Управляйте бюджетами: научитесь составлять отчеты об эффективности по сравнению с бюджетами

Управление деньгами - очень важная часть любого бизнеса и личной жизни, и это помогает контролировать деньги более эффективным и действенным способом. Бюджеты - это финансовые инструменты для бизнеса, а отчеты о производительности - это оценки задач или проектов в бизнес-среде. Отчеты об исполнении помогают выявлять или отслеживать отклонения в бюджетах; например, куда были потрачены деньги и откуда был получен доход. Отчеты об исполнении могут также включать другую информацию, помимо финансовой; например, потребность в новом оборудовании, запасах, персонале и т. д.

3. Поймите, как сообщать об исполнении бюджета с учетом бюджета

Эта статья соответствует блоку NVQ уровня 4 «Управление бюджетами» и имеет кредитную ценность «5».

Чтобы получить четкое представление о цели бюджета, который является первой частью этого блока, перейдите по ссылке ниже

Управление бюджетами - понимание назначения бюджетов

Чтобы получить подробное представление о том, как управлять бюджетами, что является второй частью этого блока, перейдите по ссылке ниже

Управление бюджетами - узнайте, как управлять бюджетами

3.1. Объясните цель и преимущества представления информации об исполнении бюджета

Чтобы сообщать информацию об исполнении бюджета по сравнению с бюджетом, необходимо отслеживать, соответствуют ли предполагаемые бюджеты фактическим достигнутым результатам. Держатель бюджета или распорядитель бюджета несут ответственность за тщательный мониторинг всех этих фактов и данных. Другой задействованный персонал также обязан предоставлять менеджеру точную информацию в зависимости от уровня их ответственности. В свою очередь, менеджеры должны предоставлять отзывы о производительности, а также предоставлять предложения и рекомендации по любым запланированным действиям или вариантам.

Отчетная информация о производительности - это процесс, в котором собираются все данные с самого начала и разрабатывается информация о производительности, которая проясняет детали использования ресурсов и достижения целей.

Целью и преимуществами представления информации об исполнении бюджета являются:

• Это повышает эффективность финансовой отчетности
• Это помогает изучить любые риски или оценить будущие риски и перспективы
• Это помогает определить и сравнить результаты текущего и прошлого финансового года и сделать оценку будущих бюджетных процедур.
• Это помогает выявлять отклонения в бюджете и достигнутых результатах. Это также помогает в планировании и постановке целей для будущих выступлений. Различия, если они благоприятны, указывают на хорошую производительность, тогда как отклонения, которые не являются благоприятными, указывают на плохую производительность.

• Это помогает сократить расходы и увеличить прибыль - в основном контроль расходов.
• Избыточные деньги в бюджете можно использовать для расширения или развития бизнеса. Отчеты о производительности играют здесь важную роль.
• Это помогает спланировать следующие шаги, которые необходимо предпринять для выполнения задачи.
• Помогает в составлении прогнозов для любых будущих потенциальных проектов, необходимости в действиях руководства или изменений в политике и процедурах

• Помогает в выявлении ошибок в любой момент фактической задачи или проекта или всего, что связано с бизнесом
• Помогает решить , разумны ли бюджет и расходы.
• Он помогает определить, кто перед кем и за что подотчетен, а также отражает финансовые планы.
• Помогает исправлять проблемы, требующие принятия мер, и это можно сделать до того, как проблема выйдет из-под контроля.

3.2 Объясните, как проверить правильность расчетов бюджета.

Точность составления бюджета - очень важный навык, когда дело касается управления компанией или организацией. Отклонения бюджета от прогнозируемого могут привести к дефициту и поставить компанию под угрозу. Если тщательно проработать весь процесс составления бюджета, то он, вероятно, составит более точный бюджет.

Как проверить правильность расчетов бюджета? Давайте посмотрим на несколько способов сделать это!

• Всегда следите за тем, чтобы каждая статья расходов и доходов, связанных с бизнесом, была включена в бюджет; например, даже такие мелкие вещи, как мелкие счета, повседневные мелкие расходы и т. д.
• Убедитесь, что вы добавили всю информацию, касающуюся повседневного ведения бизнеса, в процесс бюджетирования; даже второстепенные задачи и их расходы
• При оценке затрат всегда делайте реалистичные предположения; это может быть достигнуто путем тщательного изучения этой конкретной статьи бюджета. Вы должны быть в состоянии объяснить свое предположение с помощью логических рассуждений.

• Не решайтесь на оценки в одиночку; лучше брать информацию и идеи от всех вовлеченных членов организации. Таким образом, маловероятно отклонение точности.
• Всегда имейте дополнительные средства для покрытия отклонений, это поможет бизнес-функции в рамках выделенного бюджета, что позволит избежать отклонений от точности.
• Посмотрите на каждую строку статьи бюджета, такую ​​как расходы на обучение, пожертвования, мероприятия по сбору средств, канцелярские товары и т. Д., И оцените их с особой тщательностью. Короче, перечислите ВСЕ доходы и расходы.
• Распределите элементы по категориям, чтобы было легче проверять детали бюджета по каждой задаче или цели. Например, расходы на обучение, расходы на заработную плату персонала, расходы на ремонт, транспорт, юридические услуги, страхование и т. Д. Сделайте это как для доходов, так и для расходов.

• Добавьте как можно больше деталей, чтобы получить точную цифру.
• Сделайте оценку общей суммы, оценку отдельных элементов и сложите их вместе, чтобы получить общую сумму; оба они должны совпадать; например, найти промежуточные итоги категорий и суммировать промежуточные итоги; найти общую сумму всех предметов. Общая сумма должна равняться сумме промежуточных итогов.
• Имейте стандартный формат, в котором вы будете перечислять статьи своего бюджета и производить расчеты. Подсчитайте итоги по формулам, а также вручную. Всегда дважды / трижды проверяйте расчеты.

• Делайте контрольные списки и пользуйтесь помощью других, чтобы проверить точность элементов, оценок и расчетов.
• Запишите суммы / затраты по каждой отдельной позиции
• Будьте готовы ответить на любые вопросы или сомнения, которые могут возникнуть в связи с оформлением бюджета. Добавляйте примечания и комментарии там, где это необходимо, так как это сэкономит время, отвечая на вопросы, и сделает бюджет более ясным и прозрачным. Обратитесь к прошлому бюджету и финансовым отчетам и сделайте сравнения.
• Получите обратную связь перед окончательной доработкой не только от одного человека, но и привлеките достаточное количество квалифицированных и опытных людей. Например, люди из финансового отдела, бухгалтеры, команда проекта, директор, правление и т. Д.

3.3. Объясните цель и преимущества записи информации, которая поможет при подготовке бюджетов в будущем.

Когда вы готовите бюджет на конкретный год, записывайте всю информацию, которую вы использовали для составления бюджета, включая примечания, комментарии, заявления и документацию, которые помогут с будущим бюджетом для организации или бизнеса.

Цель и преимущества этого:

• Это помогает координировать процесс бюджетирования в различных функциональных областях и интегрировать их для целей организации. Вы знаете, что у вас есть планы и материалы на следующий финансовый год, а не начинать все с нуля.
• Это помогает вам учиться и избегать ошибок из того, что вы узнали и испытали в прошлом году.
• Вы мотивированы, и процесс становится намного проще. Вы не смотрите на составление бюджета как на суматошную задачу, вы делаете это с мотивацией. Это повышает удовлетворенность работой.

• Он помогает непрерывно совершенствоваться, помогает избежать ошибок прошлого и принимать альтернативные меры для достижения лучших результатов.
• Помогает улучшить работу отделов и организации в целом. У вас есть основы, и вы знаете, где искать ресурсы и как их разумно тратить.
• Вы лучше понимаете, как отслеживать, контролировать и проверять бюджеты. Вы также можете улучшить отчеты о производительности и наверняка увидите огромную разницу в отчетах о бюджете и производительности.
• Снижает неопределенность в большинстве областей, уменьшает любые конфликты, которые могут возникнуть, и улучшает процесс принятия решений.

• Помогает сосредоточиться и следить за тем, в каком направлении движется бизнес. Вы можете расслабиться и проанализировать показатели и факторы, которые способствуют или влияют на рост бизнеса.
• Помогает вам сосредоточиться на будущем бизнеса, а не только на текущих ситуациях и результатах деятельности.

Надеюсь, вы нашли информацию здесь полезной и интересной. Не стесняйтесь оставлять отзывы и делиться своими мыслями и опытом.

Спасибо, что заглянули. Всего наилучшего.

Ливингста.