6 советов по эффективному тайм-менеджменту для сотрудников и владельцев бизнеса

Вы считаете, что вам нужно управлять слишком многими делами одновременно?

Фото Роберта Бай на Unsplash

1. Проанализируйте ситуацию.

Наполнение своего расписания делами и постоянная занятость не обязательно означает, что вы эффективно распоряжаетесь своим временем. Постоянное движение на высокой скорости имеет свои недостатки, среди которых и стресс.

Реальность такова, что мы не можем контролировать или управлять временем как таковым. Мы можем управлять собой. Чтобы увидеть всю картину, необходимо замедлить ход.

Задайте себе вопросы: является ли это наиболее продуктивным использованием моего времени? Есть ли более разумный способ достичь того, что мне нужно сделать сегодня, не тратя на это столько времени?

Сама по себе занятость может быть проблемой. Бывают моменты, когда занятость становится уклончивым подходом - средством избежать других важных проблем в своей жизни.

Следовательно, возвращение к размышлениям вместо того, чтобы постоянно погружаться в дела, может сэкономить время и сделать сами усилия более эффективными и прибыльными.

Очень важно иметь ясное видение

Фото You X Ventures с Unsplash

2. Четко сформулируйте свою роль

Даже на обычном рабочем месте проблемы, связанные с плохим управлением временем, могут привести к ситуации кризисного управления, когда первоначальные роли и обязанности сотрудника затмеваются, и он обнаруживает, что все свое время тратит на то, чего не было в исходном описании должности.

Вот почему так важно сформулировать четкое видение того, что необходимо сделать, и каковы ваши роль и обязанности. Если вы не знаете, куда идете, любая дорога приведет вас туда. У вас должен быть стандарт, который вы можете использовать на постоянной основе в качестве ориентира для вашего прогресса.

Если вы работаете, вам может потребоваться встреча со своим непосредственным руководителем, чтобы четко определить, в чем заключаются ваши приоритеты. Начало этой дискуссии может быть полезным и в других отношениях. Это может помочь реорганизовать ваше расписание, чтобы избежать выгорания и облегчить делегирование дополнительных задач другим членам команды.

Помните, что из-за меняющейся природы делового мира могут измениться приоритеты и обязанности. Это особенно актуально для тех, кто работает не по найму. Организуйте свой тайм-менеджмент так, чтобы он учитывал такие изменения.

Береги свое время

3. Следите за своим расписанием

Время - самый ценный ваш актив. Большинство других вещей в жизни можно заменить, а время - нет. Вы никогда не вернетесь к годам своей жизни, которые уже были израсходованы. То же самое относится к каждой секунде, которая тикает прямо сейчас.

Поэтому не только необходимо, но и совершенно необходимо тщательно беречь свое время. Ведите список действий, и после того, как вы определили свои приоритетные задачи и выделили время на их выполнение, постарайтесь убедиться, что нет никаких помех.

Это включает в себя такие меры, как активация голосовой почты, отключение уведомлений по электронной почте, ограничение входящих вызовов, использование виртуальных встреч вместо живых, требование календарных встреч, использование знаков «Не беспокоить».

Например, если вы запланировали встречу на 15 минут, убедитесь, что все участники соблюдают ограничение по времени и придерживаются обсуждаемой темы. Отдельные меры могут быть приняты для любых посторонних вопросов, которые не могут быть решены в установленные вами сроки.

Помимо вышесказанного, постоянно ищите способы освободить свое время. Это сделает вас более эффективным. Все несколько минут, сэкономленных от каждого занятия, если объединить их вместе в конце дня, могут иметь большое значение.

4. Используйте правило 80/20

Чем крупнее растет бизнес, тем больше ответственности и тем больше необходимость в эффективном управлении временем.

То, что могло начаться как операция с участием одного человека, может быстро стать настолько массовым, с такими невероятными требованиями, что ситуация выйдет из-под контроля, если не будет налажено надлежащее управление.

Типичные обязанности, к которым вам нужно будет подготовиться заранее, включают создание бизнес-стратегий и управление ими, наблюдение за сотрудниками, управление счетами, поиск дополнительных возможностей для бизнеса.

Поэтому важно найти эффективный способ решения всех задач и при этом сохранить жизнь. Как бизнесмен, вы можете быть настолько схваченными работать упорно соблюдение сроков, что вы не в состоянии определить, какие приоритеты и то, что на самом деле красть ваше время, момент за моментом.

Согласно правилу 80/20 80% результатов достигается за счет вложенных 20% времени и усилий. Это правило подчеркивает важность уделять приоритетное время тому, что является наиболее продуктивным. Определите конкретные задачи, которые имеют наибольшее влияние на ваш бизнес, и выделите время для работы над ними каждый день.

Если 80% ваших бизнес-результатов являются результатом 20% затраченных вами времени и усилий, то это тот процент, на котором вам следует сосредоточить большую часть своего внимания.

Многие владельцы бизнеса колеблются, когда дело доходит до аутсорсинга и делегирования задач, потому что они считают, что это только увеличивает их базу затрат.

Но когда бизнес расширяется, и вам пора нанимать людей для работы на вас, обучите их 20% и поручайте им эти задачи. Таким образом, бизнес сможет генерировать достаточно, чтобы покрыть расходы на найм новых работников. Воспроизведение себя таким образом сделает операции более эффективными и прибыльными.

Следите за тем, как вы проводите время

5. Проверяйте себя

Выделите одну неделю, в течение которой вы будете вести подробный учет своих занятий и количества времени, потраченного на каждое действие. Чем подробнее вы будете, тем точнее будет анализ.

Лучший способ подойти к этому - разбить день на 15 или 30-минутные отрезки, а затем записать, что вы делаете в течение этих временных интервалов. Это упражнение поможет вам считать каждую секунду.

Табели учета рабочего времени необходимы не только корпорациям. Они полезны для предприятий на всех уровнях, включая фрилансеров и индивидуальных предпринимателей. Вы можете вести ежедневный компьютерный или бумажный табель.

В качестве альтернативы вы можете просто иметь записную книжку или дневник, которые вы всегда носите с собой, и настраивать напоминания, которые помогут вам продолжать вести надлежащий журнал использования времени.

Как только вы начнете одитировать себя таким образом, вам понадобится дисциплина, чтобы поддерживать его. Цель этого упражнения - получить запись, которую можно будет проанализировать. Ведение постоянного журнала вашей деятельности и потраченного времени поможет вам определить, на что вы тратите время, и избавиться от его трат.

Такая трата времени включает ненужные встречи, выполнение работы, которую должны выполнять другие, прерывание работы по телефону или электронной почте, дублирование задач, низкоприоритетные действия, тушение пожаров, неправильное планирование и дезорганизация.

Вы сможете определить, что является непродуктивным, разрушительным и ненужным в ваш обычный день. Все, что напрямую не способствует или не поддерживает выполнение ваших ролей и обязанностей, является красным флагом.

Этот процесс также позволит вам определить продуктивные виды деятельности, чтобы вы могли определить, действительно ли выделенное на них время уместно. Вы сможете получить четкое представление о том, сколько вкладывается в те 20% деятельности, которые приносят 80% результатов в вашей жизни и бизнесе.

6. Примите поддерживающие меры

План на будущее

Планируйте свой день, неделю и месяц заранее. Ваше планирование должно учитывать краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные цели. Отсутствие структурированного метода управления временем приводит к трудностям, включая несоблюдение сроков, несбалансированность деловых и личных обязательств и давление со стороны других.

Это приводит к ухудшению качества. Это отрицательно сказывается на производительности, и вместо того, чтобы приносить прибыль, деятельность становится обременительной. С другой стороны, заблаговременное планирование и применение правильных принципов тайм-менеджмента делает их привычными. Они начинают естественным образом течь как часть вашей повседневной жизни.

Общаться

Вовлекайте заинтересованные стороны в решения, которые вы принимаете. Общайтесь со своими коллегами, менеджерами, поставщиками, другими командами и клиентами, которые имеют корыстные интересы и на них повлияют внесенные вами изменения.

Поделитесь этой информацией с членами вашей семьи, чтобы они могли поддержать вас и предоставить вам пространство, необходимое для продолжения.

Упорядочивайте свои задачи

Начните с исходящих задач, прежде чем браться за входящие. Сначала разошлите важное сообщение, которое требуется в течение дня. Разобравшись с этим, займитесь входящей почтой.

Выработайте привычку начинать с незавершенных обязанностей, прежде чем работать над новыми. Очистите отставание, прежде чем приступать к новым задачам.

Автоматизируйте там, где это возможно

Максимально автоматизируйте свои повседневные задачи. Например, если ваша работа требует много читать и печатать, вы можете использовать бесплатные приложения для преобразования текста в речь и речи в текст, чтобы сэкономить время.

Отдыхайте достаточно

Не забывайте делать короткие перерывы между задачами. Это предотвратит накопление стресса в вашем уме и теле. Если у вас будет достаточно времени, чтобы отдохнуть и освежиться, вы повысите продуктивность и повысите бдительность.