Пять элементов эффективной повестки дня

Откройте для себя 5 основных аспектов эффективной повестки дня.

Canva

Пять основных элементов эффективной повестки дня

Если бы я сказал вам, что есть одна простая вещь, которую вы могли бы сделать, чтобы увеличить посещаемость и участие на ваших собраниях, вы бы перепрыгнули через это, верно? Что ж, будьте готовы к прыжку, потому что есть одна вещь, которую вы можете немедленно реализовать, которая сделает ваши собрания более эффективными и продуктивными: составьте повестку дня с этими пятью важными элементами, и ваша продуктивность встречи значительно возрастет.

Создание и распространение повестки дня

Как и большинство из вас, я завален бумагами и иногда чувствую, что мне нужно объявить войну на белой бумаге и распечатать любой другой цвет, чтобы я мог найти то, что ищу, когда я это ищу. При этом повестка дня - не место для экономии. Мы можем перевести большую часть нашей продукции в электронный формат и электронные книги, но когда дело доходит до повестки дня, создание и распространение бумажных копий на собраниях настолько критично, что я всегда делаю дополнительные копии для распространения при личной встрече и повторной встрече. -отправьте копию только повестки дня при встрече онлайн.

Думайте о повестке дня как о дорожной карте, которую вы использовали бы при планировании поездки - компоненты те же, и вам необходимо знать следующую информацию:

Кто идет с вами, когда и во сколько вы уезжаете и откуда?
Почему ты уходишь?
Куда вы собираетесь, какие ориентиры или вехи вы будете использовать для измерения прогресса?
Сколько времени у вас есть, чтобы добраться?
Что произойдет, если вы попадете в выбоину и окажетесь на ней?

Каждый из этих вопросов относится к важному элементу при создании эффективной повестки дня. Посмотрим на каждый элемент.

Существенный элемент 1: заголовок повестки дня

Основное назначение заголовка - быстро определить:

Субъект, организация или комитет, созывающий собрание.
Название созывающего органа; это Правление, Консультативная группа, Комитет
На какие дату и время запланировано начало и конец встречи
Место встречи

Хотя можно легко предположить, что если люди появятся на собрании, они должны знать место и время, однако эта информация заголовка начинает служить основой для следующих нескольких элементов, а также создает организационный архив, чтобы провозгласить, что Встреча действительно произошла в подходящую дату, время и место - это сняло бремя с всех участников, которые должны были помнить или пытаться вспомнить, когда именно они решили что-то сделать, когда их спросили.

Пример заголовка может выглядеть так:

Местная ассоциация по уходу за детьми

Ежемесячное собрание Совета директоров

15 апреля 2014 г. 1:00 - 2:00

Публичная библиотека

Я предпочитаю центрировать заголовки повестки дня, но выравнивание по левому краю (где все слова выровнены по левому краю) тоже работает. Какой бы вариант вы ни выбрали, используйте один и тот же формат для каждой встречи этого типа. Последовательность начинается с повестки дня.

Участники вашей встречи оценят всю важную информацию о встрече, собранную в одном месте, в их повестке дня, поэтому им не придется искать салфетку или лист бумаги, на которых они сделали заметку о следующей встрече. Заголовок также передает определенный уровень достоверности, он инклюзивный, информативный и официальный и начинает закладывать фундамент того, что к этой встрече будут относиться серьезно и не будет пустой тратой времени.

Меня часто спрашивают, кто должен составить повестку дня и разослать ее, и этот ответ - это совершенно другая статья, но краткий ответ заключается в том, что человек, ответственный за созыв собрания, должен взять на себя инициативу собрать воедино пять элементов, обсуждаемых в этой статье. статья. Кто-то другой может быть уже делегирован или назначен для того, чтобы напечатать или разослать документ, но содержание повестки дня должно находиться в руках человека, ответственного за организацию собрания.

Существенный элемент 2: цель собрания

Цель встречи - ответить на вопросы: «Почему мы встречаемся? Чего мы надеемся достичь? »

В самом начале повестки дня укажите цель созыва этого собрания. Отвечая на вопрос «зачем мы встречаемся? Чего мы надеемся достичь? » в начале повестки дня помогает сосредоточить внимание группы, особенно если что-то начинает выходить из-под контроля. Если встреча - это регулярная ежемесячная встреча, напишите это в повестке дня, если вы собираетесь обсудить событие, проблему или тему - перечислите эти особенности. И, наконец, если у вашей организации есть заявление о миссии, не забудьте указать это заявление в этом месте в повестке дня, чтобы вы не теряли сосредоточенности.

Запись цели встречи в повестку дня дает фасилитатору и всем участникам возможность переориентировать разговор, который отвлекся на другую тему. Это отличная привычка читать цель собрания и заявление о миссии до того, как собрание начнется, как подтверждение того, что вы серьезно относитесь к тому, чего вы планируете достичь, и что план существует. Участники не будут бездумно обсуждать или сплетничать, или делиться несвязанными историями, если у них есть чувство цели или если что-то движется в этом направлении, это простая задача - переориентировать разговор вокруг поставленной цели.

С точки зрения организации архива, перечисление цели собрания создает процесс письменной документации, позволяющий оглянуться назад на то, над чем вы работали, и когда это действительно полезно при планировании аналогичного мероприятия или попытке вспомнить, когда вы что-то сделали. Указание цели встречи также поможет вам оценить свои достижения и продвигаться вперед на встрече.

Примерное заявление о целях повестки дня собрания:

Цель: встретиться для планирования тренинга по лидерству

Написать цель встречи так же просто, как ответить на вопрос: «Почему мы встречаемся?» Если на этот вопрос нет ответа или дан ответ «Я не знаю», не планируйте встречу или отменяйте ее, если это повторяющаяся встреча. Время слишком ценно, чтобы встречаться ради встреч.

Существенный элемент 3: основная часть повестки дня (план работы собрания)

Это суть встречи, то, что необходимо сделать во время встречи, сначала перечислить наиболее важные по времени, а затем самые спорные или трудоемкие, а затем менее чувствительные и малоэффективные вопросы и завершить работу с бумагой. парковка.

В следующем элементе (№4) я собираюсь поговорить о том, сколько времени нужно посвятить каждой из этих областей, поэтому не паникуйте, когда вы видите трудоемкие вопросы в верхней части повестки дня - нет оправдания, чтобы не справиться с напряженной повесткой дня за один час. Мало того, что один час - это количество времени, которое люди обычно могут пожертвовать или потратить на одну группу, но и наше внимание может справиться только с этим. Эффективные встречи с высокопроизводительными результатами за один час не только возможны, но и являются нормой за один час, если задействовать все эти элементы.

Самая большая ответственность фасилитатора в проведении эффективной и результативной встречи с использованием этих элементов состоит в том, чтобы собрать содержание для повестки дня встречи и затем расставить приоритеты для различных частей. Это можно сделать разными способами, я предпочитаю разослать объявление о собрании не более чем за 2 недели до собрания всем, кто несет ответственность за участие, и попросить их высказать свое мнение по всему, что они хотели бы обсудить. цели или имели какую-либо информацию с прошлых встреч, о которой они хотели бы сообщить группе новую информацию.

Полезный совет - объявление о собрании включает всю информацию из Essential Elements # 1 и # 2, заголовок и цель.

Если вам известны темы, по которым будет представлен отчет, или у вас есть стандартные отчеты, которые требуются или желательны для вашей группы, добавьте каждый из этих пунктов в повестку дня, а также любые вопросы с последнего собрания, которые остались нерешенными. Я использую бумажную стоянку для подобных проблем.

Полезный совет для проведения успешных встреч - вам не нужно решать все проблемы в повестке дня, просто начните обсуждение и, когда вы находитесь в нескольких минутах от отведенного времени, предложите вернуться к тем вопросам, которые остаются нерешенными или спорными на следующей встрече, и люди проводят исследования или думают о стратегиях и вариантах решения проблемы. Это сработает только в том случае, если вы намеренно разместите проблему на парковке, а затем сделаете ее приоритетной на следующей встрече и действительно вернетесь к теме. Даже если тема еще спорная или время, когда вы встречаете снова, это должно быть пересмотрено, если вы говорите, что будет вновь, даже если его поместить его обратно на стоянку, или запланировать встречу, которая посвящена решение одной темы или проблемы.

Теперь давайте соберем основную часть повестки дня (план работы собрания):

Если от группы требуется следовать Правилам порядка Робертса или другим организационным принципам, каждый из этих компонентов должен быть включен в повестку дня. Примеры этих вопросов могут включать: Призыв к порядку, Поименное объявление, Утверждение повестки дня, Чтение протокола предыдущего собрания, Утверждение протокола предыдущего собрания, Отчет президента, Отчеты персонала, Новые дела, Старые дела, Дата следующего собрания, Перенос.

В основной части вашей повестки дня могут быть и другие обязательные элементы, поэтому обязательно подтвердите все правила, относящиеся к вашей конкретной группе, прежде чем вносить какие-либо существенные изменения, однако я собираюсь включить большинство этих элементов, только в немного другом порядке. и добавляем несколько элементов. Идеальный орган повестки дня для меня включает следующие пункты в таком порядке:

Звоните для заказа (2 минуты)
- Созыв собрания по порядку, в назначенное время и ознакомление с целью собрания
Приветствие и знакомство (5 минут)
- Каждый указывает свое имя, роль на встрече и что-то еще, относящееся к их обязанностям перед организацией или в рамках встречи.
Уборка (5 минут)
- Ознакомьтесь с форматом и правилами работы встречи.
- Подтвердите дату и время следующей встречи, прежде чем переходить к сути встречи.
Обзор повестки дня (2 минуты)
- Спросите, есть ли у кого что добавить
Утверждение протокола предыдущего собрания (3 минуты)
- Подтвердите, что протокол собрания был распространен, рассмотрен, и попросите внести изменения или исправления.
- Утвердить, если это необходимо или продиктовано правлением, за которое вы несете ответственность
Отчет Президента (5 минут)
- Используйте это время, чтобы все сконцентрировались и сосредоточились на текущей задаче, и таким образом могли бы поделиться тем, что у нас много работы или что-то конкретное, над чем нужно действовать, приветствовать новых членов в комитет и т. Д. Если фасилитатору потребуется несколько минут, чтобы задать тон, тем более гладко пройдет встреча - этот раздел займет всего несколько минут.
Отчет персонала (5 минут)
- Это та область, в которой я вижу, что многие собрания идут наперекосяк: если есть сотрудники, которым необходимо отчитываться перед группой, работайте с этим персоналом, чтобы сообщать только ту информацию, которая имеет решающее значение для решения текущих задач во время этого собрания.
- Все отчеты персонала, в которых рассматривается деятельность организации, должны быть написаны и распространены до собрания.
- Эффективный отчет сотрудников не должен превышать 5 минут. Если они сообщают о проблеме или теме, обсуждаемой во время встречи, они должны сообщить эту информацию в течение этого времени (новый или старый бизнес).
- Если у вас нет персонала, то это не проблема, однако то же самое происходит, когда комитеты отчитываются, и поэтому я обращусь к соответствующему отчету комитета дальше.
Отчеты Постоянного комитета, например, по финансам, кадрам и т. Д. (2 отчета по 5 минут - 10)
- Отчеты Постоянного комитета могут быть проклятием для эффективного существования собрания, поэтому помните об этих стратегиях при включении отчета постоянного комитета в повестку дня:
- Большинство отчетов постоянных комитетов могут быть представлены в письменной форме и, в идеале, заблаговременно, если отчеты не могут быть распространены ранее даты собрания, тогда они должны быть сопоставлены и в пакете со всеми другими вещами, которые будут распространены во время этого собрания. встреча.
- При обращении к отчету лицо, отчитывающееся за отчет, должно выделять только те вопросы, по которым группе необходимо действовать на этом собрании, а при составлении устного отчета следует сообщать только те вопросы, по которым группа будет действовать (решение о) во время этой встречи.
- Если у комитета есть новая информация, чтобы сообщить о чем-то новом для группы - ее следует включить в «Новый бизнес», однако на нее можно ссылаться в отчете комитета, например, «мы будем рекомендовать новый способ оплаты во время нового дела». но это объем отчетности - если люди хотят знать больше, они должны войти в этот комитет.
- Большинству постоянных комитетов следует отвести 5 минут на отчет, и если нет отчета, кроме письменного (в частности, если у них нет ничего нового, чтобы сообщить о том, что вашей группе необходимо действовать), это нормально.
- Для эффективных и продуктивных встреч развлекайте только те дела, в отношении которых группа должна действовать или принимать решение. Обновления и информационная справка могут быть представлены в письменной форме заранее или распространены на собрании для рассмотрения до следующего собрания.
Старый бизнес (со стоянки на предыдущих встречах) (2 действия по 5 минут - 10)
- Ограниченное по времени обсуждение, отчетность и действия по делам, которые не были решены на предыдущих встречах.
- Убедитесь, что вы, как координатор встречи, знаете все, что будет рассмотрено в это время, и будет ли это информация или действие (необходимо голосование или решение).
- Будьте готовы вернуть проблему на стоянку, если по прошествии отведенного времени станет очевидно, что группа еще не готова к действиям.
- Как правило, если проблема была вынесена на стоянку более чем на 4 встречи, и / или вокруг проблемы возникли значительные эмоции или энергия, или она значительно сложна - я назначаю встречу, чтобы начать работу над этим. вопрос. Если сообщество отвечает на срочный вопрос, который имеет некоторые из ранее упомянутых компонентов, то будет полезно провести специальное собрание.
- На каждый пункт повестки дня по новому делу следует отвести не более 10 минут.
Новый бизнес (2 действия по 5 минут - 10 минут)
- Новый бизнес - это любой вопрос или проблема, возникающая из-за комитета, персонала или группы, которая требует действий или решения собранной группы.
- Самый эффективный метод ведения нового бизнеса - это сортировка вопросов, которые будут решены наиболее сложными и трудоемкими в первую очередь, и ограничение времени внедрения.
- Смысл нового бизнеса состоит в том, чтобы представить тему, выяснить, какая информация или ресурсы потребуются для продвижения вперед, а затем предоставить необходимую информацию до следующей встречи, на которой вопрос теперь будет отображаться как Старый бизнес.
- Я стараюсь уделять максимум 10 минут новому делу, если только группа, поднимающая вопрос, не желает заранее подготовить группу, чтобы все пришли на собрание готовыми действовать.
Парковка (3 минуты)
- В этой области повестки дня рассматриваются вопросы, требующие дальнейшего рассмотрения, ресурсов или информации, пока они не появятся на следующем собрании как старые дела.
- Именно этот пункт повестки дня делает критически важным, чтобы у всех был письменный экземпляр, они могли заполнить пробелы в зоне стоянки и использовать его, чтобы делать заметки о том, что им нужно для принятия решения по конкретной теме или проблеме.
- В этом временном интервале вы будете договариваться, где, когда и как приступить к каждому пункту)

Это компоненты эффективного рабочего плана встречи, также известного как повестка дня. Важная особенность того, что у каждого есть собственная письменная копия, заключается в том, что они могут отслеживать, как далеко в пути находятся все участники поездки. Каждый пункт повестки дня может быть отмечен, поскольку он завершен, а веха просто тикает. Кстати о тикании…

Часы, таймеры, колокольчики и говорящие трости помогают фасилитатору гарантировать, что встреча будет протекать, начаться и закончиться вовремя.

Кэти Штутцман

Важный элемент 4: назначьте время, соблюдайте время и задайте вопрос

Распределение и соблюдение времени, включая своевременное начало и окончание, - это простой вопрос уважения. Своевременные встречи демонстрируют, что время участников ценно. Выделите максимальное количество времени для каждого пункта повестки дня и придерживайтесь его. Хотя некоторые люди могут чувствовать себя некомфортно, «задавая вопрос», это один из наиболее важных элементов продуктивной встречи.

Поскольку это так важно, мне нравится получать от этого удовольствие и иметь всемирную репутацию благодаря своим своевременным встречам, вы можете прочитать, что я уважаю людей, с которыми встречаюсь. Вот несколько забавных способов провести встречу вовремя:

Используйте таймер и устанавливайте его в начале каждого отчета,
Начинайте и заканчивайте вовремя, несмотря ни на что. Если не все присутствуют, не пытайтесь вспомнить все, что они пропустили, это их ответственность. Поскольку приближается время проведения собрания, а еще многое предстоит сделать, опросите группу, чтобы узнать, есть ли что-то, требующее действий перед завершением, и переместите это в начало обсуждения - все остальное можно заполните форму письменного отчета или дождитесь следующей встречи.
У меня есть очень большой колокольчик, который я приношу и кладу у главного стола - я, как известно, звонил в него, чтобы двигаться дальше или собирать группы, которые разделились на меньшие группы для дальнейшего обсуждения, и время от времени я сталкиваюсь с кем-то кто просто не желает замолчать и вежливо позвонит ему, чтобы снова созвать группу.
Делайте отчеты и задания для чтения заранее, чтобы время не использовалось для чтения и подготовки собрания.
Договоритесь с другими людьми, которые должны сообщить о времени, которое им нужно, если кто-то другой укажет, что им нужно больше времени.
Если есть одна проблема, для которой действительно нужно намного больше времени, назначьте отдельную встречу, чтобы вникнуть в более сложные вопросы и сообщить об этом более поздней группе.
Используйте говорящие палки или микрофоны, чтобы дать каждому возможность высказаться.

Создание репутации того, кто вовремя начинает и заканчивается, а также контролирует время, запланированное для перехода к делу, гарантирует, что люди будут присутствовать и участвовать в собраниях, которые вы проводите. Это один из самых простых способов сказать: «Я уважаю вас, ваше время и ваш вклад в это собрание».

Важный элемент 5: реагирование на возникающие срочные и критические вопросы

Во время встречи неизбежно возникнет критическая чрезвычайная ситуация, и планирование ее в повестке дня чрезвычайно важно для достижения эффективной и продуктивной встречи. Или кто-то, кто является «экспертом», хочет засвидетельствовать свои знания, или сделать страстный призыв о чем-то не по теме или со временем. Гибкий фасилитатор будет использовать парковку, чтобы «припарковать» спорный, эмоциональный или сложный вопрос. Все программы, которые я создаю, включают функцию парковки.

Независимо от серьезности проблемы, все может быть припарковано, даже если это временно, до окончания собрания или до организации нового специального собрания. Тот факт, что есть место для хранения сложных вопросов, дает любому участнику возможность определить, что тема или проблема со временем будут обсуждаться и потребуют дальнейшего внимания на другом собрании.

Верность парковки будет настолько хороша, насколько хорошо внимание будет уделено устранению этих проблем со стоянки на другое, более подходящее или своевременное совещание, поэтому, чтобы убедиться, что это эффективный инструмент, его нужно использовать, его нужно используется правильно, и его нужно использовать постоянно - тогда это будет эффективная стратегия для продуктивных встреч.

Если вы проводите встречи или участвуете в них, эти 5 основных элементов для составления отличной дорожной карты помогут вам добраться до конечного пункта назначения; встреча, на которой каждый чувствует себя ценным, услышанным и заинтересованным. Это возможно, сначала составив повестку дня, но также распространив ее и затем следуя перечисленным здесь элементам; результаты будут быстрыми, и вскоре вы увидите рост посещаемости и участия. Если вы внезапно окажетесь посреди «специальной» встречи, остановите группу и быстро составьте повестку дня, чтобы она не превратилась в праздник сплетен, если, конечно, это не сеанс мозгового штурма; и это другая статья.

Как всегда, я с нетерпением жду ваших отзывов о стратегиях, которые вы сочли полезными и значимыми для установления связей между людьми.

Хорошая повестка дня поможет вам, как дорожная карта, к успеху, повышению производительности и эффективности.