Nvq level 3: использование дневниковых систем (назначение, типы и др.)

Изучите использование дневниковых систем в бизнес-администрировании, включая типы доступных дневников, информацию, которая должна быть включена, и способы безопасного хранения записей.

Фото Виктора Талашука на Unsplash

Введение в этот блок

Это необязательный юнит Группы B на Уровне 2 с 3 кредитами. По завершении этого раздела кандидат будет хорошо знать назначение дневниковых систем, как их использовать и зачем их использовать. Они будут знать, какая информация требуется для ведения дневника и почему, и они будут знать, как четко и точно делать дневниковые записи и почему.

Кандидаты будут знать цель изменений и то, как расставить приоритеты и сообщить о них, а также будут понимать необходимость сообщать о них. Кандидаты также будут знать, как сообщать и решать любые проблемы в дневниковых записях и как их надежно хранить, поскольку они могут содержать конфиденциальную информацию. Также рассматривается совместное использование дневников, включая уровни обмена, какие права каждый человек имеет в отношении дневника и как держать конфиденциальные и личные встречи вдали от всех пользователей.

Я также включил личное заявление.

1.1 Какова цель использования дневниковой системы?

Время очень важно, и его можно очень эффективно использовать, ведя дневник. Таким образом, эффективное планирование и организация вашего собственного времени и времени других людей является одним из наиболее важных видов деятельности, в которых вы можете принять участие.

Дневник - один из основных ресурсов в офисе, без которого никто из нас не знал бы, где мы должны быть и что мы должны делать в любой момент времени.

Дневник можно вести вручную или в электронном виде.

1.2. Опишите различные типы дневниковых систем.

Дневниковые системы в основном можно разделить на два типа:

Ручные системы

Самый распространенный тип ручных дневников, используемых в офисах

это переплетенная книга, в которой записываются встречи.

Это могут быть:

• Один день на страницу
• Два дня на страницу
• Одна неделя для просмотра
• Две недели на просмотр

При выборе наиболее подходящего типа ручного дневника для использования вам необходимо учитывать, сколько записей вы, вероятно, сделаете за один день.

Альтернативой переплетенной книге является система с вкладными листами, которую часто называют тайм-менеджером. Это имеет то преимущество, что раздел дневника является непрерывным. Новые страницы просто добавляются с течением времени, поэтому нет необходимости приобретать новый дневник ближе к концу каждого года.

Другая, совершенно другая ручная система - планировщик стен. Обычно это многослойные диаграммы, в которых есть место в день, охватывающее весь год.

Электронные системы

Электронные дневники можно вести на персональном компьютере, ноутбуке, карманном компьютере или электронном органайзере. У них есть ряд преимуществ перед ручными системами:

• Выявление потенциального конфликта между назначениями
• Вход на регулярные мероприятия только один раз
• Используется меньше бумаги.
• Защита паролем.
• Возможен множественный доступ.
• Напоминание о встречах на экране.
• Совместимость с базами данных.
• Электронный контакт.

Важно проверять влияние изменений, внесенных в записи.

123rf.com

1.3. Почему вы должны получать соответствующую информацию о запрошенных дневниковых записях и изменениях?

Запросы на изменения могут показаться относительно незначительными, но могут иметь косвенный эффект, который может иметь серьезные последствия. Отсрочка встречи может привести к тому, что человек, присутствующий на встрече, опоздает или даже не сможет присутствовать на других встречах, назначенных на более позднее время. Поэтому важно проверить последствия, которые будет иметь запрошенное изменение, прежде чем соглашаться на него.

Вся соответствующая информация должна быть получена, потому что вы должны убедиться, что все присутствующие на собрании или любой встрече удобны и имеют все подробности, чтобы в любой момент не было ошибок.

2.1 Какая информация необходима для дневниковых записей?

Такая информация, как время, продолжительность, дата, место проведения, участники, председатель, посетители, необходима для ведения дневниковых записей.

2.2 / 3 Почему вы должны расставлять приоритеты для запросов и как вы это делаете?

Важно, чтобы вы приоритизировали действия, которые вам нужно предпринять в случае одновременного получения нескольких запросов или изменений в договоренностях. Очевидно, что изменения лучше всего рассматривать в хронологическом порядке. Также необходимо связаться со всеми, кто участвует во встрече, и убедиться, что это удобно для всех, прежде чем запросы или изменения будут подтверждены. Изменения, которые влияют на встречи в тот день, когда вы их получили, необходимо будет обработать, прежде чем вносить изменения в встречи или встречи в будущем.

Пример дневника.

2.4 Почему вы должны пытаться сбалансировать потребности всех участников?

Каждому человеку, участвующему в встрече или встрече, должно быть предоставлено достаточно времени для планирования, поездок и других нужд, чтобы встреча прошла гладко и без каких-либо проблем для всех. Чтобы встреча прошла успешно, все участники должны присутствовать и иметь достаточно времени на подготовку.

2.5 Почему вы должны сообщать об изменениях тем, кого это коснулось?

Об изменениях необходимо сообщать вовремя, и если вы отвечаете за дневники других людей, важно, чтобы вы своевременно сообщали им о любых изменениях, чтобы они могли подготовиться к любым встречам или поездкам. Также важно оставлять в течение дня достаточно времени, чтобы они могли заниматься рутинными делами, и, если необходимо, достаточно времени в пути между приемами.

У других, кого коснутся изменения, также будут другие записи в дневниках. Важно, чтобы вы не создавали у них впечатление, что изменения вносятся незначительно или, наоборот, потому, что произошло нечто более важное.

Системы электронных дневников могут автоматически сообщать об изменениях тем, кто участвует, чьи системы связаны с вашей, но вам нужно будет связаться с кем-либо еще, кого это затронет. В зависимости от временных рамок это может быть сделано по телефону, электронной почте, факсу, письмом или устно.

Пример ручного дневника.

getentrepreneurial.com

2.6. Зачем нужно обновлять дневник?

Очень важно поддерживать дневник в актуальном состоянии после согласования изменений. Вы должны убедиться, что удалили все отмененные встречи. Приходить на встречу только для того, чтобы вам сказали, что она отменена, и раздражает, и неловко, а также это пустая трата времени.

Дневник, который не обновляется полностью, приведет к разного рода путанице. Это заставит людей потерять уверенность и станет пустой тратой времени.

При сообщении поправок к договоренностям могут возникнуть вопросы безопасности и конфиденциальности. Могут иметь место переговоры, которые могут повлиять на будущее организации. Если вам стало известно об этом в результате организации встреч, важно, чтобы вы не делали эту информацию доступной.

Можно сказать, что эффективность всей организации зависит от правильного содержания используемых дневниковых систем. Хотя на первый взгляд это может показаться очень незначительной ролью, было бы очень трудно, если бы каждый член персонала должен был помнить, какие у него назначения и где они должны были находиться в любой момент времени.

2.7. Опишите различные типы проблем, которые могут возникнуть при поступлении новых запросов, и способы их решения.

Новые запросы в дневниковой системе могут быть сделаны для встречи или встречи, или для бронирования комнаты, или для изменения существующего бронирования. Запросы зависят от ролей, в которых участвует владелец дневника. Когда делаются запросы, запрашивающий мог или не мог просматривать дневниковую систему в поисках доступных слотов или свободного времени, и это могло быть связано с тем, что у них нет доступа к необходимой информации. Когда делается новый запрос, могут возникнуть следующие проблемы

• Последствия для существующих запросов - они могут быть основаны на следующих факторах, таких как перекрытие и дублирование.
• Частичное совпадение нескольких запросов - необходимо следить за тем, чтобы запросы не перекрывались, поскольку они могут создать хаос и помешать людям посещать собрания или встречи.
• Дублирующие или двойные бронирования - распространенная ошибка, которая возникает, когда дневник ведется несколькими людьми и связь плохая.
• Отсутствие передачи запросов или изменение запросов - плохая связь дает сбой всей системе
• Не подтверждать запросы - запросы необходимо подтверждать, иначе нельзя будет быть уверенным, что запрос будет выполнен. Иногда это приводит к тому, что места остаются свободными, заставляя людей ждать
• Не записывать запросы - это будет отображаться как свободное, если действительно есть запрос.
• Приоритезация запросов - запрос на изменение расписания запросов при поступлении некоторых запросов с высоким приоритетом / экстренной / срочностью
• Обновление запросов - во избежание недопонимания и дезинформации
• Защита данных
• Безопасность

Решения

Решения этих проблем:

• Знание дневниковых систем, их использования, планирования и координации запросов, избегая дублирования и дублирования.
• Знания о получении актуальной информации о запросе и типах необходимой информации
• Приоритезация запросов в соответствии с потребностями и срочностью и их запись в правильном формате, а также предоставление доступа к необходимому персоналу
• Коммуникация - еще один важный аспект, который, если его не использовать, подорвет работу организации.
• Обновление во многом позволяет избежать разочарований и ошибок
• Следование политикам и процедурам организации в отношении защиты и безопасности данных.
• Использование журналируемой файловой системы, чтобы никто не мог получить доступ к файлам без входа в систему.

Совместное использование вашего календаря

2.8. Объясните цель соблюдения процедур безопасности и конфиденциальности при использовании дневниковой системы.

Дневник можно использовать для разных целей. Один записывает личные или конфиденциальные встречи, встречи, обсуждения и другую информацию в своем дневнике. Также могут быть записи, связанные с конфиденциальной информацией других людей, которая является конфиденциальной и личной. Таким образом, каждая запись в дневнике должна иметь такие настройки, как «частный» для личной информации, и убедиться, что только соответствующие люди видят любые сделанные записи, в противном случае будет нарушение конфиденциальности. Мы не хотим, чтобы кто-то видел нашу или чью-либо конфиденциальную информацию. Примерами могут служить прием по вопросам гигиены труда, формальный обзор, дисциплинарное собрание, собрание по реабилитации или охране и т. Д. Таким образом, доступ людей к информации должен поддерживаться и контролироваться.

Что касается вопросов безопасности, если календарь или дневник не были защищены, любой будет иметь доступ к информации в дневнике, и они даже могут редактировать или удалять важную информацию. Когда людям предоставляется доступ к календарям, им предоставляются определенные уровни разрешений при рассмотрении прав доступа и прав редактирования. Также дневник должен быть открыт только для людей, которым нужна эта конкретная информация, и закрыт от всех остальных.

Таким образом, для того, чтобы организация или отдел функционировал должным образом, необходимо соблюдать процедуры конфиденциальности и безопасности.

Удачи в учебе

Надеюсь, это было вам полезно. Пожалуйста, не стесняйтесь оставлять свои комментарии или отзывы. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь или совет, пожалуйста, свяжитесь со мной. Спасибо.