Взаимодействие с клиентами в письменной или электронной форме - часть 2

Введение:

Для общения в письменной и электронной форме часто требуется оборудование. Для успешного общения кандидат должен знать, как эффективно использовать задействованное оборудование. Когда есть прогнозируемая задержка в ответе на сообщения, клиент должен быть в курсе ситуации и прогресса.

Электронное и письменное общение может быть опасным, если документы не попадут в руки нужного человека. Необходимо позаботиться о том, чтобы обеспечить безопасную доставку вышеуказанных средств связи.

Это блок уровня 3 с кредитным значением 6. Этот блок был разделен на две части для простоты понимания и для того, чтобы не втискивать слишком много информации в один центр.

Чтобы прочитать первую часть этого раздела, перейдите по ссылке ниже:

Взаимодействие с клиентами в письменной или электронной форме - Часть 1

123rf.com

4.6. Объясните, как пользоваться оборудованием, используемым для создания и отправки письменных или электронных сообщений.

Письменная и электронная связь может осуществляться по-разному, и для разных видов связи используется разное оборудование. Чтобы отправлять и получать эти сообщения эффективно, необходимо знать, как управлять этим оборудованием.

Для письменного общения необходимо иметь навыки письма, а также использовать правильную ручку, бумагу и карандаши, подходящие для этого общения. Если сообщение будет распечатано и отправлено, нужно знать, как пользоваться принтером. В электронном общении мы используем компьютер или факс. Таким образом, человек, который общается, должен знать, как управлять компьютером или ноутбуком и факсом. Отправленные по факсу материалы могут быть написаны от руки или напечатаны, и от человека может потребоваться умение работать с факсимильным аппаратом, компьютером и принтером.

Для оформления документов нам потребуется

• Компьютер с клавиатурой, мышью и монитором или ноутбук или ручка и бумага
• Принтер

Для отправки документов нам потребуется

• Факс
• Компьютер с клавиатурой, мышью и монитором или ноутбук
• Конверты и марки

Работа с компьютером:

• Нужен компьютер или процессор с клавиатурой, монитором, мышью и подключенным принтером.
• На компьютере должна быть установлена ​​операционная система, которой в нашей организации является Windows XP.
• Перед включением компьютера необходимо убедиться, что шнуры питания надежно закреплены на задней панели ЦП, видеокабели в мониторе и шнуры к розетке питания, а также что мышь и клавиатура подключены соответствующим образом. порты.
• После этой проверки в ЦП включается кнопка питания.
• Машина запросит имя пользователя и пароль для входа в систему. Это будет отличаться для каждой организации в зависимости от того, как установлены компьютеры u.
• Могут быть дополнительные входы в систему для конкретных систем или программного обеспечения компании для использования ресурсов и программного обеспечения, доступа к жестким дискам и т. Д.
• Следует уметь использовать программное обеспечение для обработки текстов, приложения Microsoft и другие приложения, которые организация использует для создания документов.

После подготовки документа необходимо знать, как прикрепить его к электронной почте и отправить их с помощью служб электронной почты, предоставляемых организацией, например Microsoft Outlook, или распечатать, если его необходимо отправить по почте, в зависимости от метода, который будет использоваться для отправить сообщение.

Иногда может потребоваться отправить документ в зашифрованном виде на флэш-накопителях, компакт-дисках или DVD-дисках. В таких ситуациях нужно знать, как копировать файлы на флэш-накопитель и зашифровать их, а при записи на компакт-диски или DVD нужно знать, как использовать программное обеспечение для записи или записи.

wikihow.com

Управление факсимильным аппаратом:

Факсы в основном используются, когда нет возможности отправлять документы по электронной почте, или когда организации считают, что электронная почта небезопасна для этого конкретного типа документа, или документы могут быть доставлены по почте через несколько дней. Чтобы отправлять документы по факсу, нужно знать, как работать с факсимильным аппаратом. Для работы факсимильного аппарата вам потребуется номер факса, номер факса получателя, картридж, лента или тонер в зависимости от модели факсимильного аппарата, необходимые документы, которые необходимо отправить вместе с титульным листом, и чистые белые документы при получении. факс.

Вам необходимо установить и настроить факсимильный аппарат, прежде чем его можно будет использовать. Сначала необходимо подключить питание и телефонную линию, а также включить питание. Телефонная линия должна подключаться к правой розетке в соответствии с инструкцией по эксплуатации. Убедитесь, что есть гудок. В большинстве организаций есть выделенный номер телефона для линии факса, поэтому факсимильный аппарат может быть настроен на автоматический ответ. Убедитесь, что тонер / картридж / лента загружены и что в лотке для бумаги всегда есть необходимое количество бумаги для приема факсов.

Для записи рекомендуется настроить страницу подтверждения для факса, которая сообщит вам, была ли отправка успешной или были ли какие-либо ошибки. Это помогает при отправке конфиденциальных и важных или юридических документов. Но если вы используете факс только для простых дел, вы можете отключить эту функцию для экономии бумаги.

Еще одна полезная настройка - параметр заголовка, который будет включать строку в верхней части документа, чтобы указать, откуда пришел факс, а также дату, время и номер факса. Это будет очень полезно для идентификации данных отправителя, а также для связи с отправителем по факсу, если это необходимо.

При отправке факса убедитесь, что питание включено, и всегда отправляйте сопроводительную бумагу для факса с указанием деталей отправленных документов, кто их отправляет и с какой целью они отправляются. Это сделает все очень простым и понятным. Поместите документы в правильный лоток в правильном положении и наберите номер, на который хотите отправить факс. Нажмите кнопку отправки и дождитесь, пока все бумаги будут отсканированы и факс не будет отправлен. По завершении процесса факсимильный аппарат распечатает подтверждающий отчет в зависимости от настроек.

Если аппарат правильно настроен, лоток для бумаги загружен и картридж или тонер готовы, получение факса - очень простой процесс. Если факсимильный аппарат настроен на автоматический прием факсов, когда линия факса зазвонит, аппарат автоматически получит факс и распечатает его. Настройка автоматического ответа для факса очень полезна, так что вы не пропустите важные документы, которые приходят в любое время дня.

Работа с принтером:

Чтобы отправить печатный документ по почте или по факсу, вам необходимо сначала распечатать их. Для печати документов вам понадобится принтер, подключенный к вашему компьютеру или к сети, к которой он подключен. Очень похоже на факсимильный аппарат, вам нужно убедиться, что принтер подключен и питание включено. В зависимости от типа принтера, будь то струйный или лазерный, принтеры будут иметь картридж с чернилами или картридж с тонером. Убедитесь, что в отсек для картриджа залиты чернила или тонер. В зависимости от типа принтера у вас могут быть разные лотки для разных типов бумаги и разных размеров бумаги. Убедитесь, что лотки для бумаги загружены. Выполните некоторые начальные настройки на принтере для качества печати, двусторонней печати и т. Д.

Чтобы распечатать документ, используйте меню файла в документе, который вы создали, и выберите опцию печати. В появившемся окне будут кнопки параметров или свойств для настройки параметров печати. При необходимости цветную печать можно сделать на цветном принтере. Для экономии бумаги можно выполнять двустороннюю печать.

Хотя все это оборудование используется каждый день в офисе, не забывайте каждый день выключать компьютеры и принтеры, чтобы сэкономить энергию. Это также помогает продлить срок службы оборудования.

4.7. Объясните важность информирования вашего клиента, если есть вероятность задержки ответа на сообщение.

Забота о клиентах - очень важный элемент в каждой организации. Контакты и отношения с клиентами очень важны и должны поддерживаться постоянно для бесперебойной работы организации. Информирование клиентов - очень важная задача и часть обслуживания клиентов. Это поможет избежать множества проблем, недоразумений и разочарований и в большинстве случаев поможет укрепить отношения с клиентами. Клиенты будут рады услышать о проблеме от компании или организации, а не выяснять ее сами. Так что проактивный подход намного лучше, чем реактивный.

Например (с точки зрения моей работы), если вы знаете, что возникла проблема и есть список ожидания по полученным рефералам, вы можете позвонить клиентам, чтобы сообщить им о задержке и причине, по которой она произошла, и также дайте им срок, в течение которого проблема будет решена. Вы также можете отправить письмо с указанием причин задержки и того, когда по ней будут приняты меры. Если этого не сделать, клиенты перезвонят снова, а когда получат отрицательный ответ, расстроятся или будут искать другие организации или компании.

Обмен информацией с клиентами о задержках в предоставлении услуг или любых задержках в ответах на сообщения или услуги скажет клиентам, что компания позаботилась о них. Это также помешает клиентам звонить в службу поддержки и беспокоиться или расстраиваться. Это поможет укрепить отношения с клиентами. Всегда ставьте себя на место покупателя и думайте о том, чего вы ожидали. То же самое и больше должно быть предоставлено клиентам.

Когда вы получаете запрос от клиента, клиент ожидает, чтобы увидеть, будет ли его запрос выполнен. Они могут даже задаться вопросом, дошел ли их запрос до вас. Поэтому в качестве начального шага хорошо подтвердить получение и проинформировать клиента о том, что вы получили запрос и будете обрабатывать его или работать над ним. Если это запрос, на решение которого потребуется некоторое время, информируйте клиента о ходе выполнения. Это поможет клиенту оставаться спокойным, зная, что работа ведется и о нем заботятся.

Когда проблема будет решена, убедитесь, что вы позвонили клиенту и проинформировали его, а не ждите, пока клиент позвонит вам для получения информации. Это поможет клиенту оставаться спокойным и продуктивным, иначе, по мнению заказчика, проблемы все еще остаются нерешенными.

Информирование клиентов повышает их удовлетворенность. Хорошие это новости или плохие, их нужно проинформировать, чтобы они знали, что их помнят, а не игнорируют.

viseven.com

4.8. Объясните риски, связанные с конфиденциальностью письменных или электронных сообщений.

Не все формы связи полностью безопасны. Во всех формах общения есть лазейки и недостатки.

Риски, связанные с конфиденциальностью письменного общения:

Любая форма письменного сообщения будет сохранена на бумажном носителе или отправлена ​​по почте. Сообщение может содержать конфиденциальную информацию, которую неуполномоченным лицам запрещено читать или изучать.

Риски, связанные с конфиденциальностью электронного сообщения:

Электронные формы связи включают телефоны, мобильные телефоны, факсы и электронную почту.

• Телефоны. Связь по стационарному телефону не является полностью безопасной, поскольку бывают случаи, когда телефонные линии прослушиваются. В рамках процесса и процедур телефонные компании могут отслеживать телефонные звонки, что снова делает это серьезной проблемой с точки зрения конфиденциальности. Также есть линии, которые могут иметь несколько расширений, где разговор одного человека может быть услышан другими людьми, что нарушает конфиденциальность.

• Мобильные телефоны: при мобильной телефонной связи используются радиоволны, которые можно легко перехватить. Любые сообщения, полученные на мобильные телефоны, если телефон не заблокирован паролем, могут быть просмотрены кем угодно, если они попали в руки не тех людей. Также в смартфонах есть более простые варианты настройки электронной почты и других функций. Если эти функции смартфона не защищены паролем, они могут вызвать серьезные проблемы с конфиденциальностью, если они отправят информацию в руки людей, не имеющих доступа к этой информации.

• Факсы: Хотя факсимильные аппараты - это безопасный способ отправки и получения информации, при отправке информации по факсу нужно быть очень осторожным. Если вы введете неправильный номер при отправке факса, даже если одна цифра неверна, конфиденциальные данные могут попасть в руки не тех людей, даже противоположной стороне по юридическому делу. Поэтому нужно дважды проверить номер, на который они отправляют факс, прежде чем нажимать кнопку отправки или передачи. Также возможен несанкционированный доступ к факсимильным аппаратам на стороне получателя. Поэтому всегда полезно уточнить у получателя, пришло ли время отправлять факс и получил ли получатель документы в руки. Даже в вашем собственном офисе факсимильные аппараты должны храниться там, где к ним имеет доступ только уполномоченный персонал, поскольку в противном случае полученные конфиденциальные документы могут быть получены не теми людьми.

• Электронная почта: как и при передаче факсов, при общении по электронной почте нужно быть очень осторожным. Необходимо убедиться, что адрес электронной почты введен правильно, и дважды проверить его правильность, иначе электронные письма могут попасть в почтовый ящик не того получателя. Есть и другие угрозы, связанные с общением по электронной почте. Электронные письма и вложения к ним могут читать и видеть системные администраторы и хакеры. Поэтому при отправке конфиденциальной и конфиденциальной информации вам следует избегать использования общедоступных сетей и использовать зашифрованные методы.

В общем, всегда полезно уведомлять клиентов или любых получателей сообщений о том, что письменное и электронное общение сопряжено с риском и что личные встречи являются лучшим методом.

Наша организация приняла меры для обеспечения безопасности данных при использовании компьютерных технологий.

Электронная почта

Чтобы прочитать первую часть этого раздела, перейдите по ссылке ниже:

Взаимодействие с клиентом в письменной или электронной форме - Часть 1

Я надеюсь, что информация в этом хабе оказалась для вас полезной. Это только для справки. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите поделиться своим опытом, сделайте это в разделе комментариев ниже.

Всего наилучшего!