Оглавление:
- 1. Отправьте материалы заранее
- 2. Ограничьте количество приглашений
- 3. Установите основные правила, но не ворчите
- 4. Разумно меняйте роли
- 5. Начните с положительного
- 6. Избегайте подробного устранения неполадок
- 7. Поместите наименее важные темы в конец.
rawpixel
Конференц-звонки часто не более чем порождают многозадачность и язвительные разговоры в Slack или Gchat. В худшем случае они - пустая трата времени людей и могут истощить моральный дух, если вызов не будет организован. Иногда эти вызовы неизбежны, либо потому, что они необходимы с точки зрения логистики, либо потому, что они требуются вышестоящему руководству, поэтому вот как максимально использовать их.
1. Отправьте материалы заранее
Это помогает заранее отправить повестку дня, чтобы люди могли заранее сообщить все, что им нужно добавить. Это снижает вероятность того, что люди скажут: «О, еще одно!» так же, как все попрощались по телефону.
Если вы собираетесь обратиться к определенному документу или другому визуальному элементу, может быть полезно, чтобы он был доступен для всех во время разговора. Прибегать к некоторым числам, а затем повторять их трижды - пустая трата времени. Даже если рассматриваемый документ должен быть в почтовых ящиках людей, попробуйте повторно отправить его за день до звонка, особенно если он был отправлен несколько недель или месяцев назад.
Вам также следует заранее сообщить людям, будут ли они отвечать за предоставление обновленной информации по определенному проекту. Хотя иногда запросы в последнюю минуту неизбежны, и менеджеры должны быть готовы к такой возможности, но лучше предупредить людей, чем предполагать, что они знают, и вовлекать их в работу.
2. Ограничьте количество приглашений
Есть две группы людей, о которых следует подумать: люди, которым нужно быть на связи, и люди, которым не нужно быть, но которые могут быть полезны. Люди из этой первой категории, вероятно, являются лицами, принимающими решения, и руководителями групп, которые должны предоставлять обновления. Идентифицировать этих людей должно быть довольно легко.
Ко второй категории могут быть отнесены люди, которые могут ответить на любые вопросы по конкретной ситуации или которые мешают им занять руководящие должности и могут извлечь выгоду из разговора. Это не обязательно включает каждого сотрудника или каждый отдел. Помните, что тратить время на конференц-связь может быть пустой тратой человеческих ресурсов, когда менеджеры могут просто сообщить ключевые новости своим командам позже. В случае сомнений проконсультируйтесь с менеджерами и руководителями групп о том, как эффективно использовать свое время.
В зависимости от вашей организации может иметь смысл пригласить всех, но сделать посещение обязательным только для определенных людей. Это позволяет заинтересованным сторонам присоединиться, узнать больше и, надеюсь, что-то внести в конце. Обязательно четко изложите эти разные ожидания - и помните, что чем больше людей будет разговаривать по телефону, тем больше времени на это уйдет!
3. Установите основные правила, но не ворчите
Рекомендации о том, когда задавать вопросы, кто должен участвовать, и не забывать называть свое имя при присоединении или выступлении, следует сообщить, возможно, в том же электронном письме, которое содержит повестку дня. Помните, что в этих правилах часто есть разумные исключения, или новичок может быть не знаком с культурой работы вашей организации. Никто не будет идеальным в том, чтобы не забывать отключать звук своего телефона, поэтому убедитесь, что не настаивают на незначительном фоновом шуме или других мелких нарушениях.
Если что-то действительно мешает звонку, попробуйте задать широкое поле «Могут ли все убедиться, что их телефон отключен, если он шумно?», Даже если вы точно знаете, кто виноват. Предоставление максимально косвенной обратной связи может уберечь сотрудников от благих намерений и не дать им почувствовать себя оскорбленными или нежеланными.
4. Разумно меняйте роли
Назначение людям ролей без учета их желания и навыков, скорее всего, только сделает вашу конференц-связь более утомительной. Попробуйте назначить роли ведения заметок, составления повестки дня и фасилитатора людям, которые действительно заинтересованы в лидерстве. В других случаях вы можете захотеть найти членов команды, которые заинтересованы в теме конкретного звонка. Какой бы ни была причина, обязательно сообщите людям, почему вы просите их взять на себя эту роль, так как это может помочь повысить их уверенность и моральный дух.
Также приятно иметь свежий голос, который время от времени передает звонки. Может быть, кого-то из региональных менеджеров очень любят, и вашей команде будет приятно, если он или она будет вести дела.
Хотя случайная или запланированная ротация ролей может показаться справедливой, это может иметь неприятные последствия. Новичок может в конечном итоге обидеться на вас, если вы возложите на него ответственность за заметки о том, в чем он новичок. Вероятно, также нехорошо возлагать обязанности на кого-то, кто отвечает за действия в чрезвычайных ситуациях и, возможно, придется уйти в середине разговора.
5. Начните с положительного
Хотя вы не хотите переусердствовать и показаться неискренним, приятно осознавать, что была сделана отличная работа или приложены особые усилия. Если определенная группа или человек только что достигли чего-то большого, начните с этого, даже если это не имеет отношения к вызову. Вы также можете поблагодарить кого-то, кто только что вернулся из большой деловой поездки, или, может быть, весь офис, если он уезжает из часового пояса, где еще рано утром. Это может создать положительный тон для вызова, который в противном случае истощает.
Однако не делайте эту часть слишком длинной, иначе это просто пустая трата времени. Также будьте осторожны, чтобы не осыпать одних и тех же людей похвалой при каждом звонке, поскольку это может иметь неприятные последствия и снизить моральный дух других.
6. Избегайте подробного устранения неполадок
Очевидно, что соблюдение темы является целью для конференц-связи, но иногда вы попадаете в сложные ситуации, когда чей-то вопрос относится к теме, но является сложным или очень специфичным для их ситуации. Если это совершенно не применимо к другим участникам звонка, не бойтесь ответить: «Это непростой вопрос, весьма специфичный для офиса. Мы можем обсудить это офлайн?
В некоторых случаях вы также можете попробовать более конкретное обоснование, например: «Я знаю, что у некоторых людей из отдела кадров есть еще одна встреча, на которую нужно попасть через 10 минут; можем ли мы отложить это обсуждение, поскольку оно не касается их? » Важная часть состоит в том, чтобы убедиться, что спрашивающий не считает свой вопрос неуместным или обременительным - просто нужно ответить на него в другое время или в другом месте.
7. Поместите наименее важные темы в конец.
Хотя цель всегда состоит в том, чтобы конференц-связь завершилась вовремя, бывают дни, когда технические проблемы или сложные проблемы могут занять больше времени. Также возможно, что возникнет чрезвычайная ситуация, из-за которой хотя бы один человек откажется от разговора.
Если ваш звонок запланирован более чем на полчаса, высока вероятность, что занятому менеджеру или другому лицу, принимающему решение, придется бежать на другое, более срочное совещание, запланированное или нет. Попытайтесь поставить любые чувствительные ко времени элементы, которые требуют их ввода, раньше во время разговора. Хотя впоследствии может быть возможно вернуть отсутствующего менеджера обратно в цикл, это потребует времени и внимания из вашего рабочего дня или кого-то еще.