Интеграция внешних данных с hris вашей компании

Интеграция внешних данных в HRIS

В этой статье дается всесторонний обзор интеграции внешних данных в ядро HRIS, возможностей и проблем этой интеграции, а также приводятся передовые практики, которые следует учитывать при планировании интеграции. Хотя эта тема применима ко всем областям HR и HR-данных, основное внимание в данной статье уделяется интеграции обследований заработной платы и рыночных данных.

Информационная система человеческих ресурсов (HRIS) определяется как система записи всех данных о людских ресурсах. Эффективный HRIS предоставляет организациям возможность управлять рабочими процессами обычных HR-операций, таких как набор, адаптация, отслеживание преимуществ и отчетность (Celergo.com, 2017). Нередко различные функции HR используют специализированную систему для управления повседневной работой этой функции. Традиционно организация приобретает базовую HRIS, которая служит базовой операционной системой и хранит данные HR, например, сотрудников:

имя
адрес
номер социального страхования
Название должности
Статус FLSA и др.

После создания базовой системы организации обычно обнаруживают необходимость в установке дополнительных систем для удовлетворения растущих потребностей бизнеса. В идеальном мире дополнительные потребности отдела кадров могут быть удовлетворены путем покупки и внедрения модулей основной системы. В некоторых ситуациях надстройки базовой системы не поддерживают бизнес-процессы должным образом. В этих случаях необходимо принять решение либо изменить организационные процессы, приобрести другое программное обеспечение, которое будет поддерживать текущий бизнес-процесс, либо разработать полностью индивидуализированные собственные системы. Все чаще от экспертов HRIS требуется интегрировать различные системы управления персоналом (Kavanagh and Johnson, 2018). Помимо системной интеграции, экспертов HRIS также могут попросить интегрировать элементы данных в систему, которые помогают руководителям организаций принимать решения.

Интегрированные информационные системы

Кавана и Джонсон (2015) определяют интегрированные информационные системы как «системы, построенные на общих платформах, которые позволяют использовать один экземпляр данных в нескольких приложениях и беспрепятственно передавать данные между системами» (стр. 165). Как минимум, интеграция данных включает в себя связывание информации в двух системах, но бизнес-потребности могут потребовать более двух связей. Интеграция часто включает связывание транзакционных операций в одной системе, которые запускают некоторые действия в последующей системе. Примером этого является связь системы отслеживания кандидатов (ATS) с несколькими системами. Для примера, как только кандидат выбран и подтвержден,ATS запускает вход в систему расчета заработной платы, которая запускает вход в систему учета рабочего времени и предупреждает отдел выдачи бейджей о начале работы нового сотрудника и о том, что должен быть создан значок, чтобы сотрудник мог перемещаться по часам. В этом примере данные передаются беспрепятственно без необходимости дополнительного вмешательства человека помимо первоначального триггера в ATS. Этот тип поддержки рабочего процесса освобождает специалистов по персоналу от большей части транзакционных и административных обязанностей, которые традиционно были частью функции управления персоналом, и дает персоналу возможность стать стратегическими бизнес-партнерами и поддерживать принятие решений в организации.данные легко передаются без необходимости дополнительного вмешательства человека, помимо первоначального триггера в ATS. Этот тип поддержки рабочего процесса освобождает специалистов по персоналу от большей части транзакционных и административных обязанностей, которые традиционно были частью функции управления персоналом, и дает персоналу возможность стать стратегическими бизнес-партнерами и поддерживать принятие решений в организации.данные легко передаются без необходимости дополнительного вмешательства человека, помимо первоначального триггера в ATS. Этот тип поддержки рабочего процесса освобождает специалистов по персоналу от большей части транзакционных и административных обязанностей, которые традиционно были частью функции управления персоналом, и дает персоналу возможность стать стратегическими бизнес-партнерами и поддерживать принятие решений в организации.

Интегрируя системы и другие данные, эксперты HRIS могут создавать и производить значимые метрики и обеспечивать всестороннюю поддержку принятия решений. Путем интеграции данных о вознаграждении, рынке труда и времени для заполнения данных о деятельности по найму, HR может определить элементы, требующие принятия мер, чтобы улучшить управление набором и / или компенсациями. Чтобы проиллюстрировать этот момент, приводится следующий пример набора медсестры:

Пример найма медсестры

Среднее время заполнения вакансии в ABC Medical Center составляет 40 дней. Однако среднее время для заполнения медсестер составляет 70 дней. Некоторые могут возразить, что существует нехватка медсестер, из-за которой требуется больше времени для заполнения фигуры. Однако, объединив данные, опытный специалист по HRIS обнаруживает, что, когда рекрутеры рекламируют вакансии, используя 75-й процентиль рыночной справочной заработной платы, время для заполнения сокращается до 50 дней…

… по сравнению с тем временем, когда использовалась стандартная философия компании, а время на заполнение составляло в среднем 80 дней. Обладая этой информацией, руководство может принять решение об изменении философии компенсации Медицинского центра ABC в отношении медсестер. В этом упрощенном примере данные были извлечены из основного HRIS, ATS и рынка труда и использованы для принятия решения, которое влияет на бюджет организации. Интеграция данных дает организации возможность понимать меняющиеся условия и осознавать их влияние с течением времени или сразу же на изменение.

Преимущества интеграции данных

Существует несколько причин, по которым организация решила бы интегрировать внешние данные с ядром HRIS. Как объяснено в приведенном выше примере, интегрированные данные позволяют руководителям своевременно получать аналитику, а также специальные отчеты. Интегрируя наборы данных, HRIS создает ценность, делая доступными универсальные возможности отчетности. В случае планирования вознаграждения интегрированные системы могут включать рекомендации по заслугам в зависимости от местоположения и в пределах соответствующего диапазона заработной платы, основанного на оценках эффективности. Таким образом, интеграция данных устраняет необходимость для менеджеров интерпретировать сложную матрицу и снижает вероятность ошибок, связанных с ручными вычислениями и интерпретацией политик. Кроме того, планирование компенсации, которое не выполняется с использованием интегрированной системы реального времени, требует много времени и затрат.В исследовании самообслуживания персонала в 2002 году Cedar Group подсчитала, что в Северной Америке компании сэкономили в среднем 5,29 доллара на каждую транзакцию с помощью автоматизированной системы планирования вознаграждения (Wright, 2004). Если эта цифра верна, даже малые и средние компании выиграют от интеграции данных и автоматизации планирования вознаграждения для создания такого рода приложений самообслуживания для менеджеров.

Интегрированный HRIS также обеспечивает беспроблемное соответствие федеральной отчетности. Для организаций, которым требуется ежегодно сообщать данные, сбор данных может быть утомительным и трудоемким. Например, интегрированная система, отслеживающая необходимое обучение, может быть легко использована для создания стандартных отчетов Совместной комиссии. То же самое и с отчетами EEO-1 и Vets-100. В дополнение к запланированному соответствию, интегрированные системы позволяют организациям своевременно реагировать на аудиторов и предоставлять данные для проведения самоаудита. Интеграция данных с веб-платформ самообслуживания сотрудников также повышает эффективность и уменьшает количество ошибок, поскольку сотрудники отправляют свои собственные данные в HRIS.

Проблемы, которые следует учитывать

Интеграция внешних данных не всегда положительна и, безусловно, создает ряд проблем, которые необходимо учитывать организации. Интеграция данных и систем является дорогостоящей и часто требует обходных решений или исправлений для предоставления данных, полезных для поддержки принятия решений. Если организация желает интегрировать отечественную систему с системой поставщика или интегрировать две или более системы поставщиков, потребуется эксперт HRIS с техническими знаниями протоколов и языков программирования для обмена данными между системами (Kavanagh and Johnson, 2018). Если этот программист в настоящее время не входит в штат организации, руководитель HRIS должен будет внести в бюджет дополнительную должность. Хотя высокоинтегрированная система HRIS может обеспечить большую эффективность за счет использования самообслуживания соискателя, сотрудника и менеджера,Некоторые утверждают, что эти системы могут передавать работу от HR менеджерам и сотрудникам, таким образом перегружая линейных руководителей и линейных сотрудников. Считается, что это имеет долгосрочное влияние на снижение общей производительности в организациях. Системы льгот могут плохо восприниматься сотрудниками, которые считают, что им требуется дополнительная поддержка при принятии решений (Stone, et al. 2015). Кроме того, некоторым сотрудникам может быть неудобно пользоваться технологиями и они могут предпочесть бумажные формы компьютерному вводу.некоторым сотрудникам может быть некомфортно пользоваться технологиями и они могут предпочесть бумажные формы компьютерному вводу.некоторым сотрудникам может быть некомфортно пользоваться технологиями, и они могут предпочесть бумажные формы компьютерному вводу.

Еще одна серьезная проблема, которую следует учитывать, - это гибкость системы, которая имеет решающее значение для успеха интеграции данных. В примере с автоматизацией вознаграждения планы вознаграждения меняются со временем, и HRIS должна быть в состоянии идти в ногу с этими изменениями. Изменения могут включать право на участие, бизнес-правила (например, минимальные и максимальные суммы увеличения), бюджеты, руководящие принципы, даты доступа, расчеты и даже презентации на экране. Добавление или удаление компонентов базовой оплаты, бонусных или фондовых планов необходимо для обеспечения гибкости при типичных изменениях программы (Wright, 2004). Системы также должны обеспечивать гибкость, необходимую для удовлетворения меняющихся потребностей, связанных с соблюдением нормативных требований. Планирование вознаграждения освобожденных и не освобожденных сотрудников, например, может следовать различным руководящим принципам.Интеграция данных о вознаграждении может также предоставить менеджерам флажки, указывающие на потенциальные проблемы с соблюдением требований - например, показатели для женщин и сотрудников из числа меньшинств, когда их заработная плата ниже аналогичной квалификации мужчин и большинства сотрудников. Этот тип флага может быть сложно реализовать, потому что он требует, чтобы система извлекала данные из нескольких различных систем (основные HRIS, ATS, рыночные данные о заработной плате), применяла вычисления (коэффициент сравнения на основе почасовой ставки или годовой заработной платы в зависимости от статуса FLSA), и выводит индикатор или флаг для менеджера на основе определения бизнесом того, что составляет элемент, требующий проверки (Wright 2004).Этот тип флага может быть сложно реализовать, потому что он требует, чтобы система извлекала данные из нескольких различных систем (основные HRIS, ATS, рыночные данные о заработной плате), применяла вычисления (коэффициент сравнения на основе почасовой ставки или годовой заработной платы в зависимости от статуса FLSA), и выводит индикатор или флаг для менеджера на основе определения бизнесом того, что составляет элемент, требующий проверки (Wright 2004).Этот тип флага может быть сложно реализовать, потому что он требует, чтобы система извлекала данные из нескольких различных систем (основные HRIS, ATS, рыночные данные о заработной плате), применяла вычисления (коэффициент сравнения на основе почасовой ставки или годовой заработной платы в зависимости от статуса FLSA), и выводит индикатор или флаг для менеджера на основе определения бизнесом того, что составляет элемент, требующий проверки (Wright 2004).

Лучшие практики для интеграции данных

Райт (2004) предлагает восемь советов, которые следует учитывать при интеграции данных и их использовании для автоматизации планирования вознаграждения. Предложения применимы ко всем функциям HR, и эксперты HRIS должны помнить об этих рекомендациях.

Тщательно спланируйте. Интеграция данных не должна быть решением в последнюю минуту или запоздалым размышлением. Данные из всех систем, участвующих в связывании, должны быть сопоставлены, чтобы гарантировать, что наборы данных совместимы для передачи.
Функциональность следует постепенно вводить. Рекомендуется, чтобы организации не пытались делать слишком много слишком быстро. Осуществляя поэтапное внедрение, организации дают себе возможность реагировать на проблемы и при необходимости перенаправлять ресурсы.
Важно исследовать и придерживаться лучших практик, специфичных для отрасли. Потребности медицинского учреждения, вероятно, будут сильно отличаться от потребностей производителя. Не существует универсального решения для интеграции данных, и специалисты HRIS должны знать об этом при запуске проекта.
Отдел кадров должен проверить частоту исключений из бизнес-правил, чтобы определить, следует ли настраивать новую интегрированную систему для учета исключений.
Организации должны учитывать последствия расчетов, основанных на округлении. Этот совет относится к данным компенсации, но его важно учитывать. Если цифры округлены, это может неожиданно повлиять на бюджет и нарушить бюджетные прогнозы. Это кажется мелочью, однако со временем может оказаться дорогостоящим.
Проверьте необходимые данные в основной HRIS и спланируйте время для выполнения запланированной очистки данных, если это необходимо.
Райт подчеркивает необходимость тестирования любых модификаций системы перед их запуском. Важно, чтобы все возможные сценарии были протестированы в системе, чтобы убедиться, что безопасность не нарушена, а интегрированная система функционирует, как ожидалось.
И, наконец, восьмая рекомендация - спланировать коммуникацию управления изменениями. Считается, что реализации HRIS терпят неудачу не из-за проблем с оборудованием или программным обеспечением, а из-за лидера изменений, а также из-за людей и организационных проблем, связанных с изменением (Kavanagh and Johnson, 2015).

В заключение, интеграция внешних данных имеет несколько преимуществ. Интеграция данных позволяет улучшить поддержку принятия решений и метрику. Хотя в конечном итоге эффективность достигается, существуют начальные затраты, связанные с интеграцией данных, которые должны учитывать специалисты HRIS. Кроме того, некоторые сотрудники и менеджеры могут сопротивляться использованию функций самообслуживания, от которых зависят интегрированные данные. Если руководители применяют эффективные методы управления изменениями и соответствующим образом планируют ресурсы, интеграция данных, скорее всего, окажет положительное влияние на функцию управления персоналом и бизнес в целом.

Источники:

Интеграция HRIS с Global Payroll - четыре ключа к успеху. (2017, 06 октября). Получено 24 февраля 2018 г. с сайта

Кавана, MJ, и Джонсон, RD (2018). Информационные системы человеческих ресурсов (4-е изд.). Лос-Анджелес, Калифорния: Сейдж.

Стоун, Д.Л., Дэдрик, Д.Л., Лукашевский, К.М., и Джонсон, Р. (2015). Влияние технологий на будущее управления человеческими ресурсами. Обзор управления человеческими ресурсами, 25 (Управление человеческими ресурсами: прошлое, настоящее и будущее - Том 2), 216-231. DOI: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Райт, А. (2004). Не соглашайтесь на меньшее: глобальным программам компенсации нужны глобальные инструменты компенсации. Обзор плана вознаграждения сотрудников, 58 (9), 14.