Планирование и организация встреч: диплом nvq level 3 в области бизнеса и администрирования

В этом разделе просмотрите важные аспекты планирования и организации встреч.

Фото Кристины @ wocintechchat.com на Unsplash

Введение в этот блок

Этот отряд является необязательным отрядом Группы B на Уровне 3 с 5 кредитами. Этот модуль помогает кандидату понять механизмы и действия, необходимые для планирования и организации встреч, как подготовиться к встрече, как поддержать ее проведение и как продолжить встречу.

Пример личного заявления также был включен для этого устройства!

1.1 Объясните роль человека в планировании и организации встречи

Чтобы встреча прошла эффективно, необходимо хорошее планирование и подготовка. Эти два шага занимают много времени.

При планировании встречи учитывайте следующее:

• Узнайте основные детали встречи: тип встречи, предполагаемая сумма, которую можно потратить, количество участников, место, где она будет проводиться, и другие детали.
• Узнай цель встречи
• Узнайте роль каждого участника из команды.
• Составьте контрольный список и внесите все даты в календарь, чтобы разные встречи или мероприятия не противоречили друг другу.
• Если необходимо будет периодически планировать встречи для контроля за предпринятыми действиями, встречу, которая повторяется каждый месяц или каждые две недели, можно внести в электронный календарь.

При организации встречи учитывайте следующее:

• Полностью понять цель встречи
• Выясните временные рамки людей, которые будут участвовать в собрании, чтобы определить лучшее время для проведения собрания, чтобы оно не противоречило другим встречам.
• Выберите место, доступное для всех участников.
• Планируйте продолжительность встречи, учитывая посетителей и количество вопросов, которые необходимо обсудить.
• Спланируйте, какие напитки будут подаваться, и кто будет отвечать.
• Соберите пункты повестки дня и подготовьте их в надлежащем формате и порядке.
• Если необходимо распределить обязанности между разными людьми, составьте список, кто чем будет заниматься!
• Убедитесь, что лицо, организующее встречу, знает, чего нужно достичь на встрече и как долго она продлится.

1.2 Опишите различные типы встреч и их основные особенности

Есть разные типы встреч. Встречи различаются по:

• Количество людей, пришедших на встречу
• Цель встречи
• Размер организации
• Председатель собрания
• Продолжительность встречи

Основные типы встреч следующие.

• Постоянная встреча: это встреча, которая проводится на регулярной основе либо еженедельно, либо раз в две недели с менеджером в отношении любого текущего проекта. Эти встречи длятся до завершения проекта, имеют общий формат повестки дня и протокола.
• Тематическая встреча: Встреча, организованная для обсуждения определенной темы, связанной с работой или проектом.
• Презентация: Общее собрание, которое проводится для информирования команды об изменениях, внесенных в процессы и процедуры. На этом собрании есть один или два докладчика, и в конце у участников есть возможность задать вопросы.
• Конференция: встреча, организованная со значительным планированием и структурой и модерируемая председателем. Количество участников зависит от цели конференции.
• Экстренное собрание: собрание, проводимое внезапно без особого предварительного уведомления для разрешения любого кризиса, внутреннего или внешнего по отношению к организации. Все члены команды обязаны присутствовать на встрече.
• Семинар: Встречи проводятся в основном в образовательных целях и возглавляются экспертами в определенной области.

1.3. Объясните, как планировать встречи, которые соответствуют согласованным целям и задачам

Встречи нужно планировать с большим вниманием и деталями, потому что они играют очень важную роль в достижении целей организации. Прежде всего, подготовьте контрольный список для встречи.

Контрольный список встречи:

• Проверьте, поставлены ли конкретные и реалистичные цели.
• Убедитесь, что место встречи доступно для всех.
• Убедитесь, что дата и время удобны для всех участников.
• Убедитесь, что председатель знает повестку дня.
• Подготовьте план действий, который позволит достичь всех целей.
• Убедитесь, что повестка дня распечатана и готова, ресурсы для собрания готовы и все приглашения разосланы.
• Убедитесь, что председатель, протоколист и ведущие готовы, и все ли закуски приготовлены.

Планирование: спланируйте собрание вместе с председателем и всеми участниками, включая тип собрания, его цель, имеющийся бюджет, количество участников, место проведения и другие основные детали.

Требования к месту проведения: выбирая место для встречи, обратите внимание на цель встречи и количество участников, а также на то, находится ли место встречи в хорошей доступности. Уточните у места проведения встречи, есть ли у них все необходимое для встречи. Также проинформируйте председателя и участников, если необходимо, и при необходимости получите идеи об их ожиданиях в отношении места проведения, чтобы избежать каких-либо неприятностей или неудач собрания.

Целевые участники и приглашения: четко укажите участников собрания и отправьте приглашения на собрание. Спросите, о чем они будут говорить и сколько времени им понадобится. Таким образом вы сможете рассчитать продолжительность встречи.

1.4. Объясните цель согласования задания на встречу

Краткое описание - это краткое описание того, о чем идет речь: цель, кто будет присутствовать и почему они будут присутствовать.

Краткое изложение позволяет нам сосредоточиться на целях встречи и ее результатах, что способствует эффективному построению команды.

Хороший бриф должен быть коротким, ясным и сфокусированным, суммируя все мысли, которые необходимо передать. Это даст четкое представление о том, что вы пытаетесь сделать, без каких-либо затруднений.

Краткое изложение должно быть очень четким о целях встречи относительно бизнеса.

Размер помещения - важный фактор для встречи.

1.5 Объясните, как определить подходящие места для различных типов встреч

При выборе места для встречи или конференции следует учитывать несколько моментов.

• Пригодность : проверьте, достаточно ли большое место для размещения всех участников собрания.
• Расположение : убедитесь, что место проведения находится в доступном для всех участников собрания месте.
• Наличие : Проверьте, свободна ли площадка в указанную дату, чтобы избежать разочарования в последнюю минуту. Это может создать дополнительные проблемы, если вы не знаете, что место проведения недоступно после того, как все подготовлены и все участники прибыли.
• Размер : проверьте, может ли место проведения мероприятия вместить всех участников и ресурсы, которые им понадобятся, и доступна ли помощь для использования необходимых ресурсов.
• Услуги : Проверьте место проведения, чтобы узнать, сможете ли вы провести там встречу без каких-либо проблем с использованием ресурсов.
• Стоимость : Также проверьте, вписывается ли место в бюджет и является ли оно рентабельным.

1.6. Опишите типы ресурсов, необходимых для различных типов встреч

Ниже приведены некоторые из основных ресурсов, необходимых для встречи.

• Письменный материал: делать записи на собрании.
• Диапроектор: для демонстрации или отображения документов или слайдов.
• Сухая доска: это помогает человеку, который демонстрирует, ясно записывать вещи или идеи для участников, чтобы не было сомнений.
• ПК / ноутбук: они используются вместе с диапроектором для отображения слайд-шоу или документов.
• Информационные распечатки для других участников: они включают повестки дня и другие документы, которые могут потребоваться участникам, чтобы без проблем следить за встречей.

1.7 Обозначьте основные моменты, которые должны быть отражены в повестке дня и документах собрания

Повестка дня подготавливается перед собранием и рассылается всем участникам. Это список тем, которые будут предложены для обсуждения.

Повестка дня должна включать:

• краткое описание целей встречи
• список тем для обсуждения
• список с указанием, кто будет заниматься каждой темой и как долго.
• Время, дата и место встречи, а также любая справочная информация, которую участники должны будут знать для проведения информированного обсуждения темы встречи.

Документы собрания - это запись

• присутствующие
• время начала и окончания встречи
• все темы обсуждаются; ничего не должно быть упущено.

1.8. Объяснять цели и особые требования участников собрания, а также предоставлять им информацию, необходимую для собрания.

Организатор встречи должен будет убедиться, что потребности всех участников удовлетворены. Всегда будьте готовы, если вам поручили что-то конкретное. Если вы планируете конференц-связь, обязательно сделайте это заранее. Вас могут попросить принести еду или напитки.

• Если вы только что пришли на встречу, принесите как минимум две ручки и достаточно бумаги для заметок.
• Если вы отвечаете за организацию еды и напитков для участников, проверьте, есть ли у кого-либо из участников особые диетические требования.
• Если для кресла или выступающего необходимо использовать ноутбук и проектор, убедитесь, что они настроены и готовы.
• Если участник является инвалидом и ему требуются особые условия доступа, убедитесь, что в месте проведения мероприятия есть удобства для этого человека.
• Уточните у места проведения встречи дату и время встречи, а также будет ли она доступна в течение всего времени.
• Если участникам нужен адрес и направление, убедитесь, что им заранее прислали подробную информацию по электронной почте.

Информируйте всех внешних участников о цели собрания и индивидуальных заданиях.

1.9. Опишите требования по охране труда, здоровья и безопасности, которые необходимо учитывать при организации встреч.

Здоровье, безопасность и защищенность - самые важные факторы, которые следует учитывать при проведении собрания.

• Проверьте, является ли место безопасным для проведения встреч.
• Убедитесь, что электрические провода надежно закреплены и не тянутся по полу.
• Убедитесь, что используемое оборудование, такое как ноутбуки и МН, находится в хорошем рабочем состоянии и прошло тестирование на ИКТ, чтобы избежать проблем с безопасностью.
• Убедитесь, что конфиденциальные документы, взятые на встречу, не остались позади и благополучно возвращены обратно. Кроме того, убедитесь, что доступ к этим документам имеют только уполномоченные лица.

1.10 Объясните цель и преимущества информирования председателя перед встречей

Председатель собрания должен быть проинформирован о собрании, чтобы он знал, чего ожидать от собрания. У некоторых председателей в расписании много работы, поэтому они не могут сосредоточить все свое внимание на одном проекте или области. Лицо, ответственное за инструктаж председателя, является лицом, ответственным за обеспечение бесперебойной работы собрания.

1.11. Объясните цель встречи и предоставления участникам подходящих напитков

Цель встречи и предоставления подходящих напитков для посетителей - дать им почувствовать себя желанными и расслабленными, а также создать у них хорошее настроение, чтобы быть внимательными и участвовать. Соответствующие закуски также предотвращают чувство усталости.

1.12. Опишите типы информации, советов и поддержки, которые могут потребоваться во время встречи.

Самый очевидный вид поддержки, которую вас могут попросить оказать, - это минуты. Вас могут попросить предоставить повестку дня и другие подтверждающие документы. Другие типы информации и поддержки могут включать ИТ-ресурсы, такие как проектор, ноутбуки или даже еда и напитки.

1.13 Опишите типы проблем, которые могут возникнуть во время встречи, и способы их решения

Во время собрания могут возникнуть различные проблемы, которые могут быть связаны с людьми, участвующими в собрании, или с ресурсами, использованными на собрании.

Проблемы в ИКТ

Ноутбук или проектор, используемые для встречи, могут не работать должным образом из-за конфликта с программным обеспечением. В большинстве случаев проблема заключается в отсутствии подключения к интрасети. Такие проблемы могут быть решены только при наличии прав администратора на внесение изменений в систему. В противном случае следует обратиться за советом к ИТ-специалисту.

Проблемы с участниками

Кроме того, из-за встреч могут возникать конфликты. Типы конфликтов на деловых встречах могут включать:

• Профессиональные различия: возникают из-за различий во мнениях. Когда эти разногласия остаются неразрешенными, они могут испортить рабочие отношения.
• Борьба за власть и личностные проблемы: они возникают, когда отдельные люди или группы не любят друг друга. Они связаны с личностями людей, а не с рабочими конфликтами.

Разрешение конфликта

Вот некоторые подходы и методы, которые можно использовать для разрешения конфликтов.

Конфликты могут быть по поводу:

• Разногласия по поводу рабочих нагрузок
• Расхождения во мнениях
• Разногласия по поводу обеденных перерывов, ежегодного отпуска, праздников и т. Д.
• Различия в способах работы.

Конфликты можно разрешить следующими способами:

• Необходимо проводить личные беседы, в которых люди четко слушают. Это необходимо для подробного понимания проблемы, а также для определения серьезности проблемы.
• Ротации могут быть изменены или дополнены в соответствии с потребностями и для разрешения любых конфликтов.
• Когда простые личные обсуждения не разрешают конфликты, необходимо вмешаться руководству.
• Процедуры рассмотрения жалоб должны быть выполнены, если проблема серьезна и пострадавшее лицо желает провести процедуру рассмотрения жалоб в отношении конфликта.

1.14. Объясните, что должно быть включено в отчет о собрании, и цель обеспечения точности и утверждения записи.

Протокол должен включать всю информацию о решениях, принятых на собрании, и действиях, которые необходимо предпринять в течение определенного периода времени. Когда решения записываются, это позволяет всем вовлеченным людям держать дела в нужном русле и напоминает им, что им нужно делать. Любые сомнения или недоразумения, которые возникают после встречи, можно прояснить, отсылая и просматривая протокол.

Протокол должен быть четким и кратким. Ведущий должен быть подготовлен до собрания, быть внимательным и бдительным во время собрания и записывать протокол после собрания.

Перед встречей

Ведущий протокол не должен быть активным участником встречи, поскольку может быть трудно справиться с обеими задачами. Создайте шаблон для записи протокола встречи и убедитесь, что вы оставили немного свободного места для записи заметок. Включите следующую информацию:

• Дата и время встречи
• Цель встречи
• Имя руководителя собрания или председателя
• Назначенные действия
• Принятые решения
• Действия, которые необходимо предпринять
• Любые другие вопросы
• Дата следующей встречи

Перед встречей соберите как можно больше информации от организатора. Попросите список участников, а также некоторую информацию о цели встречи.

Решите, как вы хотите записывать свои заметки. Если вам неудобно полагаться на ручку и блокнот, попробуйте использовать магнитофон.

Во время встречи

Когда люди входят в комнату, отмечайте их имена в своем списке участников или записывайте имена, когда люди входят в комнату собрания. Если есть новые люди, которых вы не знаете, попросите председателя или самого человека представить их команде. Также хорошо представить всех присутствующих, потому что посетители или некоторые участники могут не знать, кто присутствует на собрании. Знакомство также поможет вам записать в протоколе, кому что было поручено.

Протоколист должен быть очень внимательным слушателем, не отвлекая внимание ни на что другое, чтобы точно записывать ноты. Если вы не понимаете, какое именно решение было принято или какое действие было назначено, попросите у ведущего собрания уточнить.

После встречи

После встречи просмотрите записи и добавьте любые дополнительные моменты, которые не учтены, сразу же прояснив любые сомнения, чтобы вы не потеряли из виду то, что обсуждалось на встрече. Введите свои заметки в шаблоне, который вы создали перед встречей, это упростит чтение и использование заметок всем.

Когда вы пишете свои заметки:

• Пронумеруйте страницы по мере продвижения, чтобы не запутаться позже.
• Сосредоточьтесь на действиях, а не на обсуждении.
• Будьте объективны.
• Если вам нужно сослаться на другие документы, приложите их в приложении или укажите, где их можно найти.
• Когда вы закончите вводить протокол, попросите председателя собрания проверить документ на наличие ошибок.

Хорошие минуты гарантируют, что решения и действия, вытекающие из встречи, не будут потеряны или забыты. Они также служат в качестве записей для будущих рекомендаций и, таким образом, являются важными документами для бесперебойной работы организации.

1.15 Объясните, как записывать действия и при необходимости следить за ними

Любое действие, обсуждаемое на собрании, должно быть тут же записано. Действия, требующие принятия последующих мер, могут касаться отдельного человека или команды в целом. Поэтому перед следующим собранием команды, если последующие действия как-то связаны с вами или вашей командой, убедитесь, что они завершены. Если это связано с другой командой или человеком из сторонней организации, поговорите по телефону или электронной почте, чтобы узнать, выполнялась ли задача.

1.16. Объясните цель сбора и оценки отзывов участников о собрании.

Обратная связь - это отражение работы отдельных сотрудников в команде. Каждый человек в команде работает по-своему. С нашей точки зрения, некоторая ситуация может показаться правильной, но мы также должны смотреть на вещи с точки зрения наблюдателя. Обратная связь дает возможность понять мнение других людей о том, как мы работаем.

Обратная связь может быть положительной, отрицательной или нейтральной.

Обратная связь может быть доставлена ​​разными способами, и важно обращать внимание на как можно больше из них. Обратная связь показывает, как люди видят, как мы работаем, и как это можно улучшить. Не все отзывы точны.

Целью сбора и оценки отзывов о встрече является:

1. Поскольку организация работает для своих клиентов, обслуживание клиентов очень важно для бесперебойной работы организации. Поэтому мы должны прислушиваться к отзывам, чтобы улучшить обслуживание клиентов.

2. Получение обратной связи помогает вам различать, что правильно, а что нет. Вы также узнаете, что необходимо или важно, а что нет, что поможет вам повысить свою эффективность.

3. Мы живем в сообществе с разными культурами и верованиями. Таким образом, сбор отзывов поможет вам улучшить вашу работу с разнообразным сообществом.

4. Мы работаем с людьми, имеющими разные личности, отношения и характеры в сообществе. Получение отзывов помогает нам работать эффективно и устраивать каждого члена сообщества.

5. Обратная связь подскажет, успешен ли ваш способ работы. Это также поможет вам рассмотреть альтернативные способы повышения производительности.

6. Благодаря обратной связи мы узнаем, причинили ли мы кому-либо боль, заставили ли кого-то чувствовать себя некомфортно или не уважали кого-либо. Мы можем сделать это непреднамеренно, поэтому обратная связь поможет нам выявить эти ошибки.

7. Обратная связь помогает нам сосредоточиться на том, что требуется участникам встречи, а не на том, что нам нужно.

Используя отзывы участников:

1. Мы можем использовать отзывы, чтобы лучше понять потребности сообщества.

2. Мы можем использовать это, чтобы понять изменения в сообществе.

3. Мы можем использовать его для улучшения самой программы.

4. Обратная связь помогает развить организационную культуру, которая охватывает и применяет то, что было получено от других.

1.17 Опишите, как согласовывать обучающие моменты, чтобы улучшить организацию будущих встреч

Записывайте проблемы, с которыми вы сталкиваетесь на встречах, и обсуждайте их с менеджерами. Таким образом, люди могут решить, как решать такие проблемы в будущем.

Проблемы необходимо решать, потому что они затрагивают всех участников и посетителей собрания. Если не предпринять никаких действий, нерешенные проблемы могут нанести ущерб бесперебойной работе организации.