Nvq level 3: заказ продуктов и услуг в сфере бизнеса и администрирования

Для получения диплома 3 уровня в области бизнеса и администрирования необходимо доскональное знание порядка заказа продуктов и услуг.

Введение в этот блок

Этот отряд является необязательным отрядом 3-го уровня Группы B с 5 кредитами, довольно длинный отряд. По завершении этого раздела кандидат сможет определять и использовать различные продукты и услуги, писать спецификации для продуктов и услуг и убедиться, что продукты и услуги соответствуют ожиданиям и стандартам организации или компании.

Кандидат должен уметь объяснить, почему выбираются продукты хорошего качества, но с лучшим соотношением цены и качества. Они также должны быть в состоянии объяснить, как вести переговоры о наилучшем соотношении цены и качества. Кандидат должен знать, как и почему поддерживать хорошие отношения с поставщиками и поставщиками услуг, а также знать и понимать, что такое цепочка поставок и как она работает.

В дополнение к этой статье есть личное заявление, которое касается большей части устройства!

1.1. Определите различные источники информации о продуктах и услугах для организации.

Компании всегда ищут информацию о продуктах, которые они используют, в различных источниках и поставщиках, чтобы принять правильное решение относительно того, что им нужно для обеспечения эффективности своего бизнеса. Они просматривают стоимость продуктов у разных компаний; они смотрят на цену отдельных услуг и находят наилучшее соответствие, то есть продукт, который лучше всего подходит для их организации с точки зрения стоимости и качества. Информацию об этом можно получить через каталоги, веб-сайты, газеты, буклеты или позвонив в компании и посетив их.

1.2. Объясните, как использовать различные источники информации о продуктах и услугах.

Информация о продуктах и услугах доступна в Интернете, в буклетах или может быть получена непосредственно в компании. Эту информацию необходимо использовать для определения услуги или продукта, которые наилучшим образом соответствуют потребностям компании и сотрудников. Различные источники также помогают сравнивать разные продукты и услуги, чтобы выбрать подходящий. Мы можем попросить их прислать нам образцы и каталоги, чтобы узнать о стоимости и качестве. Также для оптовых закупок мы можем запросить расценки и выбрать лучшее.

1.3. Опишите, как написать спецификацию продукта или услуги.

Спецификация - это описание того, какие товары вы хотите купить и что поставщик должен процитировать и предоставить.

При написании спецификации на продукт:

Рекомендации должны быть четкими и краткими.
Он должен включать стоимость, количество и указывать, для доставки или сбора.
Он также должен включать инструкции или примечания по охране труда.
Убедитесь, что вы понимаете, что требуется.
Тщательно изучите рынок, поговорив с различными поставщиками о стоимости и сроках доставки.
Выявить возможные риски, связанные с закупкой продукции
Иметь четкое представление о товарах и услугах каждого поставщика

1.4. Определите источники продуктов и услуг, которые соответствуют ожиданиям организации в отношении качества.

Выбирая продукты и услуги для организации, убедитесь, что вы получили расценки от разных поставщиков услуг и компаний, чтобы вы могли сравнить разные услуги и выбрать тот, который является рентабельным. Второе, о чем нужно помнить, - это качество. Сравните различные услуги и посетите компании, чтобы узнать, какие услуги они предоставляют, и убедиться в качестве услуг, прежде чем выбирать, что покупать. Качество очень много значит для организации.

После того, как все вышеперечисленное будет выполнено, сравните, чтобы выбрать лучший сервис, который является экономически эффективным и качественным, и приобретите его.

1.5. Объясните цель выбора продуктов и услуг, которые соответствуют ожиданиям организации в отношении качества.

Каждая организация хорошо думает перед покупкой каких-либо продуктов. Они покупают только то, что нужно. Чтобы добиться успеха в своем бизнесе, они должны покупать продукты или услуги с четким пониманием требований их клиентов. Только в том случае, если организация выберет продукты и услуги, соответствующие ожиданиям по качеству, она сможет предоставить своим клиентам лучший сервис.

Это также важно для выгоды сотрудников, работающих в организации. Чтобы организация была успешной и эффективной, качество должно распространяться на всех людей, отделы, виды деятельности и функции.

1.6. Опишите, как достичь наилучшего соотношения цены и качества.

Обсуждение оптимального соотношения цены и качества важно, чтобы вы не выходили из бюджета и при этом экономили на расходах. Перед переговорами соберите как можно больше информации о продуктах или услугах, которые вы хотите приобрести, а затем убедитесь, что услуга или продукт являются качественными и полезными для организации. Проверить один и тот же товар в разных компаниях; вы можете сделать это, исследуя информацию в Интернете, проверяя буклеты, звоня в компании или посещая их лично.

Однажды решив пойти по запрашиваемой цене и твердо придерживаться ее. Будьте готовы уйти, если поставщик не согласен. Они могут вернуться к вам для переговоров или другая компания предложит вам конкурентоспособные цены.

1.7. Объясните цель развития и поддержания хороших отношений с поставщиками и способы их достижения.

Хорошей деловой практикой является поддержание хороших отношений с поставщиками. Это приносит пользу как организации, которой вы являетесь, так и поставщику. Поставщики могут предоставить вам предложения и быть гибкими в ведении бизнеса, если у вас хорошие отношения с ними. Всегда убедитесь, что вы оплачиваете все счета вовремя, внимательно относитесь к торговым представителям, размещаете заказы заблаговременно, давая поставщику достаточно времени, чтобы доставить их вам вовремя, а не делать это в последнюю минуту и, наконец, быть очень осторожными о поврежденных или недостающих товарах. С этим нужно обращаться осторожно.

1.8 Опишите цепочку поставок и то, как она работает.

Согласно Википедии и другим определениям в сети,

В цепочке поставок происходят различные действия, такие как преобразование продукта из природного ресурса или сырья в конечный или готовый продукт, который будет доставлен клиенту или покупателю. Цепочка поставок состоит из всех вовлеченных сторон, таких как производственная группа, компания, поставщик, организация, которой она доставляется, и клиенты, которые ее покупают. В основном это производители, поставщики или оптовики, розничные торговцы и потребители.

Короче говоря, цепочка поставок передает продукт от поставщика к потребителю, и каждый человек, участвующий в цепочке, вносит свой вклад в цепочку поставок.

2.1. Опишите процедуры заказа и поставки продукции и услуг для организации.

Заказ и поставка продуктов и услуг для организации - очень важная задача, так как предполагает заботу о клиентах. Продукты могут включать в себя основные вещи, такие как канцелярские товары, такие как материалы для печати, канцелярские товары, ИТ-оборудование и т. Д., Которые могут стоить больших денег. Услуги могут включать в себя любые услуги, предоставленные другой организацией или поставщиком. Например, наша организация получает услуги от NHS и домов престарелых.

При заказе услуг и продуктов ответственное лицо должно заказать достаточное количество, чтобы они не закончились на складе и не повлияли на функционирование организации. Например, если у нас заканчиваются конверты, печатные материалы и т. Д., Это может по-разному повлиять на организацию.

При заказе продуктов необходимо соблюдать следующие процедуры:

При заказе канцелярских товаров указывайте четкие и точные сведения о продуктах, включая код продукта, где это возможно.
Размер, цвет и другие детали необходимо указать.
Убедитесь, что вы получили форму заказа, утвержденную офис-менеджером.
Заказ можно сделать через форму заказа или через каталоги в системе, а в нашем офисе это делается на SRM.
Когда заказ на стационарные поставки доставлен, его следует тщательно проверять по каждому пункту, чтобы убедиться, что все запрошенные материалы в заказе на поставку были правильно доставлены и в правильном заказанном количестве.
Заказ-заявка подписывается лицом, проверяющим поставки, чтобы показать, что доставленный заказ согласован.
Любой предмет, который в любом случае будет обнаружен неверным или поврежденным, должен быть возвращен как можно скорее и заменен поставщиком, чтобы избежать ненужных задержек.

2.2. Опишите потребности и приоритеты в заказе и поставке продукции и услуг для организации.

Заказывая продукты и услуги для организации, проверьте, действительно ли они важны для организации и как они будут способствовать бесперебойной работе организации, каковы плюсы и минусы, кому это нужно и что будет другие преимущества использования этих продуктов и услуг. Также расставьте приоритеты по продуктам в соответствии с их потребностями и заказывайте только самые необходимые, поскольку заказ всего необходимого может вызвать проблемы с бюджетом в конце финансового года.

2.3. Объясните цель политики организации в отношении принятия подарков и знаков внимания.

Для организации важно иметь письменную политику, регулирующую отношения между Компанией, ее персоналом и внешней средой. У каждой организации есть политика в отношении принятия подарков. В нашей компании принятие подарков или знаков гостеприимства без разрешения или разглашения неприемлемо . Это проясняет стандарты для организации и сообщает сотрудникам, чего от них ждут, и защищает компанию или организацию. Принятие подарков может вызвать подозрения в ненадлежащем поведении.

Согласно Политике в отношении подарков и знаков гостеприимства,

3.1. Объясните цель мониторинга и оценки процедур заказа и поставки продуктов и услуг, а также способы их выполнения.

Мониторинг и оценка процедур закупок являются неотъемлемой частью управления организацией. В процессе закупки требуется высокий уровень внимания и концентрации. Любой заказ необходимо отслеживать и оценивать, чтобы избежать потерь для организации.

Мониторинг: в этом процессе продукты проверяются на постоянной основе. Заказы отслеживаются, чтобы увидеть, выполнены ли они к требуемому времени и достигнуты ли цели, включая бюджет и другие потребности. Путем мониторинга можно предпринять необходимые действия в случае возникновения проблем и предотвратить недобросовестные действия.

Оценка: Этоделается для анализа прогресса в достижении уже поставленных целей и задач. Во всех организациях продукты и услуги должны оцениваться ежемесячно, ежеквартально или ежегодно в зависимости от их возможностей или возможностей. Это помогает отслеживать, были ли достигнуты цели и планы, тем самым открывая путь для будущих планов.

Это может быть выполнено

Разработайте контрольный список, чтобы увидеть, соблюдаются ли процедуры закупок. Подготовьте контрольный список с обсуждением между членами команды и членами организации, поскольку это касается всех, а не только вас
Если есть какие-либо опасения, их можно определить по диаграмме или графику. Можно определить области риска и найти решения у опытных людей.
Вы должны отслеживать и отслеживать каждую закупку на протяжении всего процесса закупки.
Также всегда определяйте, подходит ли используемый метод закупок для приобретаемых товаров или услуг.
Документируйте все закупки и транзакции.

3.2 Опишите действия, которые могут быть предприняты для повышения эффективности заказа и поставки продуктов и услуг.

Эффективность заказа и поставки товаров и услуг можно повысить, выполнив следующие действия:

Заказывайте через систему, предоставленную компанией, чтобы избежать проблем.
Выбирайте самую экономичную и качественную компанию
Всегда ведите список товаров для заказа, если заказ осуществляется периодически, например, раз в месяц, чтобы не пропустить ни одного товара.
Если вы не получили заказ вовремя, выясните у поставщика, в чем причина.
Убедитесь, что вы выбрали правильные товары с правильными кодами и количеством, и всегда проверяйте, утверждены ли заказы выше порогового значения менеджером.
Как только заказ будет доставлен, проверьте счет-фактуру и получение товара, и отправьте его в центральную платежную группу, чтобы поставщик получил своевременную оплату.

3.3. Опишите способы повышения эффективности затрат на предоставляемые продукты и услуги.

Все государственные закупки товаров и услуг должны основываться на соотношении цены и качества. Соотношение цены и качества - это не достижение самой низкой начальной цены, а качество и стоимость качественного обслуживания.

Лучшее соотношение цены и качества от закупок может быть достигнуто многими способами:

Получение повышенного уровня или качества обслуживания по той же цене.
Избегайте ненужных покупок, так как это тратит деньги.
Обеспечение качественного удовлетворения потребностей пользователей.
Вы всегда можете работать вместе с другими отделами и размещать оптовые заказы, так как при оптовых закупках могут быть лучшие скидки.
Отношения между вами и поставщиком должны быть хорошими, чтобы иметь рентабельный бизнес.

Почему так важно выбирать продукты и услуги с наилучшим соотношением цены и качества?

Выбирая продукты и услуги, важно в любое время выбрать те, которые лучше всего соответствуют деньгам. Это важно, потому что:

У него правильный баланс между стоимостью и качеством, и эти услуги являются самыми надежными.
Лучшее соотношение цены и качества оставляет довольными и поставщика, и покупателя, поскольку баланс исключает разногласия.
Это помогает наладить отношения между заказчиком и поставщиком
Эти продукты служат дольше и позволяют сэкономить на многих других мелких расходах. Например, если вы посмотрите на стоимость дорогостоящего продукта, он будет намного дешевле по сравнению с общей стоимостью продукта, купленного изначально дешевле, а затем на него в течение всего срока службы были потрачены другие небольшие расходы.
Сроки доставки будут быстрее, что позволит сократить потери в бизнесе и его операциях.
Условия оплаты будут гибкими, а цены меняются нечасто.
Таким образом, вы экономите деньги, не жертвуя качеством, но лучшее соотношение цены и качества не всегда означает экономию денег. Например, поставщик, который предоставляет качественные услуги с быстрым ответом и более высокой ценой, все же может быть лучшим соотношением цены и качества, поскольку вы получили качественные услуги за потраченные деньги.