Оглавление:
- Как мы запрашиваем продукты и услуги
- Мониторинг и оценка заказов
- Как мы гарантируем получение максимальной отдачи от услуг и продуктов
- Проверка и поддержание связи с поставщиками и поставщиками услуг
Для эффективного управления компаниями и организациями все продукты и услуги должны быть доступны в нужное время. У каждой компании есть свой поставщик. Они собирают информацию о поставщиках и товарах из различных источников. Наша организация использовала __________ (удалено в целях конфиденциальности) для заказа канцелярских принадлежностей в прошлом, а недавно переехала в _______________ (удалено в целях конфиденциальности) , поскольку они сочли это более экономичным. Стоимость продуктов сравнивается, и поставщики получают общее предложение. Для оказания услуг выбирается компания, которая предлагает лучшее предложение наряду с качеством.
Мы звоним поставщикам и, по возможности, договариваемся о визите к поставщику, чтобы оценить качество предоставляемых ими услуг. Наша компания пользуется услугами _____________ (удалено в целях конфиденциальности) . Таким образом, обычно проводится посещение, чтобы проверить, соответствуют ли они всем политикам и процедурам, а также будет ли это более безопасным и лучшим местом для клиента. Мы также проверяем расценки, чтобы найти лучшее качество и сервис.
Как мы запрашиваем продукты и услуги
Выбрав поставщика, мы продолжаем брать у него услуги. Ежемесячно размещаются заказы на стационарные и повседневные услуги на другие услуги. Когда мы запрашиваем услугу или продукт, мы очень четко указываем потребности и спецификации. Записываем название товара, код при наличии, количество и стоимость. Это возможно только в том случае, если я знаю о товарах и услугах.
При выборе продуктов и услуг мой офис-менеджер поддерживает связь с поставщиками и получает предложения от различных поставщиков. Поставщики также предоставляют нам образцы продукции для проверки качества. После тщательного изучения стоимости и качества мой офис-менеджер решает, к какой компании обращаться, и получает от них услуги.
Качество очень важно при выборе услуг и продуктов. Это должно соответствовать ожиданиям клиентов. Не менее важно то, какую пользу эти услуги принесут сотрудникам.
Еще одна важная вещь, о которой следует помнить, - покупать только те продукты, которые нам нужны, учитывая требования клиентов и сотрудников. В противном случае деньги, потраченные на ненужные вещи, станут пустой тратой. Четкое планирование помогает сэкономить бюджет.
При поиске поставщиков и продуктов бизнес-менеджер связывается с различными поставщиками, чтобы получить лучшее предложение. Это помогает организации экономить деньги и оставаться в рамках бюджета.
Поддерживая связь с поставщиками, каждый следит за тем, чтобы они поддерживали профессионализм, своевременно производили платежи и отслеживали заказы и поставки. Мы стараемся разместить заказ заблаговременно и дать поставщику достаточно времени для своевременной доставки товаров или услуг.
Заказ, получение и все, что связано с предоставлением и получением товаров и услуг, относится к так называемой цепочке поставок. Цепочка поставок начинается от сырья, используемого для производства продукта, до продукта, доставленного потребителю, включая всех, таких как оптовик, розничный торговец и т. Д. Между ними. Таким образом, все участники этой цепочки несут ответственность за производительность и качество.
При заказе продуктов я очень стараюсь предоставить четкую информацию о необходимых мне продуктах, включая код, размер, цвет и другие необходимые данные. Я проверяю, все ли заказанные товары необходимы и кому они нужны. Я расставляю приоритеты в соответствии с потребностями и заказываю только самое необходимое. Затем я получаю разрешение от моего менеджера. Я размещаю заказы с помощью системы под названием ____________ (удалено в целях конфиденциальности) . Заказы размещаются через каталог поставщика, который уже доступен в системе. Как только мы получаем заказы, они тщательно проверяются по счету, чтобы убедиться, что мы получили все товары в соответствии со счетом, а затем квитанция подписывается. Также я затем получаю заказ ____________ (удалено в целях конфиденциальности), чтобы предупредить команду Payments о том, что мы получили заказ. Система генерирует номер заказа на поставку. Затем я записываю номер заказа на покупку в счете-фактуре и отправляю его группе по платежам, которая передает платежи поставщику.
Мониторинг и оценка заказов
Заказы при размещении отслеживаются, чтобы отслеживать, что происходит. Заказы контролируются на предмет своевременной доставки и качества, чтобы предотвратить возникновение проблем. Заказы на оборудование ИКТ выполняются через нашу службу поддержки ИКТ, и каждый продукт отслеживается с момента заказа до доставки.
Заказы и услуги также оцениваются каждый месяц, чтобы проверить, соответствуют ли они требуемому качеству и производительности. Это также поможет улучшить производительность и найти способы улучшить производительность, потому что это повлияет не на одного человека, а на команду и организацию.
После завершения мониторинга и оценки их можно использовать для повышения эффективности задействованных процедур. Его можно улучшить, выбрав правильную компанию и используя правильную систему заказа. У меня всегда есть список товаров, которые нужно заказать. Я также отправляю электронное письмо команде с просьбой об их требованиях, затем сопоставляю их и расставляю по порядку. Если я не получаю заказ вовремя, я связываюсь со своим офис-менеджером, который, в свою очередь, преследует его с поставщиком. Когда заказ получен, я получаю его в системе, чтобы поставщик получил оплату вовремя.
Как мы гарантируем получение максимальной отдачи от услуг и продуктов
Мы работаем как одна команда, чтобы получить лучшее соотношение цены и качества за предоставляемые и получаемые услуги. Лучшее соотношение цены и качества - это наличие подходящего качественного продукта по более низкой цене. Для этого нам придется вести переговоры с поставщиками или поставщиками услуг, мы избегаем ненужных покупок. Мы размещаем оптовые заказы там, где это необходимо, так как это экономит время и деньги. Чтобы все это сохранить, мы поддерживаем хорошие отношения с поставщиком.
Я помню, как за 3 недели до этого поддерживал связь с ____________ (удален в целях конфиденциальности), когда пытался ______________ (удален в целях конфиденциальности) для клиента. _______________ (удалено в целях конфиденциальности) проинформировали меня, что они не смогут предоставить услугу, поскольку не были уверены, что кому-то нужна эта услуга. Я немедленно сообщил им об убытках для нашей организации, если этот клиент не ___________ (удален в целях конфиденциальности) . Наша организация будет платить деньги за услугу, так как они __________ (удалены в целях конфиденциальности) . Дама по телефону поговорила со своим менеджером, а затем согласилась следовать тому, о чем я просил. Это один из способов сэкономить деньги для организации.
Сотрудникам, работающим в нашей организации, не разрешается принимать какие-либо подарки или знаки внимания без разрешения или разглашения. В политике указано, что « ___________________ (удалено в целях конфиденциальности) ». Если какой-либо сотрудник не следует политикам и процедурам организации, они будут приняты к официальным действиям, и это может даже привести к увольнению, поскольку это будет серьезным проступком.
Мы всегда получаем сообщения от поставщиков услуг о новых услугах, которые они предоставляют. Они присылают нам обновленные листовки, которые мы даем клиентам, которые в них нуждаются. Любое сообщение, которое я получаю, передается команде и любым другим отделам, которые, по моему мнению, потребуют их.
При размещении заказов у меня есть ______________ (снято в целях конфиденциальности) лимит авторизации. Кроме того, когда приходит счет на большую сумму или услугу, или когда необходимо разместить заказ на большую сумму, я просматриваю его и проверяю, действительно ли это то, что нам нужно, и только затем продолжаю заказ.
Заказывая товары, я проверяю, получаем ли мы то, что хотим. Например, при заказе факсимильного аппарата я договорился со своим менеджером и командой ИКТ о дорогом аппарате, потому что более дешевый аппарат потреблял слишком много чернил или лент, стоил больше денег, тогда как дорогой аппарат потреблял меньше чернил. Я выдвинул аргумент о том, чтобы потратить один раз, а затем сэкономить деньги, а не покупать дешевую машину, на которую нам придется каждый раз тратить деньги.
Заказывая продукты и услуги, я следую и соблюдаю правила и процедуры организации. Я удостоверяюсь, что получаемые мной счета являются подлинными и оригинальными, а не копиями. Я заказываю продукцию только у компаний, с которыми у нас заключены контракты и которым разрешен заказ.
Когда я связываюсь с ____________ (удалено в целях конфиденциальности) для предоставления услуг клиентам, когда нет доступных ___________ (удалено в целях конфиденциальности) , я советую команде запросить ___________ (удалено в целях конфиденциальности) . Таким образом, мы используем деньги, за которые заплатили, не оставляя наши услуги неиспользованными, тем самым не тратя и не теряя деньги.
Проверка и поддержание связи с поставщиками и поставщиками услуг
При выборе поставщиков канцелярских принадлежностей или услуг по уходу менеджеры и пожилые люди встречаются вместе и, при необходимости, организуют визиты к поставщикам услуг, чтобы убедиться, что они достаточно хороши для клиентов, а затем заключают контракт на оказание услуг. Размещая заказ на канцелярские принадлежности, я соглашаюсь на продукты, которые подпадают под мой лимит авторизации, и я всегда проверяю, что заказываю необходимые продукты, а не ненужные. Когда он превышает мой предел, я советуюсь своему менеджеру и объясняю ей, почему это важно, прежде чем приступить к выполнению заказа.
Общаясь с поставщиками услуг, я сохраняю профессионализм. Я веду переговоры об услугах, которые нам нужны, чтобы мы могли делать все возможное для наших клиентов. Как объяснялось выше, я разговаривал с домами, чтобы предотвратить потерю денег для нашей организации, что находится в пределах моей компетенции.
Когда услуги предоставляются клиентам, я отправляю контракты, которые являются контрактом между поставщиком услуг, клиентом и нашей организацией. Мы, как организация, следим за тем, чтобы все соблюдали то, что подписано в контракте. Предоставляемые услуги всегда контролируются и проводятся проверки, чтобы убедиться, что они соблюдают контракты и законы организаций. Любые возникающие проблемы доводятся до высшего руководства, обсуждения и решения принимаются на срочных собраниях.
Периодически проводятся обзоры для обсуждения поставщиков услуг. Любые возникающие проблемы воспринимаются серьезно, а полученные услуги временно или навсегда приостанавливаются с учетом благополучия клиентов.