Отдел кадров: проведите анализ работы - за и против

Типичная цель анализа должности - сохранить штат сотрудников, не создавая перегрузки в работе. Однако конечная цель анализа должности - определить описание должности. Должностная инструкция необходима для того, чтобы нанять наиболее квалифицированного сотрудника на конкретную должность. После того, как вы завершите анализ работы, вы лучше всего поймете, какие задачи и обязанности необходимы на должности.

Это может помочь руководству определить, нанимать ли сотрудника на полный, неполный рабочий день, контрактного или временного сотрудника. Знание недостатков анализа работы также поможет в его проведении. Вы будете вооружены для боя, если между сотрудниками произойдут столкновения.

В этой статье будут рассмотрены история анализа работы, различные перспективы анализа работы, формальное определение анализа работы, когда это делается, почему это делается, недостатки выполнения одного, как выполнить задачу (уникальную и традиционные методы) и ссылки для получения дополнительной информации.

Мишель Джонс

Мишель Джонс

Теория анализа работы была создана двумя психологами, Фредериком Тейлором и Лилиан Моллер Гилбрет, в начале 20 века (Muchinsky, 2012).

Представьте себя сотрудником…

Ты занят. У вас есть полное расписание на день. Вы всегда знали, что вы и клерк записываете одну и ту же информацию, поэтому ваши должности совпадают. Однако вы также знаете, что из-за занятости ваш день проходит быстрее, поэтому вы никогда не указывали на это.

Внезапно вас прерывают. Вас вызывают на встречу и дают инструкции о том, как завершить свою часть анализа работы, что, насколько вы понимаете, является просто модным словом для обозначения того, чем вы занимаетесь в течение дня.

Ваша незащищенная часть думает: «Почему им нужно знать, что я делаю весь день? Я делаю работу, не так ли? Пытаются ли они научиться тому, что я делаю весь день, чтобы передать обязанности другим? Они что, отпустили меня? Возможно, мне не следует быть полностью честным. Может, мне стоит добавить больше обязанностей к моей должности… »

Представьте себя представителем отдела кадров…

Совет директоров решил, что он хочет, чтобы вы провели анализ работы всех сотрудников в компании. Вы знаете много способов выполнить эту задачу, но вы также знаете, что есть подводные камни.

В настоящее время проблемы, с которыми вы сталкиваетесь в отделе кадров, включают споры между сотрудниками относительно того, кто за кого отвечает, споры между сотрудниками относительно того, кто несет ответственность за какие задачи, и споры между сотрудниками относительно того, кто и какое достижение достиг.

Другими словами, вы по горло препираетесь между сотрудниками. Конечно, это часть работы. Проблема в том, что эти споры напрямую влияют на эту задачу. Попытка выяснить, кто является «настоящим» руководителем, кто выполняет какую задачу и кто выполнил какое достижение, - это элементы, которые должны быть частью анализа работы.

Одно из преимуществ анализа работы состоит в том, что он может ограничить политические разногласия, прояснив отношения и сферы ответственности, так что эта проблема может решаться сама собой (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

Таким образом, хотя есть преимущества и важные цели анализа работы, как у сотрудников, так и у специалистов по анализу вакансий могут быть проблемы с этим заданием. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником или специалистом по анализу вакансий, постарайтесь представить себе обратную сторону медали, чтобы увидеть, какие трудности могут возникнуть.

Мишель Джонс

Что такое анализ вакансий?

Анализ вакансии - это процедура, при которой отдел кадров собирает, документирует и анализирует информацию о содержании должности и требованиях. Он демонстрирует четкую взаимосвязь между рабочими задачами и знаниями, навыками и способностями, необходимыми для выполнения задач (US Office of Personnel Management, 2007).

Чтобы получить точный анализ, отдел кадров должен полагаться на руководителей и сотрудников, чтобы предоставить завершенный анализ работы, организационную схему отдела и любую другую информацию о любых изменениях в отделе, которые повлияли на эту конкретную должность.

Мишель Джонс

Когда отдел кадров обычно рассчитывает провести анализ работы?

• Когда происходят слияния или поглощения
• Когда новые компании сменяют старые
• Когда компания проводит оценку эффективности
• Когда в компании происходят изменения

Мишель Джонс

Министерство труда США создало базу данных из 20 000 описаний должностей на основе анализа должностей, проведенного департаментами кадров. База данных называется O'NET. Он бесплатный для поиска и содержит инструмент исследования карьеры, который помогает пользователям узнавать о новых карьерах. Изучите онлайн-словарь названий профессий (O'NET), созданный Министерством труда США сегодня, чтобы узнать больше.

Мишель Джонс

Почему проводится анализ работы?

1. Определить, что нужно для успешного выполнения работы, понимая:

• Как делается работа
• Когда рабочие задачи нужны
• На кого влияет работа
• Какие качества необходимы для выполнения работы
• Какие функции и обязанности выполняются на регулярной основе
• Какие умственные и физические требования считаются необходимыми

2. Перераспределить, исключить, обнаружить или разделить дополнительные обязанности и обязанности.

3. Создать описание должности и задокументировать атрибуты должности.

4. Вносить улучшения в процессы или процедуры.

5. Повышение эффективности работы сотрудников

6. Эффективное управление системами обучения и продвижения

7. Помочь сотрудникам раскрыть свои таланты и продвинуться по карьерной лестнице.

8. Найти сотрудников наилучшего качества для каждой конкретной должности.

9. Чтобы определить, способен ли человек с ограниченными возможностями выполнять должностные обязанности со специальными приспособлениями или без них.

10. Содействовать юридической защите при выборе компании или устранении замещения должностей; Для получения дополнительной информации о том, как анализ работы соотносится с законом, посетите веб-сайт Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве.

11. Правильно классифицировать вакансии по соответствующему названию и диапазону заработной платы.

Почему у анализа вакансий есть недостатки?

• К каждому человеку можно относиться по-разному, поскольку он выполняет разные обязанности.
• Многие работники не любят адаптироваться к новой среде.
• Подрывное отношение может возникнуть, если люди чувствуют угрозу на своей работе.
• Умственные качества бывает трудно обнаружить, поскольку их нельзя наблюдать напрямую.
• После завершения анализа может быть определено, что некоторые позиции необходимо исключить.
• Личные предубеждения со стороны аналитика могут исказить собранные данные.
• Если люди чувствуют себя неуверенно в своем нынешнем положении, они могут исказить правду о том, что они на самом деле делают в течение дня.
• Анализ работы требует очень много времени, поскольку требуется точная информация.
• Если работники не понимают, что такое анализ работы, они могут не участвовать с пользой.
• Выполнение анализа работы может быть очень трудным, если работа часто меняется.
• Координация всестороннего анализа работы требует больших усилий и сотрудничества.

• Шокирующая история о том, что не удалось завершить анализ работы.

  Эта история - пример недостатка, связанного с анализом работы. Наем кандидата, не соответствующего требованиям, стал результатом того, что эта компания не провела успешный анализ вакансий.

Мишель Джонс

Как проводится анализ работы?

Часто отдел кадров придумывает собственный способ анализа работы, чтобы создать единообразные описания должностей на основе своих методов. Однако есть и другие способы анализа работы.

Существует множество уникальных и традиционных методов, которые можно применить при выполнении анализа работы, чтобы облегчить сотрудникам эту процедуру. Ниже будут проиллюстрированы шесть примеров способов выполнения этой задачи.

Мишель Джонс

1. Участие сотрудников

Попросите каждого сотрудника заполнить анализ вакансии. Все сотрудники должны пройти анализ работы. Если есть какие-либо вопросы или проблемы при заполнении анализа вакансии, отдел кадров должен помочь каждому сотруднику.

Это даст отделу кадров возможность увидеть, где есть перегрузка или где обязанности могут быть перемещены. Отдел может проанализировать информацию, полученную от сотрудников и руководителей, и определить, нужно ли вносить какие-либо изменения.

Если должность сотрудника считается сокращенной, обычно целью компании является найти для него другую роль и при необходимости переобучить. Хорошая компания должна верить, что талантливые люди будут приветствовать вызов новой должности и будут наслаждаться карьерным ростом с дополнительными обязанностями, которые связаны с этим.

Мишель Джонс

2. Бонусная система

После завершения анализа каждой вакансии компания может принять решение о выдаче бонуса тем, кто определен как имеющий на это право. Это право может быть определено на основе последней оценки работы руководителя и продолжительности времени, в течение которого сотрудник работал в компании. Размер бонуса должен быть одинаковым для всех правомочных сотрудников.

Такой установленный график бонусов будет мотивировать руководителей и сотрудников охотно и с удовольствием участвовать в анализе работы. Возможно, они сочли бы это возможностью, а не угрозой.

Наряду с графиком бонусов можно настроить систему поощрений, чтобы те, кого не заметил бонус, также были мотивированы. По сути, система может дать «надежду» работникам, не получающим бонусы. Они могли узнать, почему они не получили бонус, и что они могут сделать в будущем, чтобы улучшить свою позицию.

Мишель Джонс

3. Детали анализа работы

Чтобы получить точный анализ должности, сотрудникам может потребоваться вести дневник своей деятельности в течение нескольких дней, чтобы наблюдать, как они проводят свое время на работе. Анализ работы также должен быть одобрен каждым руководителем.

В анализе должны быть перечислены:

• Название отдела
• Краткое изложение их общих обязанностей или главной цели
• Подробный отчет обо всех задачах, которые связаны с выполнением своей должности
• Оценка среднего количества времени, затрачиваемого на выполнение каждой задачи, в сумме сто процентов, с упорядочением их в порядке важности
• Список сотрудников, деятельность которых эта должность координирует или контролирует
• Список, определяющий типы задействованных надзорных обязанностей, такие как распределение работы, прием на работу или оценка эффективности

Руководитель должен кратко описать минимальный опыт, образование и все лицензии, необходимые для должности.

Мишель Джонс

4. Два подхода к анализу вакансий

Два популярных подхода к анализу работы - ориентированный на задачу и ориентированный на работника. Метод, ориентированный на задачу, концентрируется на задачах, связанных с выполнением работы. Метод, ориентированный на работника, направлен на изучение человеческих качеств, необходимых для успешного выполнения работы.

Эти характеристики обычно делятся на четыре раздела, называемых KSAO:

• Знания
• Навыки
• Способности
• Другое (личность, интересы и опыт)

Мишель Джонс

5. Методы анализа работы

Некоторые из способов проведения анализа работы включают традиционные и уникальные методы. Многие HR-департаменты придумывают собственные способы анализа работы. Они могут захотеть сделать это из-за того, как они планируют использовать свой анализ работы.

Основная причина для анализа работы - составить соответствующее описание должности. Многие специалисты по кадрам хотят сделать все свои должностные инструкции похожими. Они хотят, чтобы они имели одинаковый формат и создавались одним и тем же методом.

Уникальные способы проведения анализа работы
Образцы работ
Фоновый анализ
Анкеты
Наблюдения - прямые и косвенные
Интервью с сотрудниками или руководителями
Расследование критических инцидентов
Рабочие дневники
Техника реперториальной сетки
Контрольные списки
Иерархический анализ задач

Что такое PAQ? PAQ - это инструмент анализа работы, который заполняется профессиональным аналитиком по работе и измеряет валидность компонентов должности в отношении качеств, обнаруженных при тестировании способностей. Что такое JASR? Этот метод целенаправлен и быстр.

Традиционные способы анализа работы
Личные интервью
Обзоры
Оценка работы
Телефонные интервью
Процедурные и процессуальные обзоры
Анкета анализа позиции (PAQ)
Поведенческие интервью
Анализ работы со скоростью реальности (JASR)
Рабочие листы анализа вакансий

Мишель Джонс

6. 6-этапный процесс анализа работы

Многие компании используют шестиэтапный процесс анализа работы. Обычно он устроен следующим образом:

1. Соберите данные и решите, как их лучше всего использовать. Это может повлечь за собой написание должностных инструкций, определение стандартов работы или проведение дополнительных профессиональных исследований.
2. Перечислите задачи и квалификацию, необходимые для успешного выполнения работы. Просмотрите организационные схемы и схемы процессов.
3. Определите критические задачи или репрезентативные задания для основного анализа.
4. Анализируйте работу, собирая данные о ее деятельности, условиях труда и способностях, необходимых для выполнения работы. Оцените способности, определив, какие компетенции наиболее важны.
5. Обсудите выводы с работником и его или ее руководителем. После подтверждения удалите задачи, не связанные с компетенциями.
6. Задокументируйте все выводы и составьте точное описание должностных обязанностей с указанием должностных инструкций.

Мишель Джонс

Наверное, самая сложная, но также и самая важная вещь при проведении анализа работы - привлечь всех к работе. В этой статье было представлено множество вариантов, которые помогут вам в этом. Записка, официальная встреча или индивидуальное собеседование могут быть лучшими. Объяснение участникам анализа вакансий причин, по которым он завершается, может во многом помочь им понять решение компании.

Демонстрация O'NET - Анализ работы

использованная литература

Фишер, CD, Шенфельдт, Л.Ф., и Шоу, Дж. Б. (2006). Управление человеческими ресурсами (6-е изд.). Бостон: Хоутон Миффлин.

Мучинский, П.М. (2012). Психология применима к работе. Саммерфилд: Hypergraphic Press Inc.

Управление персонала США. (2007). Справочник по операциям с делегированным экзаменом: Руководство для экзаменационных офисов федерального агентства. Получено 30 ноября 2013 г. с сайта