Управление проектами: мониторинг и управление людьми

Изображение Gerd Altmann с сайта Pixabay

Отслеживание и контроль

Целью реализации или выполнения плана проекта является достижение ожидаемых результатов.

Как руководитель проекта, вы должны решать любую проблему на стадии реализации, как только вы о ней узнаете. Лучший способ подойти к решению проблемы - это ожидать того, что можно сделать, а не задним числом оглядываться на то, что можно было сделать, чтобы помешать этому. Вы должны определить и понять проблему, если хотите найти лучшее решение.

Управление людьми и контроль - две важные части в управлении проектом на стадии реализации. Они взаимосвязаны; проблема в одном из них может создать или привести к проблеме в другом.

Вы управляете выполнением проекта, отслеживая, проверяя и перепланировав. Вы также должны управлять людьми и процедурами.

Мониторинг

Мониторинг означает наблюдение за выполняемыми действиями, чтобы убедиться, что они идут по плану и по графику для достижения общей цели производительности. Цели определяют, что должно быть достигнуто, когда и как это будет сделано.

Вы отслеживаете выполнение плана проекта, используя инструменты для регулярного сбора информации о ходе выполнения.

Вы устанавливаете методы управления переменными желаемым образом. Эти методы называются механизмами мониторинга. Чтобы это произошло, вы должны описать:

• Типа информации, которая требуется.
• Объем и детализация требуемой информации.
• Формальный и неформальный метод получения информации, такой как наблюдение, беседы с профильными экспертами, встречи и отчеты.
• Доставка информации в устной или письменной форме, при личной встрече, по телефону, почте, электронной почте или на виртуальной встрече.

Обзор

Вы измеряете прогресс, сравнивая информацию о прогрессе с планом относительно трех ограничений: качества, графика и стоимости:

• Качество выполненных работ.
• Дата завершения.
• Стоимость работ.

Когда у вас будут хорошие системы мониторинга и вы будете получать регулярную информацию, вы сможете измерять ход проекта по времени, стоимости и качеству работы, которую предстоит выполнить.

Большинство программных пакетов позволяют вам измерять прогресс, запоминая «базовую» информацию, то есть информацию в исходной точке. После ввода новых данных компьютер отобразит их относительно базового плана, чтобы вы могли сравнивать и анализировать прогресс.

Перепланирование - планируйте снова или иначе

Вы должны перепланировать, когда процесс проверки показывает несоответствие между запланированным и фактическим завершением в любое время или когда цели проекта меняются.

Вы исследуете любую проблему на стадии исполнения с человеческой и технической стороны, поскольку они влияют друг на друга. Полезно решать проблему быстро, потому что даже простая проблема может усугубиться и поставить под угрозу успешное завершение всего проекта.

Вы должны избегать принятия высокорискового решения проблемы, если для него не хватает резервной копии на случай, если что-то пойдет не так, поскольку это поставит под угрозу выполнение проекта.

При перепланировке вы измените основную цель проекта только в последнюю очередь. Когда мы меняем основную цель, мы можем столкнуться с чем-то, что называется «ползучестью», что считается опасным.

Объем проекта - это общее понимание заинтересованными сторонами того, что входит в проект и что определяет его успех. Объем - это четко определенные характеристики и функции продукта или работа, необходимая для завершения проекта.

Расширение объема работ подразумевает постоянные или неистовые изменения основной цели в любое время после начала проекта. Это может произойти, если область действия не определена, не задокументирована или не контролируется соответствующим образом.

Вы должны сообщить о любых изменениях в масштабе спонсору проекта, который должен сначала их одобрить.

Процесс мониторинга, анализа и перепланировки должен длиться на протяжении всего проекта.

Перепланирование требуется, когда проект явно не достигает своих целей или если цели изменились. Это ситуация, когда вам нужно использовать сценарии «что, если» (см. Статью 2 из 3 моих Принципов управления проектами) для задач и действий, которые еще предстоит выполнить.

Управление персоналом

Вы, как руководитель проекта, несете ответственность за проект. Вы берете на себя ответственность за повседневное управление проектом, а также за управление своей командой и устранение разногласий.

Если возникает проблема, избегайте соблазна искать козла отпущения, поскольку это может задержать поиск решения. Как правило, когда вы решаете проблему, лучше вести переговоры, чем противостоять.

Вы эффективно руководите командой, когда проясняете роль и обязанности каждого члена команды, уясняете уровни полномочий и ответственности, устанавливаете реалистичные ожидания, обеспечиваете поддержку членов команды и принимаете реалистичные решения.

Вы эффективно мотивируете членов своей команды, когда вовлекаете их в процесс принятия решений, делегируете полномочия без микроменеджмента, устанавливаете реалистичные личные цели для команды и каждого члена команды и вознаграждаете за вклад.

Вы ведете переговоры, выясняя природу конкурирующих требований, зная, что эти требования действительны, обсуждая решения с командой, представляя преимущества и недостатки альтернативных решений, объясняя, почему и как была принята процедура для разрешения ситуации, и понимая безошибочно глобальная цель проекта.

Вы подключаетесь, создавая системы связи и мониторинга, управляя потоком информации внутри команды, обмениваясь информацией с командой, спонсором проекта и всеми заинтересованными сторонами, запрашивая обратную связь по всем коммуникациям и вовлекая команду в принятие решений для повышения их мотивации к владеть своей работой.

Персональный план действий

Управление проектом не обязательно должно быть масштабным. Это не ограничивается крупными проектами, такими как строительство нового вокзала или улучшение существующего.

Вы можете использовать некоторую информацию, представленную в моих трех статьях о принципах управления проектами, для разработки личного плана действий. Вы можете, например, выбрать три области своей жизни, которые, по вашему мнению, выиграют от улучшения.

Запишите свои цели в понятной для вас манере, установите для себя реалистичное расписание и простые, но эффективные процедуры для отслеживания и анализа своего прогресса.

Я хотел бы услышать от вас о личном проекте, которым вы собираетесь заняться, и к которому вы могли бы применить часть информации, представленной в моих трех статьях.

Управление проектом: определение целей

• Управление проектами: определение целей

  Практика управления проектами хорошо известна. Он имеет большой диапазон в различных отраслях. Несколько предприятий и организаций в таких областях, как маркетинг, финансы, разработка продуктов, потребительские услуги и правительство, теперь подали заявки.

Управление проектом: планирование

• Управление проектами: планирование.

  Планирование важно, чтобы найти наилучший образ действий, уточнить, что нужно сделать, проверить, что выходит за рамки нашей области знаний, и знать, как делегировать и устанавливать работы для других.

Как я стал сертифицированным партнером по управлению проектами

• Как я стал сертифицированным специалистом по управлению проектами.

  Отличитесь непрерывным обучением