте презентацию. Не перегружайте его уловками.

Если вы используете диаграммы или таблицы, ограничьте объем информации по каждой из них самым важным.

• Постарайтесь, чтобы на диаграмме было от одного до трех столбцов - максимум пять. Вы всегда можете предоставить оставшиеся данные в другой диаграмме или таблице.
• Читатель или зритель должен иметь возможность сразу увидеть диаграмму или таблицу. Вы можете предоставить подробные таблицы в приложении к вашему отчету или в отдельном раздаточном материале.

8. Не злоупотребляйте Power Point

Тот факт, что программное обеспечение Power Point поставляется с множеством наворотов, не означает, что вы должны использовать их все в одной презентации. Вы не хотите ослеплять свою аудиторию; вы хотите сообщить им.

Слайды должны быть минимальными. Иногда достаточно одного слова или короткого предложения. Цель слайда - указать на то, что вы хотите высказать, и привлечь внимание аудитории к теме.

• Вы же не хотите, чтобы люди читали ваши слайды, пока вы говорите.
• Кроме того, когда на слайде много текста, текст становится слишком маленьким, чтобы его могли увидеть те, кто находится в задней части комнаты.

Если требуется два или три слайда, чтобы выразить мысль, которую вы хотите высказать, повторяйте заголовок на каждом слайде. Повторение заголовка дает аудитории понять, что вы все еще придерживаетесь того же мнения. Например, допустим, я хочу сообщить список показателей продаж на двенадцати основных рынках. Мой заголовок - «Данные о продажах», и я бы повторил этот заголовок для каждого слайда, где на каждом слайде указаны только три или четыре рынка.

9. Убедитесь, что ваше форматирование работает правильно

Не позволяйте слайдам выглядеть «слишком загруженными». Если вы хотите использовать картинки или спецэффекты, сведите их к минимуму.

Определитесь со схемой форматирования и будьте последовательны в своем отчете или презентации. Ваш окончательный обзор должен включать проверку формата.

• Используйте только один шрифт. Если вы меняете размер шрифта, будьте последовательны. Например, заголовок может быть набран более крупным шрифтом. Если да, убедитесь, что вы использовали шрифт одинакового размера для каждого заголовка.
• Вы используете отступы или маркеры? Если это так, убедитесь, что этот формат используется единообразно и что количество отступов одинаково.
• Вы используете спецэффекты в PowerPoint? Если да, выберите только один спецэффект и используйте его последовательно. Например, могут появиться заявления поддержки, но не заголовки или заключения.

Если вы используете формат структуры, не переходите через два уровня. Если вы это сделаете, ваш текст будет настолько правым, что будет казаться, что он вот-вот упадет со страницы.

10. Сделайте пустое пространство своим другом

Плотные страницы текста не удобны для чтения. Белые пространства похожи на маленькие площадки для отдыха на обочине шоссе.

Делайте абзацы короткими. Ваши диаграммы должны быть короткими. Используйте отступы, чтобы отделить подтверждающие утверждения от выводов.

Вы должны вести свою аудиторию к месту назначения.

Pixabay (изменено Кэтрин Джордано)

Как добраться до места назначения

Вы почти у цели - еще несколько остановок и ваше путешествие завершено.

Вот несколько советов для «счастливой посадки».

11. Пишите для своей аудитории

Вы писали для своей аудитории? Вы учли то, что они уже знают и что хотят знать? Вы учли какие-либо неправильные представления, которые у них могли быть? Вы сообщаете им информацию, которую они будут рады услышать, или они захотят опровергнуть вас?

Просмотрите свой текст с учетом этих вопросов и при необходимости внесите изменения. Вы хотите предвидеть вопросы и возражения и отвечать на них в ходе доклада или во время презентации.

12. Свяжите все вместе резюме

Резюме - не место для повторения данных, представленных в основной части отчета или презентации. Это место, где можно пересказать историю. Это место, где можно связать все вместе.

В письменной презентации резюме обычно предшествует тексту. В презентации это будет в конце. Это подведение итогов.

Избегайте использования цифр в резюме. Вместо этого сообщите значение чисел. Выделите основные моменты и обсудите значение предоставленной вами информации.

Вам не нужно излагать факты в том же порядке, в каком вы использовали для отчета. Это перефраз, а не обобщение. Называйте факты в том порядке, в котором они лучше всего рассказывают историю. Устраните косвенную или неважную информацию.

Используйте сводку, чтобы объяснить любые противоречия в данных. Если вы не можете объяснить противоречия в данных, вы не готовы представить свой отчет или провести презентацию. Работайте с данными, пока не найдете ответы.

13. Достигните своей цели

Куда вы хотите, чтобы ваши читатели и слушатели пошли? Ваша цель - отстаивать курс действий? Вы хотите, чтобы ваша аудитория пришла к определенному выводу?

Возможно, вы поставили цель еще до того, как начали писать, но иногда цель не ясна, пока вы не поработаете с данными. Когда вы закончите свой первый черновик, просмотрите свою работу и отредактируйте, чтобы убедиться, что вы достигли своей цели.

Думайте о себе как о том, как вы берете аудиторию за руку и шаг за шагом ведете их туда, куда вы хотите, а затем идти. Когда вы дойдете до своих окончательных выводов или рекомендаций, вы хотите, чтобы аудитория кивнула: да, да, да. Вы принесли их именно туда, куда вы хотите.

Вы рассказываете историю, а не извергаете кучу данных. Зрители должны видеть, как все части рассказа сочетаются друг с другом. Как и в сюжете рассказа, каждая информация ведет к финалу.

Представляя каждый новый факт, показывайте, как он сочетается с другими ранее приведенными фактами.

Время отпраздновать отличную работу.

Pixabay (изменено Кэтрин Джордано)

Наслаждайтесь поездкой

Если вы следовали приведенному выше совету, вы будете чувствовать себя уверенно при отправке отчета или служебной записки или при проведении презентации. Что не менее важно, ваша аудитория будет довольна.

Итак, теперь вы можете съесть этот май-тай на пляже. Ты заслужил это.

© 2016 Катрин Джордано

Жду ваших вопросов и комментариев.

Кэтрин Джордано (автор) из Орландо, Флорида, 12 сентября 2016 г.:

Спасибо, Ларри Рэнкин. Я рад, что тебе понравилось.

Ларри Рэнкин из Оклахомы 12 сентября 2016 г.:

Замечательный анализ процесса.

Кэтрин Джордано (автор) из Орландо, Флорида, 25 августа 2016 г.:

teahes12345 Это так здорово, когда учитель говорит мне, что мое эссе о написании лучших отчетов и презентаций (особенно Power Point) полезно. Больше всего мне нравится часть, в которой отчет или презентация рассматривается как путешествие, а автор / докладчик - как проводник, ведущий аудиторию к выводу.

Дайанна Мендес 25 августа 2016 года:

Я нашел ваши советы по Powerpoint превосходными. Это информация, которую я дал студентам для презентаций, и она помогает выделить основные моменты. Ваша статья дает читателям ценную информацию, которая приведет к успеху.

Кэтрин Джордано (автор) из Орландо, Флорида, 21 августа 2016 г.:

ОдриХовитт: Спасибо за то, что сообщила мне, что вам нравятся навыки, которым я научила в этой статье.

Кэтрин Джордано (автор) из Орландо, Флорида, 21 августа 2016 г.:

heidithorne: Большое спасибо за вашу признательность. Я рад, что один из моих советов вам пригодился.

Одри Хауитт из Калифорнии 21 августа 2016 года:

Какая информативная статья - в эффективных бизнес-презентациях есть мастерство -

Хайди Торн из Чикаго, 21 августа 2016 г.:

Несколько отличных советов по слайдам PowerPoint и пустому пространству. Делимся здесь на HP!

Кэтрин Джордано (автор) из Орландо, Флорида, 21 августа 2016 г.:

ЧитрангадаШаран: Спасибо за ваш комментарий. Кажется, вы уже знали большую часть этого, но я надеюсь, что вы получили пару советов. Как вы говорите, написание хороших отчетов и презентаций - важный бизнес-навык.

Читрангада Шаран из Нью-Дели, Индия, 21 августа 2016 г.:

Деловая презентация - это навык, которым обладают многие профессионалы, в то время как другие получают его на собственном опыте.

Вы очень хорошо объяснили по пунктам, как лучше писать отчеты и презентации. Действительно впечатляет.

Уверен, это поможет многим неравнодушным профессионалам.

Спасибо, что поделился!

Кэтрин Джордано (автор) из Орландо, Флорида, 21 августа 2016 г.:

FlourishAnyway: Согласен. Чрезмерно загруженные презентации PowerPoint больше раздражают, чем информативны. Заполнить детали - это работа докладчика. Текст в PowerPoint предназначен только для того, чтобы сосредоточить внимание зрителя на теме. Картинки следует использовать только в том случае, если они что-то добавляют в презентацию, а не только ради изображений. Спасибо за ваш комментарий.

FlourishAnyway из США 21 августа 2016 г.:

Отличные советы здесь для деловых отчетов и презентаций. Одна из моих любимых головокружений - забитый слайд PowerPoint, который настолько загружен, что внимание аудитории отвлекается на чтение, а не на прослушивание. На самом деле нет повода для говорящего.