Блок 2: организация проезда и проживания в бизнесе

Примечание. Эта информация поможет вам получить диплом уровня 2 в области бизнеса и администрирования. Пожалуйста, не копируйте.

Различные типы встреч

Типы встреч зависят от размера организации, вопросов, которые необходимо обсудить, и количества людей, которые, возможно, будут присутствовать.

Стоя встреча именно то, что это звучит как: встреча стоя. Эти встречи часто проводятся менеджером изо дня в день в течение коротких периодов времени. Обычно они используются, когда менеджер должен информировать сотрудников о простых изменениях или задачах, которые необходимо начать и завершить.
Конференция является весьма спланирована и организована встреча и конференции в значительной степени основаны на обсуждения и мнения. Они проводятся председателем для обсуждения одной или нескольких тем, и на них часто присутствуют разные люди в организации. Иногда проводятся конференц-звонки. В них может участвовать один или несколько человек.
Презентация является встречей, которая проводится с целью информирования сотрудников об изменениях в рутинных, правила и процедуры. Планирование презентации часто занимает очень много времени, поскольку очень важно, чтобы вся информация была точной и подробной. В презентации часто бывает один или два докладчика, и участники обычно имеют возможность обсудить любые вопросы в конце.
Местное собрание является заседание, которое проводится для обсуждения одну отдельную тему.
Экстренные собрания проводятся внезапно, часто без особого планирования и уведомления. Обычно они включают обсуждение кризиса, внутреннего или внешнего по отношению к организации. На экстренном собрании должны присутствовать все члены команды, что может нарушить повседневную работу, но это очень важно. Повестка дня не требуется для экстренного собрания из-за короткого уведомления; тем не менее, протокол следует вести во время или после собрания.

Административная поддержка встреч

Очень важно, чтобы собраниям предоставлялась административная поддержка. Перед проведением собрания следует составить список всех участников и собрать краткую информацию о цели собрания. Когда люди входят на собрание, важно, чтобы кто-нибудь записал, кто приедет.

Всегда должен быть секундант; это люди, которые записывают обсуждения и соглашения, которые происходят во время встречи, что позволяет людям вернуться к ним. Когда люди входят в зону для встречи, важно, чтобы кто-нибудь записал имена людей на тот случай, если потребуется провести вторую встречу с теми же участниками. Также это позволяет менеджеру и т. Д. Узнать, кому были поставлены новые цели или кто осведомлен о новых результатах.

Административная поддержка также необходима при планировании и организации встречи (см. Вопрос 3, чтобы узнать, с чем они помогают).

Организация встреч

При организации встречи подумайте о ее цели и о том, кто будет «главой» встречи. Следует выбрать подходящее время, чтобы встреча не противоречила каким-либо важным встречам людей, участвующих в ней. Следует спланировать продолжительность встречи, а также составить список участников и выбрать подходящее место (такое, которое смогут получить все участники). Должна быть создана повестка дня; это список тем, которые будут обсуждаться на встрече.

Если должны быть предоставлены какие-либо закуски, следует подумать о сумме, и в зависимости от того, насколько далеко / близко совещание, закуски следует покупать и правильно хранить. Следует рассмотреть специальные диеты.

Доступ для людей с ограниченными возможностями следует рассматривать для поддержки посетителей. При необходимости следует проверить место встречи, чтобы убедиться, что оно подходит для доступа инвалидных колясок и т. Д. Для помощи в общении можно нанять или пригласить переводчиков жестового языка.

Деловое размещение

Если вы путешествуете по делам, регион может быть местным или международным. Перед бронированием важно изучить все варианты путешествия, чтобы сравнить их пригодность и надежность, а также различные типы жилья.

Различные варианты путешествия: автомобиль, такси, автобус, тренер, поезд, лодка / паром, самолет.
Различные типы размещения: отель, ночлег и завтрак.

В деловом секторе очень важно подтверждать инструкции и требования для деловых поездок и проживания. При организации деловой поездки с проживанием очень важен процесс планирования. Количество путешествующих людей и бюджет необходимо будет узнать, чтобы продолжить процесс планирования.

Во-первых, следует знать различные типы деловых поездок; будет путешествие местным или международным? После подтверждения местоположения следует тщательно обдумать выбор жилья.

В отелях часто предоставляется трехразовое питание (которое может включать упакованный ланч), но это может быть довольно дорого. Тем не менее, они предоставляют посетителям множество различных удобств, включая общественные комнаты в отеле, а также могут предоставлять бесплатный Wi-Fi, который позволит бизнес-работникам быть в курсе своих задач, находясь в своей комнате, и позволит им общаться с коллегами по работе.
В отеле типа «постель и завтрак» всегда предоставляется завтрак по утрам, который включен в стоимость проживания. Удобства в некоторых отелях типа «постель и завтрак» ограничены, что не должно вызывать особого беспокойства, поскольку во время деловой поездки работник, скорее всего, не будет часто находиться в выделенной комнате.

Бронирование путешествия

При бронировании путешествия важно провести дополнительное исследование. Если в отеле / отеле типа «постель и завтрак» есть комендантский час для бронирования, жизненно важно, чтобы деловой работник прибыл туда раньше. В некоторых случаях легче отправиться накануне, чтобы устроиться в комнате и расслабиться, пока не начнется работа. Расходы нужно будет тщательно проверить, чтобы они не выходили за рамки бюджета.

Билеты на поездку и гостиницу / номера с завтраком следует бронировать заранее, чтобы избежать разочарований и стресса. В некоторых случаях бизнес-путешественникам может быть предоставлена определенная сумма денег для покупки еды, проезда на автобусе или такси и для удовлетворения других потребностей.

После завершения планирования всем сотрудникам, участвующим в деловой поездке, следует предоставить подробную информацию о поездке и размещении, чтобы они могли подготовиться и знать точные детали того, что они делают.

Важно вести учет деловых поездок и проживания, чтобы отслеживать денежные потоки и прибыль компании, поскольку деньги, используемые для деловых поездок, часто устанавливаются в бюджете. Если информация о поездке и размещении хранится, например, сколько они стоят и подходят ли они, в будущем можно будет обратиться к записи, чтобы сэкономить деньги и / или найти лучшее жилье.

Также полезно вести записи, поскольку это позволяет сообщать сотрудникам о возможных изменениях во время их поездок.

Типы оргтехники

Канцелярские товары: канцелярские товары широко используются в офисе. Примеры канцелярских товаров: ручки, карандаши, степлеры, скрепки, стикеры, линейки.

Система безопасности: На моем рабочем месте все двери офиса закрыты и имеют кодовые замки. Это сделано для того, чтобы общественность и посторонние лица не могли получить доступ к файлам пациентов, а также к мелким денежным средствам. Есть также камеры видеонаблюдения внутри стойки регистрации и снаружи здания для обеспечения безопасности как внутренних, так и внешних клиентов. На всех штатных компьютерах есть специальная кнопка «паника», при нажатии которой появляется предупреждение на других служебных компьютерах. Это предупреждает их о том, что вы находитесь в бедственном положении, и наша политика заключается в том, что если это произойдет, когда мы не работаем с пациентом, мы должны обратиться к сотруднику, который активировал тревожную кнопку, чтобы узнать, что не так.

Компьютер: компьютер - одно из основных устройств, используемых в офисе. Они содержат различное программное обеспечение, например Microsoft word, которое позволяет сотрудникам создавать письма и т. Д. Компьютеры обычно подключены к Интернету, что позволяет онлайн-общению и исследованиям. На всех компьютерах должно быть установлено специальное антивирусное программное обеспечение для безопасного использования в Интернете. Также важно делать резервные копии всей работы, чтобы не потерять работу. Большинство программного обеспечения на компьютерах можно зашифровать паролем, чтобы разрешить только авторизованный доступ и защитить конфиденциальность.

Принтер / копировальный аппарат. Копировальные аппараты используются для копирования документов на бумаге. Всегда полезно иметь копии информации, особенно если она касается клиента.

Сканер: сканеры подключаются к компьютерам и используются для переноса чего-либо с бумаги на компьютер. Моя работа на рабочем месте заключается в том, чтобы использовать сканер, чтобы помещать записи пациентов и письма из больниц в систему для распределения.

Столы и стулья: большинство сотрудников в офисной организации закреплены за своими рабочими столами. В некоторых организациях сотрудники «горячей стойки». Это значит, что у них нет своего участка, они просто берут везде, где есть возможность.

Факс: факсы используются для копирования документов во внешний бизнес. У каждого факсимильного аппарата есть индивидуальный номер, очень похожий на номер телефона, что позволяет другим предприятиям сразу же пересылать вам информацию.

Франкирующие машины: Франкирующие машины используются для взвешивания и «печати» конвертов (писем / посылок), чтобы их можно было отправить по почте. Кредит покупается и вводится в автомат для оплаты стоимости марки, которая может быть изменена на 1 или 2 класс. (дополнительную информацию о франкировальных машинах см. в блоке 12)

Ламинатор: бумага или карта вставляются в ламинатор, который затем «запечатывается» пластиковым покрытием, чтобы защитить их от повреждения водой и разрывов. Документы часто ламинируют, если они собираются демонстрировать, например, плакаты или инструкции.

Стационарный телефон: телефоны почти всегда используются в офисе. Их можно использовать для отправки / приема внешних, а также внутренних вызовов. На моем рабочем месте телефоны используются для связи с другими сотрудниками и для звонков в другие медицинские учреждения и пациентов. Мы также получаем входящие звонки от пациентов, у которых могут быть вопросы или которые хотят записаться на прием. В каждом телефоне также есть «почтовый ящик», куда звонящие могут оставить сообщение, если вы не можете на него ответить. Их также можно установить в режим «не беспокоить».

Шкаф для хранения документов: шкаф для хранения документов используется для организации и хранения документов. У них часто есть несколько ящиков и секций, которые можно пометить, чтобы облегчить организацию. На моем рабочем месте у нас есть картотеки специально для личных данных пациентов, которые расположены в алфавитном порядке по фамилии и могут быть заблокированы. Преимущество многих из них заключается в том, что они пожаробезопасны, поэтому жизненно важная информация не будет уничтожена в случае пожара.

Шредер: Шредеры могут использоваться в офисе для уничтожения частной и конфиденциальной информации о другом сотруднике или клиенте / пациенте. Это сделано для того, чтобы посторонние люди не могли получить информацию. В Законе о защите данных говорится, что личная информация «не должна храниться дольше, чем это абсолютно необходимо». На моем рабочем месте мы уничтожаем всю конфиденциальную информацию, которая больше не нужна.

Сейф: Сейф - это жизненно важное «оборудование» для офиса, если имеет место хранение денег. В сейфе надежно хранятся деньги, и только авторизованные люди должны знать, как получить к нему доступ с помощью ключа или кода. Ключ (и) от сейфа также следует хранить в надежном месте, чтобы избежать потери или кражи.

Использование оргтехники

При выборе оргтехники для выполнения задачи необходимо учитывать, что от вас требуется. Если вам нужно написать письмо, вы можете использовать Microsoft Word на компьютере, а затем использовать принтер. (Учтите доступные ресурсы: бумаги для печати может не хватить.)

Также важно учитывать количество времени, которое у вас есть на выполнение задачи. Например, если вам нужно составить диаграмму, рисование ее от руки займет больше времени, чем если вы используете программное обеспечение на компьютере.

Если задача предполагает предоставление информации другим людям, нужно ли это делать быстро или скорость не очень важна? Отправка факсов и телефонная связь осуществляются практически мгновенно, тогда как отправка электронной почты зависит от того, сколько времени у кого-то уйдет на то, чтобы получить к ней доступ и прочитать.

При выполнении задачи также необходимо учитывать расходы и качество. Некоторое офисное оборудование может производить документы более высокого качества, но это требует больших затрат и требует тщательного планирования.

Сокращение отходов

Важно свести к минимуму отходы в рабочей среде, поскольку производительность будет более эффективной, а клиенты / пациенты будут чувствовать себя более комфортно. Все сотрудники должны пройти соответствующее обучение, в том числе по выявлению и минимизации отходов.

Использование электронной почты помогает сократить бумажные отходы, поскольку протоколы собраний, информационные бюллетени и т. Д. Можно отправлять сотрудникам по электронной почте, а не передавать им на бумаге.
Если сотрудник использует принтер, он должен распечатать только необходимое количество страниц и, если возможно, выполнить их двустороннюю печать. Это также может применяться при использовании копировального аппарата.
«Электрические отходы» также очень важно сократить: счета будут ниже, а здание и окружающая среда станут более экономичными. По окончании рабочего дня следует выключить все освещение, а также компьютеры и их компоненты (сканеры, принтеры, копировальные аппараты). Центральное отопление или кондиционер следует использовать только при необходимости.

Дневниковые системы

Печатная копия или ручная дневниковая система часто бывает в виде книги в переплете или в кольце. Они бывают разных форматов дня / месяца, поэтому перед выбором нужно будет учесть, сколько записей будет в дневнике. Недостатками этой системы является возможность потери и использования бумаги. В переплетенном дневнике может быть ограничено пространство, что может привести к нечетким записям. Это может привести к неправильному чтению записей. В моей организации есть один или несколько планировщиков стен в каждом обслуживаемом персоналом помещении, которые регулярно обновляются. Они полезны, так как всегда в пределах видимости. Это личное решение, использовать ли мы дневник в «книжном стиле» или нет.

Электронные дневники могут быть созданы на компьютере, телефоне или электрическом органайзере. На компьютере есть много разных программ, которые вы можете использовать для создания дневниковой системы, так что это зависит от личных предпочтений. Если дневниковые системы являются электронными, всегда есть возможность зашифровать их паролем, чтобы только люди с авторизованным доступом могли их просматривать и редактировать.

Преимущества дневниковой системы

Использование дневниковых систем позволяет вам эффективно планировать и организовывать свое время, а также время других людей. Если системы дневников доступны другим сотрудникам, это позволяет им знать вашу общую доступность для встреч, дней обучения и на моем рабочем месте, когда у них есть дни администратора. Системы дневников помогают при планировании встреч и мероприятий, поскольку вы можете быть уверены, что ничто не будет совпадать с ними.

При заказе ресурсов часто рекомендуется вести дневник того, что было заказано, когда и в каком количестве. Это помогает менеджеру и заведующему мелкими денежными средствами отслеживать, как часто используются ресурсы, и, возможно, может помочь в решении проблем, связанных с сокращением потерь ресурсов.

Очень важно включать дату и время в дневник. При необходимости, за ними следует указать имена и информацию о назначенной встрече или событии. Системы дневника всегда должны быть точными и правильными и содержать все необходимые детали.

Пример используемой системы

Получение правильной информации при ведении дневниковых записей жизненно важно. На моем рабочем месте мы используем программное обеспечение под названием «SystmOne». Он содержит своего рода электронный дневник для записи на прием и телефонных консультаций. Важно, чтобы информация об этом была правильной, чтобы избежать противоречий в назначениях, чтобы помочь обезопасить пациентов, гарантировать, что введен правильный пациент, и чтобы врач или клерк, выписывающий рецепты, знал небольшое резюме о симптомах / потребностях пациента.

У нас также есть возможность вести собственные дневники, в которых можно записывать даты встреч команд и тренировочные дни. Отслеживание этих дат помогает нам экономить свободное время. Посещение встреч и учебных дней позволяет нам общаться с другими коллегами, решать любые проблемы, которые могут возникнуть в ходе операции, и помогает нам расширять наши знания.