Nvq level 3: создание документов в деловой среде

Изучите политики и процедуры, связанные с созданием высококачественных деловых документов.

Фото Шэрон МакКатчен на Unsplash

Введение в этот блок

Это необязательный отряд Группы B на Уровне 3 с 4 кредитами. Кандидаты будут обладать глубокими знаниями и практическими навыками, связанными с целью подготовки документов высокого качества. Им нужно будет знать, какие ресурсы доступны в организации / компании и как их использовать, следовать всем политикам и процедурам для создания документов, эффективно использовать ресурсы и соблюдать спецификации.

1.1 Приведите примеры различных типов документов, которые могут быть созданы для деловой среды, и объясните, какие стили можно использовать.

Есть много разных типов документов, которые могут быть созданы в деловой среде. К ним относятся: факсимильные документы, визитные карточки, памятки, повестки дня, протоколы, электронные таблицы, аналитические диаграммы, таблицы данных, письма, слайд-шоу и многое другое. Все они имеют разные цели и способы использования;

Визитки

Они используются для предоставления клиенту информации о том, как связаться с компанией. Это могут быть маленькие карточки.

Факс документ

Другой тип документа, используемого в бизнесе, - это факс; Они очень полезны в бизнесе и являются самым быстрым способом передачи документов. Они представлены в бумажном формате: цветные или черно-белые.

Повестка дня

Повестки дня сообщают вам, что должно произойти. Они помогают людям организоваться, чтобы они точно знали, что им следует делать и что будет дальше. Они представлены на собраниях в бумажном формате и могут распространяться в электронном виде.

Заметки

Записки используются для неформального общения с организацией и могут быть в бумажном или электронном формате.

Минуты

В них есть подробности того, что произошло на встрече. Их можно распечатать на бумаге для встреч и распространять в электронном виде.

Таблицы

Их можно использовать для различных целей, от статистических до аналитических. Они представлены в электронном формате, могут управляться в одной книге или на разных листах в зависимости от потребностей.

Диаграммы анализа

Это могут быть графики или диаграммы, помогающие отслеживать статистику производительности. Они также представлены в электронном формате и при необходимости могут быть распечатаны на бумаге.

Таблицы данных

Эти листы могут быть в формате Word или Excel. Их можно использовать для сопоставления конкретных данных, которые будут передаваться внутри или вне организаций, а также для мониторинга статистики и показателей.

Письма

Это документы, которые используются для разных типов коммуникаций во всех отделах для разных целей. Существуют разные типы писем: официальные, неформальные, деловые и т. Д.

Слайд-шоу

Это документы PowerPoint, которые используются в демонстрационных целях на собраниях. Они представлены в электронном формате и при необходимости могут быть распечатаны.

1.2 Приведите примеры и объясните различные форматы, используемые для текста.

Когда вы сохраняете документ, вы можете указать имя файла и место для его сохранения на вашем компьютере.

Вы также можете изменить формат файла. При изменении формата меняется дизайн, макет или шрифты. Это совершенно другой формат, а содержание осталось прежним.

Каждый текстовый процессор имеет собственный формат хранения. Многие текстовые файлы используют обычный текст (.txt), Rich Text Format (.rtf), а также Microsoft Word (.doc), а теперь и.docx. Но есть возможности для импорта и экспорта в формате Word .

Файлы RTF могут быть прочитаны любым пакетом текстовых редакторов, и их размер меньше.

PDF - еще один переносимый формат файла, который нельзя редактировать. Однако есть несколько редактируемых, которые позволяют использовать определенные поля с текстовыми полями, позволяющими вводить данные. Файлы PDF можно преобразовать в текст и отформатировать, а затем при необходимости преобразовать обратно в PDF. Но PDF-файлы всегда используются для готовых документов, которые не требуют дальнейшего редактирования. Если вы отправляете другим документы, которые не требуют или не должны редактироваться, лучше всего отправить их в формате PDF.

1.3 Каковы цель и преимущества создания высококачественных и привлекательных документов?

Документы, которые вы создаете для своей организации, являются изображением или представлением вашей организации. Таким образом, он автоматически создает у читателя впечатление о стандартах организации и о том, как она ценит своих клиентов. Документ хорошего качества также хорошо смотрится в глазах читателя, его легко читать и читать.

Документы хорошего качества привлекают клиентов и поставщиков, тем самым увеличивая прибыль организации. Это помогает в улучшении различных областей и увеличивает творческий потенциал в том, что вы делаете, что, в свою очередь, привлечет клиентов. Аккуратно составленный документ будет содержать пошаговое объяснение, план или статистику того, что требуется, и поможет идентифицировать, управлять и отслеживать риски. Это, в свою очередь, поможет организации заботиться о своих клиентах и ​​нести ответственность за них.

Кроме того, качество ваших документов является вашим отражением.

2.1. Объясните, какие ресурсы необходимы для создания высококачественных и привлекательных документов.

Ресурсы, которые могут понадобиться для создания высококачественного и привлекательного документа:

Для производства

1. Пользователь высококачественного фотокопировального и фотокопировального устройства, чтобы получить аккуратную и четкую печать.

2. Высококачественный принтер для качественной распечатки.

3. Сканер, чтобы вы могли сканировать документы в их оригинальном виде.

4. Компьютер для обработки и управления всеми вышеперечисленными машинами.

5. Высококачественное программное обеспечение, например Microsoft Word для обработки текста.

6. Способный или квалифицированный машинист, который подготовит документ, чтобы он был подготовлен в требуемом формате и макете.

7. Возможно, обложка или переплет для этого аккуратного и законченного образа.

За качество

1. Изображения, чтобы документы выглядели привлекательно и дружелюбно.

2. Разборчивый шрифт, чтобы каждый мог читать без каких-либо проблем.

3. Достойный размер шрифта, чтобы его могли прочитать все.

4. Простой макет для аккуратного и приятного вида.

2.2 Каким образом вы можете использовать различные ресурсы для создания высококачественных и привлекательных документов?

Используя высококачественную бумагу, качественные лазерные струйные принтеры и хорошее программное обеспечение для редактирования, можно создать высококачественный и привлекательный документ.

2.3. Опишите различные типы технологий, доступных для ввода, форматирования и редактирования текста, и их основные особенности.

Для ввода, форматирования и редактирования текста доступны следующие различные технологии:

• Компьютер с монитором, клавиатурой и мышью или ноутбук
• Принтер, сканер
• Программное обеспечение для обработки текстов

Обычный или стандартный способ ввода текста в компьютер (или в былые времена на пишущей машинке) - через клавиатуру. Это может быть беспроводная или проводная клавиатура или сенсорная панель в зависимости от используемого вами устройства. На клавиатуре пользователь нажимает определенную клавишу для каждого символа, который требуется ввести, и это передается в программное обеспечение для обработки текстов, которое доступно, установлено или используется на устройстве. Обычно для обработки текстов в большинстве организаций используется приложение Microsoft Word.

Другая форма ввода текста - через сканер. Сканер может сканировать как JPEG или PDF, в зависимости от потребностей. Также отсканированные документы можно преобразовать в текст и в некоторых случаях внести изменения. Для этого есть программное обеспечение.

Доступные технологии для ввода текста

Клавиатура (и мышь) предназначены для ручного ввода текста. Может быть медленным и / или подверженным ошибкам в зависимости от навыков оператора клавиатуры. Они доступны повсеместно и обычно поставляются с ПК.

Документы сканируются с помощью сканера, а затем могут быть преобразованы в текст с помощью программного обеспечения для оптического распознавания символов. Точность преобразования зависит от качества системы. Исходный документ должен быть очень четким и иметь подходящий шрифт. Не все системы могут справиться с графикой на оригинале.

Доступные технологии для форматирования и редактирования текста

Самый простой текстовый редактор - это блокнот. Его можно использовать только для базового редактирования. Вы не можете использовать слишком много модных шрифтов или форматов или вставлять символы. Он в основном используется для редактирования и исправления, и он не занимает слишком много места в памяти, поскольку его размер слишком мал по сравнению с другими текстовыми процессорами.

Когда вам нужно выбрать модные стили и макеты, лучшим текстовым процессором будет Microsoft Word. Он имеет множество встроенных функций, которые обеспечивают более высокий уровень редактирования, исправления и улучшения текста. Он имеет бесчисленный выбор шрифтов, макетов, шаблонов, функций, цветов и т. Д. Благодаря этим преимуществам размер файла относительно велик по сравнению с блокнотом или блокнотом, так как все эти детали форматирования сохраняются вместе с символами.

Другое программное обеспечение (электронные таблицы, приложения для баз данных) используются для сортировки текста и других данных. Они также используются для статистических и аналитических целей.

3.1 Каковы преимущества согласования цели, содержания, стиля и сроков подготовки документов?

Все документы

• написаны для определенной аудитории;
• иметь последовательное сообщение
• должен содержать информацию в документе, которая должна быть легкодоступной, четкой, точной и читаемой;
• Фактически охватите предполагаемую аудиторию.
• Должен вовремя добраться до целевой аудитории

Когда вы пишете документы или готовите документы, всегда должна быть цель. Также должен быть определенный макет или стиль для документа, в зависимости от цели, для документа тоже будут сроки. Таким образом, все эти аспекты должны быть приняты во внимание и согласованы с вашим менеджером, организацией или командой, в зависимости от политики и процедуры. Это позволит решить, будет ли документ точной копией того, что требуется для организации, и поможет вам создать документ без ошибок и соответствующий требованиям целевой аудитории. Таким образом, заранее спланировав все это, вы завершите подготовку документа вовремя с минимальными потерями времени и ошибками.

3.2. Опишите способы организации контента, необходимого для документов.

Прежде чем приступить к работе над документом, вам необходимо выяснить

• Как должен быть представлен документ
• Информация, которая должна быть включена.
• Для кого предназначен документ
• Как долго может быть документ
• Назначение документа
• Какие форматы понадобятся
• Разработать черновик
• Выберите правильный язык (формальный / неформальный)

Вся информация, необходимая для подготовки документа, должна надежно храниться с понятными именами файлов, списком или базой данных ресурсов. То, как готовый документ будет представлен и организован, будет зависеть от того, для чего он будет использоваться, от формата и содержания. Таким образом, это должно быть согласовано с создателем и регулярно обновляться, чтобы быть уверенным, что готовый продукт соответствует своему назначению. Подзаголовки полезны для того, чтобы можно было легко найти конкретную информацию.

3.3. Опишите способы интеграции и размещения текста и нетекста.

Текст и нетекст можно легко интегрировать с Microsoft Office Word. Microsoft Office Word позволяет вставлять изображения, графики, картинки и обтекать текстом, а также помогает работать с различными функциями, чтобы получить этот согласованный формат. Также можно использовать множество различных функций. Также существуют различные другие офисные приложения, которые помогают с интеграцией и компоновкой текста и нетекста, например, Excel и PowerPoint, помогают интегрировать текст и нетекст в электронные таблицы и слайды. Какое бы приложение ни использовалось, форматирование и другие процессы должны выполняться с учетом того, как должен выглядеть выходной документ.

3.4 Как бы вы проверили заполненные документы на точность, такую ​​как орфография и грамматика, пунктуация, правильность? Зачем тебе это делать?

В большинстве текстовых редакторов есть средства проверки правописания. Поэтому, когда вы вводите что-либо в компьютер, он будет постоянно проверять это. Проверка орфографии не совсем точна, а также, если вы наберете другое слово вместо требуемого, она не определит его. Вам понадобится словарь. Средство проверки орфографии не будет содержать все слова, поэтому вам всегда придется добавлять новые слова, когда они вам понадобятся в словаре. Также можно добавить слова и имена, которые вы постоянно используете, но которых нет в словаре, чтобы всегда их не проверять.

После завершения проверки орфографии неплохо также выполнить проверку грамматики, хотя средства проверки грамматики не так хороши и не выявляют все грамматические ошибки. Поэтому лучше всего один или два раза прочитать документ самостоятельно, даже после того, как все эти проверки будут выполнены, и, если вы можете, хорошо, чтобы его прочитал другой опытный человек, потому что мы всегда не видим всех ошибок в нашем собственном письменном документе..

Точность и правильность проверяются, так как документы являются изображением организации и должны соответствовать высоким стандартам. Это также помогает читателю легко понять, что вы пытаетесь объяснить или представить.

Существуют как цифровые, так и физические решения для хранения документов.

3.5. Объясните, почему вы должны хранить документы безопасно и надежно. Приведите примеры того, как вы бы это сделали.

Важные документы, будь то второстепенные или крупные, должны храниться надежно и безопасно в соответствии с политиками и процедурами организации. Это может быть цифровое или физическое хранилище, в зависимости от потребностей и с учетом его конфиденциального характера. Цифровое хранилище может представлять собой сервер, диск или флэш-накопители организации, которые находятся в безопасности. Физическим хранилищем могут быть шкафы для документов. В любом случае они сохраняются для использования в будущем и поэтому важны. Также необходимо соблюдать Закон о защите данных.

Файлы и записи должны храниться в соответствии с правилами, обеспечивающими безопасность указанной документации / данных, и жизненно важны для бесперебойной работы бизнеса. Информация должна храниться в надежном месте, чтобы ее нельзя было раскрыть третьим лицам без соответствующих разрешений. Это важно, потому что любые небезопасные данные могут быть распространены по всему Интернету. Также убедитесь, что вы сохранили свою работу и надежно закрепили ее.

Также вы всегда должны сохранять изменения в документе, чертеже или электронной таблице, над которыми вы работаете, как можно чаще - в случае отключения электроэнергии или сбоя компьютера.

В наши дни большинство предприятий полагаются на электронные данные, и поэтому лучше всего иметь хорошее решение для резервного копирования. Наша организация каждую ночь выполняет резервное копирование данных на свой сервер и, при необходимости, на внешний носитель, чтобы избежать потери данных в случае неизбежных сбоев.

3.6. Какова цель конфиденциальности и защиты данных при подготовке документов?

Разглашение личной информации может привести к серьезным последствиям. Наверное, нет более важного аспекта любого бизнеса, чем защита данных и конфиденциальность. Это помогает спасти компанию, ее ценности и доверие клиентов.

3.7 Каковы цель и преимущества соблюдения сроков?

Важно соблюдать сроки, потому что это экономит время, деньги и ресурсы, и мы всегда хотим быть впереди наших конкурентов.

Цель и преимущества соблюдения сроков заключаются в том, что вы экономите на финансовых вещах, таких как сокращение расходов, и экономите ваше драгоценное время. Если сроки не соблюдаются, вы тратите больше денег на незавершенную работу, и это влияет на общий оборот, тем самым резко влияя на ваш бюджет.

Несоблюдение срока косвенно влияет и на другие взаимосвязанные отделы. Примерами могут быть финансовый отдел, отдел расчета заработной платы и бухгалтерия, и, конечно же, все другие подключенные отделы. Затем это влияет на общий доход или прибыль организации, что, в свою очередь, влияет на заработную плату сотрудников, повышение заработной платы и бонусы.