Правила и советы по соблюдению этикета электронной почты

Скриншот папки "Входящие" с полезными советами.

По мере того, как мы углубляемся в эпоху цифровых технологий, мы обнаруживаем, что все еще существуют правила этикета, которым мы должны следовать. В мире электронной почты также существуют определенные правила этикета. Каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, вы также отправляете сообщение о себе. Люди сделают выводы о вас независимо от того, знают они вас или нет, на основе ваших писем.

Если вы будете следовать этим шести правилам этикета электронной почты, вы сделаете все возможное. Вы можете быть уверены, что произведете положительное впечатление. Эти правила особенно актуальны на рабочем месте.

Правило почтового этикета №1: убедитесь, что формат вашего сообщения является профессиональным

Отправляя электронное письмо, используйте соответствующее приветствие. Вы можете обратиться к человеку по имени или даже сказать «привет».
Используйте гендерно-нейтральный язык.
Если вы пишете кому-то электронное письмо впервые и не знаете, кто этот человек, используйте адрес «Уважаемый сэр или мэм».
Завершите электронное письмо подходящим окончанием, например « искренне, уважительно», «спасибо» и другими подобными словами.
Включите электронную подпись с вашим именем, должностью и адресом электронной почты и / или другими способами связи, такими как номера телефонов, веб-сайты и т. Д.

Правило электронного этикета № 2: пишите кратко

Включите тему, чтобы люди знали, о чем идет речь, и могли определить релевантность письма. Если вы не укажете тему в строке темы, ваш получатель может насторожиться и не проверить сообщение.
Текст сообщения должен быть коротким - сразу переходите к сути. Вам должно хватить нескольких предложений.
Ваш текст должен включать короткие предложения.
Пишите короткие абзацы и используйте пробелы. То есть пишите для интернета.

Упс… Я не хотел это отправлять

Правило электронного этикета № 3: используйте профессиональный язык

Электронные сообщения менее формальны, чем написание писем, но не позволяйте себе быть небрежным.
Проверьте грамматику, пунктуацию и орфографию. Ничто так не подрывает вашу репутацию, как сообщение, содержащее ошибки.
Избегайте чрезмерного использования смайлов. Если вы вставите слишком много, вы можете поставить под угрозу свой профессионализм. Некоторые утверждают, что использование смайлов в целом непрофессионально.
Подумайте о формулировке вашего сообщения. Иногда бывает сложно передать тон вашего смысла письменно. Избегайте сарказма, потому что ваш читатель может легко принять это за оскорбление.
Избегайте написания эмоционально окрашенных сообщений. Если вы находитесь в эмоциональном состоянии, подождите, пока вы не войдете в более спокойное состояние, прежде чем пытаться что-либо написать.
Использование ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв означает, что вы на кого-то кричите. Также трудно читать.

Модифицированный принцип "KISS". Меньше - больше.

К. Калхун

Правило почтового этикета №4: запрещать нежелательные сообщения

Отправка нежелательной почты раздражает людей и может побудить их заблокировать вас.
Не прикрепляйте ненужные файлы. Люди с подозрением относятся к вложениям от неизвестных отправителей, и это справедливо: они могут содержать вирусы.
Избегайте отправки «вперед». Эти сообщения безличны и часто люди удаляют их перед прочтением.
Необычные шрифты и фоны могут быть трудночитаемыми и отвлекать читателя. Ваша аудитория также может воспринимать вас менее серьезно. Кто хочет прослыть Кудрявой Кью Сью - и это не отсылка к ее волосам.

Правило электронного этикета № 5: электронная почта не является частной

Вы по-прежнему можете делать сообщения личными, но имейте в виду, что ваше сообщение могут увидеть другие глаза.
Любое сообщение, которое вы отправляете кому-либо, подлежит пересылке.
Используйте функцию «CC» (копировать в) только в том случае, если этой стороне необходимо знать имеющуюся информацию. В противном случае вы загромождаете чей-то почтовый ящик.
Функция «BCC» (скрытая копия) хороша для массовой рассылки, потому что получателям не придется пролистывать множество адресов электронной почты. Если вы тайно вовлекаете кого-то в разговор, помните, что электронная почта НЕ является личной.
Убедитесь, что личное сообщение, которое вы отправляете, действительно идет тому, кому вы собираетесь. Многие электронные письма были отправлены не той стороне в ущерб отправителю.
Если вы ищете работу, НЕ, НЕ используйте электронную почту вашего нынешнего работодателя для ведения этого вида бизнеса. Ваш будущий работодатель будет только предполагать, что вы сделаете это снова, но в отношении него.
Поскольку электронная почта небезопасна, предположим, что ваш работодатель отслеживает все входящие и исходящие сообщения.

Правило электронного этикета № 6: Оперативно отвечайте на входящие сообщения

Вы сохраните свой имидж профессионализма, если будете быстро отвечать на сообщения.
Отвечайте на вопросы, которые вам задали по электронной почте. Иногда люди отправляют обратно несущественную информацию, забывая ответить на исходный вопрос.
Хороший способ рассердить вашего читателя - использовать квитанции «запросить доставку / прочтение». Иногда ваш получатель не читает такие сообщения и / или не может читать из-за программ фильтрации электронной почты. Избегайте этой функции.