Подготовка как залог успеха

Pixabay

Подготовка может показаться скучной и отнимающей много времени, когда все, что вам действительно нужно, - это погрузиться в проект и начать чувствовать, что вы чего-то достигли. Особенно в сжатые сроки. Но унция профилактики может смягчить фунт вмешательства. Потратив некоторое время в начале проекта на организацию и составление плана, можно сэкономить массу времени, потраченного впустую, на повторное выполнение работы или на то, чтобы помощники вертели пальцы, потому что вы не знаете, какую работу им поручить дальше. Кроме того, если вы потратите время на соблюдение надлежащих процедур, это поможет предотвратить возникновение проблем, которые тратят время, плохо представляют компанию клиентам и создают ненужный стресс и беспокойство для коллег.

Переход от рабочего к менеджеру

По мере того, как мы поднимаемся по корпоративной лестнице ответственности, мы можем обнаружить, что переходим от роли рабочей пчелы к роли менеджера, даже если в названии должности нет этого слова. Работа рабочей пчелы - выполнять приказы и отмечать вещи из пресловутого списка «Сделать» как можно быстрее. Но когда вы переходите на управленческую роль, глубоко укоренившаяся идея «надо сделать это» может фактически помешать вашей способности управлять.

Менеджерам необходимо сделать шаг в сторону от шума и суеты и научиться тратить время на подготовку, делегирование полномочий и общение. С точки зрения рабочего пчелы, эти вещи кажутся очень неосязаемыми и могут вызвать у вас чувство, будто вы ничего не «сделали». Но игнорирование этих требований к ролям может означать, что те, которыми вы управляете, на самом деле ничего не делают, потому что у вас нет времени сказать им, что нужно делать, или вы не уделили достаточно времени, чтобы убедиться, что они понимают, о чем вы просите для. Для менеджеров также важно учитывать потребности каждого отдельного работника и адаптировать свой стиль общения и обучения к потребностям этого работника, чтобы максимально раскрыть его потенциал.

Знание - сила

Один из лучших способов подготовиться к будущим событиям - задокументировать текущие. Знание - сила. Потратив некоторое время на пошаговое документирование того, что вы только что сделали, чтобы исправить проблему или настроить функцию, означает, что в следующий раз, когда потребуется сделать то же самое, вы можете делегировать эту задачу кому-то другому, потому что все вы нужно указать им на статью, в которой шаг за шагом разъясняется, что им нужно сделать. Если вы потратите час на документирование процесса, который будет повторяться, вы сэкономите два часа через 3 месяца и снова через 6 месяцев, и снова, и снова, и снова, каждый раз, когда вам не нужно снова выяснять процесс, а затем делать это или научите этому кого-нибудь. Не изобретайте колесо заново, задокументируйте изобретение, а затем позвольте кому-то другому сделать его.

Планирование проекта, чтобы оставаться сфокусированным

Глядя на масштаб всего проекта, может быть сложно, даже подавляюще. Когда проект разбивается на мелкие части и конкретные задачи, становится легко сосредоточиться на каждой небольшой задаче и эффективно переходить от одной к другой. Планирование проекта и определение задач и сроков - ключевой шаг к подготовке к предстоящей работе. Этому процессу можно научиться. Вы можете научиться организовывать себя и свою работу, и тем самым вы сможете выполнить больше работы за меньшее время и с меньшим стрессом. Когда вы сталкиваетесь с новым проектом, первое, что нужно определить, - это срок. Затем разбейте проект на ключевые тематические блоки. Это будут ваши вехи. Оцените крайние сроки для каждого этапа, чтобы уложиться в конечный срок. Если вы используете Planner, органайзер в стиле Канбан,эти вехи станут вашими столбцами или ведрами. Затем возьмите каждую веху и разбейте ее дальше на задачи, необходимые для ее достижения. Организуйте эти задачи последовательно, и вуаля, у вас есть план проекта, который поможет вам не сбиться с пути.

Ежедневная и еженедельная подготовка

Возможно, ваша работа не основана на проекте или охватывает несколько проектов. Таким образом, ежедневная и еженедельная подготовка становится ключом к сохранению сосредоточенности и достижению целей. В начале каждого дня не просто переходите к первому полученному письму и начинайте отвечать. Начинайте каждый день с подготовки.

Вести список задач, включая календарь
Просмотрите существующие задачи
Просматривайте все новые сообщения и добавляйте элементы в список задач. Если они связаны с датой, например собрание, добавьте ссылку на эти задачи в календарь.
Расставьте приоритеты для списка задач
Используя календарь и список задач, определите задачи, которые вы ожидаете выполнить к концу дня
Теперь приступим к работе.

Каждый понедельник просматривайте список задач и календарь, чтобы получить представление о том, как будет выглядеть ваша неделя. Выделите все необходимые большие промежутки времени для встреч или больших задач.

Ключевые моменты

Подготовка важна, а не обязательна
Подготовка повышает эффективность, экономит время и деньги
Неспособность быть подготовленным ставит под угрозу удовлетворение потребностей клиентов
Отсутствие подготовки увеличивает стресс, тревогу, прогулы и выгорание сотрудников.
Подготовьтесь, управляя списками задач и документируя процессы.