Оглавление:
Встречи часто проходят в каждой организации, и они играют очень важную роль в принятии решений о лучших выступлениях. Я знаю, что для того, чтобы встреча проходила успешно, необходимы правильное планирование и организация. При планировании встречи я принимаю во внимание цель встречи, тип встречи, количество участников, место проведения и т. Д. Я проверяю, есть ли посетители, которые просили прийти на встречу. Если да, я также связываюсь с ними, чтобы узнать, удобны ли даты.
После планирования я организую встречу. Я убеждаюсь, что время встречи не противоречит другим назначениям вовлеченных людей. Я выбираю место, где могут разместиться участники встречи. Я сообщаю участникам время встречи и приблизительную продолжительность встречи. Я тоже позабочусь о том, чтобы угощения приготовлены Устраивая закуски, я изучаю диетические требования посетителей, если они есть у кого-нибудь. Важно подавать прохладительные напитки, так как это заставляет посетителей чувствовать себя желанными гостями, а также предотвращает их усталость, особенно если для некоторых это был утомительный долгий день.
Типы встреч
В нашей организации у нас есть разные типы встреч, в зависимости от потребностей и количества участников. У нас есть командные встречи, которые проходят раз в две недели или раз в месяц в зависимости от потребностей. Участниками обычно являются члены моей команды и любые посетители, если они того просили. У нас есть совместные встречи команды, которые представляют собой совместные встречи для ____________________________ (удалено в целях конфиденциальности) команды, присутствующей вместе с любыми посетителями. Иногда мы созываем экстренные собрания, когда есть срочные вопросы для обсуждения. Также возможны индивидуальные встречи при обсуждении конфиденциальных вопросов, а также о работе отдельных лиц. Презентации проводятся, когда в системы вносятся изменения или вводятся новые политики и процедуры, о которых необходимо сообщить в отдел.
При планировании встреч я убеждаюсь, что для встречи есть веская причина и что место встречи легко доступно для всех участников. Я готовлю повестку дня и провожу ее через председателя, чтобы убедиться, что она знает о вопросах, которые будут обсуждаться. Я рассказываю ей, о чем будет встреча, кто будет присутствовать, кто не будет присутствовать, на чем будет присутствовать гость, где будет проходить встреча и как долго она продлится, и получаю одобрение. Важно проинструктировать ее, чтобы она была готова и знала, что подготовить заранее. Я отправляю копию повестки дня всем участникам, а также приглашения на встречи в Outlook. Сообщаю им адрес, по которому будет проходить встреча. Если кто-то отклонит приглашение на встречу, ему придется объяснить причину, получить согласие менеджера и отправить извинения за встречу.Также я проверяю, можно ли провести собрание с людьми, которые не будут присутствовать.
Бронирование и настройка
При бронировании мест или залов для встреч я ищу места или залы, способные вместить всех участников, и в которых есть все необходимое для встречи помещение. Я уточняю с местом проведения или проверяю, является ли место проведения безопасным с точки зрения конструкции, и все ли электрические провода опломбированы и соответствуют ли они процедурам охраны здоровья и безопасности. Если есть участники с ограниченными возможностями, я должен убедиться, что у них есть все необходимое в месте проведения собрания. Я также удостоверяюсь, что место встречи легко доступно и удобно для всех участников. Если место встречи было забронировано заранее, я звоню им, чтобы убедиться, что комната доступна для встречи, чтобы избежать разочарований в последнюю минуту. Любые платежи, которые необходимо произвести за объект, согласовываются с распорядителем бюджета.Бюджет на закуски распределяется между всеми сотрудниками команды.
Перед встречей у меня есть все ресурсы, такие как блокноты, ручки и оборудование, такое как OHP, ноутбук, проекторы, удлинительные кабели, кабели Ethernet и т. Д., Необходимые для встречи. Стулья и столы расположены в соответствии с требованиями. Я распечатываю несколько копий повесток дня, а также протоколы предыдущих встреч, чтобы проверить, все ли действия были выполнены. Если какие-то раздаточные материалы нужно распечатать и распространить, у меня их тоже есть наготове для посетителей. Я настраиваю ноутбуки и проекторы, если они необходимы для встречи. Любые конфиденциальные документы, которые берут на собрание, я храню в безопасности, чтобы они не попали в чужие руки и чтобы их могли просматривать только уполномоченные лица.
Повестка дня
В повестке дня указаны дата, название и место проведения, название встречи, извинения, имена посетителей и список вопросов, которые необходимо обсудить. Если есть конкретные темы, которые будет обсуждать конкретный человек, это тоже упоминается в повестке дня. Повестка дня и протоколы называются документами собрания, и в них есть все детали всех важных вещей, которые обсуждались на собрании.
Во время встречи
Приветствуются все участники встречи и угощаются напитками. Я раздаю повестки дня и любые раздаточные материалы, которые нужно распространять. Если у кого-то есть какие-либо вопросы, я предоставляю им четкую информацию, а когда не осведомлен, я принимаю советы и рекомендации своих коллег или менеджеров.
Во время собраний меня просят поддержать протоколом и настройкой ИТ-оборудования. Я также беру копии повестки дня и предыдущих протоколов.
Я понимаю, что должен быть готов к решению любых проблем, которые могут возникнуть во время встречи. Если возникнут проблемы с ИТ-оборудованием, я постараюсь разобраться в них в рамках моих административных прав. Но если это связано с чем-то из этого, я обращаюсь за помощью в службу поддержки ИТ. Среди участников могут быть проблемы из-за профессиональных и личных проблем. Они решаются путем личного обсуждения, изменения ротации, если необходимо, выполнения процедур рассмотрения жалоб и т. Д.
Записывая протоколы собрания, я записываю все, что важно, потому что это служит ориентиром в будущем и помогает в развитии организации. Я записываю протоколы ясно и кратко. Я очень внимателен, чтобы не пропустить ни одной информации. Я беру с собой шаблон с подробным описанием всех вопросов, которые будут обсуждаться на встрече. В нем будут дата, время, название встречи. Он также содержит подробную информацию о том, что обсуждалось, принятых решениях и действиях, которые необходимо предпринять. Дата следующей встречи, если она будет определена, также будет записана. Когда начинается встреча, если появляются новые участники и посетители, мы представляемся друг другу. Я остаюсь бдительным, когда пишу минуты, и нумерую страницы по мере написания, чтобы потом не запутаться.
После встречи
В конце встречи я собираю все документы, которые нужно забрать обратно. Я отключаю и упаковываю все использованное ИТ-оборудование. Все стулья и столы, которые были переставлены, возвращаются на прежние места, чтобы не мешать следующей встрече. После встречи я просматриваю записи, уточняю их и печатаю точную копию, прежде чем забыть, о чем шла дискуссия. Затем я отправляю готовые протоколы председателю по электронной почте или в распечатанном виде и прошу их просмотреть его, прежде чем он может быть разослан участникам. Стул просматривает их и вносит необходимые изменения. Я исправляю их, делаю чистую копию и отправляю участникам.
После встречи я отслеживаю действия, которые необходимо предпринять. Я звоню или отправляю электронное письмо людям, чтобы убедиться, что действия были выполнены к намеченному времени.
Еще одна важная вещь - это сбор отзывов от участников. Это помогает мне прислушиваться к мнению людей и вносить необходимые улучшения. Я очень спокойно слушаю отзывы и размышляю над ними. Он может быть положительным, нейтральным или отрицательным. Я не позволяю негативным отзывам влиять на меня. Вместо этого я использую его, чтобы улучшить свою производительность и производительность команды. При работе в команде важны не идеи или взгляды человека; важно мнение всей команды. Любая общая обратная связь обсуждается и передается всей команде, чтобы улучшить работу команды.
Все вопросы на собраниях записываются, они обсуждаются на собраниях менеджеров, и они решают, что можно сделать, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.